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概要
コンテンツ管理は、ウェブサイトのすべてのコンテンツが関連性、正確、最新、価値、標準であることを確認するために必要な作業です。 コンテンツ管理戦略は、ユーザーが最新ではないあるいは壊れたコンテンツとやりとりするリスクを減らし、アプリケーションおよびWalkMe内のアプリケーションガイダンスの両方で最適なユーザーエクスペリエンスを享受している可能性を最大限にします。
DAPチームリソース戦略では、コンテンツ作成、メンテナンス＆最適化の間のバランスを取ることをお勧めします。
コンテンツ管理の2つの段階
ユーザーが望ましいエクスペリエンスを得られない理由は、コンテンツ破損だけではありません。 徹底的なコンテンツ管理戦略は、コンテンツメンテナンスとコンテンツ最適化の両方のプロセスを確保します。 違いは以下のように定義されています：
- コンテンツメンテナンス：コンテンツは期待通りに機能していますか？
- コンテンツ最適化：このコンテンツは、もともと対処することを意図していたビジネス目標で、まだ組織にとって重要な目標ですか？ ソリューション戦略はステークホルダーにとってまだ機能していますか？ ユーザーフィードバックをどのように統合していますか？
この記事では、これら2つのステージのうち最初のステージ、すなわちコンテンツメンテナンスの戦略について説明します。
コンテンツを機能させ続けるための3つのステップ
プラットフォームのリリースサイクルメンテナンスとは何ですか？なぜそれが重要なのですか？
プラットフォームリリースサイクルメンテナンスは、プラットフォームの更新としてのQAおよびコンテンツメンテナンスのための修正および適応プロセスです。
WalkMeコンテンツの公開は、アプリケーションのリリースサイクルに合わせて行う必要はありませんが、製品チームは、基盤となるアプリケーションの開発とリリースサイクルに注意を払う必要があります。
たとえば、Salesforceには、年間3つのシーズンリリースがあります。 この情報を知ることは、プログラムマネージャーがプロジェクトリーダーおよびビルダーのリソース容量を調整するために不可欠であり、シーズンリリースの2〜4週間前にメンテナンスタスクに利用可能になります。
製品リリース時にコンテンツが正常に動作し続けるように、以下の 3 つの事前措置を示します：
ステップ1：製品オーナーとの関係を構築します。
プログラムマネージャーまたはプロジェクトリーダーは、システム管理者、IS部門、IT部門、または製品連絡先（WalkMeユースケースに応じて）を特定し、以下に対処する必要があります：
- 開発とメンテナンスサイクルは、現在[プラットフォーム]でどのように見えていますか？
- それにはどのくらい時間がかかりますか？
- どのチームとロールが関与していますか？
この関係を構築するにあたり、CoEチームは、まず関係者にWalkMeの習熟度を尋ね、ツールの動作を簡単なデモンストレーションを行う準備を整える必要があります。 役に立つ情報は、 役に立つリソースを確認できるWalkMeチャンピオンツールキット
アプリケーションチームとCoEは、自分たちが精通しており自信があるとアプリケーションチームが感じるために、どの程度のWalkMe教育およびドキュメンテーションが必要かについても整合する必要があります。 WalkMeの仕組みや、より詳細なページのリストを確認する必要があるアプリケーションチームもあります。
セキュリティの問題が発生した場合、CoEは、アプリケーションチームにセキュリティとアーキテクチャのレビューにおいてデューデリジェンスが完了したことを確認する権限を割り当てる必要があります。 必要であれば、CoEはWalkMeを共有しても良いでしょう。 セキュリティとコンプライアンスまたはアーキテクチャのドキュメントは、こちらをご覧ください。
ステップ2：ケイデンスのスケジュール。
プログラムマネージャーまたはプロジェクトリーダーは、典型的な開発、メンテナンス、リリースサイクルに応じて、これらの連絡先1−２つと、定期的な頻度で（例：四半期に一度）スケジュールする必要があります。 このミーティングのサンプル議題は、次のとおりです：
- システム管理者は、予想される変更でアプリケーション内の領域をレビューする
- デジタル導入プロジェクトリーダーは、アプリケーションにおけるWalkMeの範囲とおよび可能性のある影響レベルを把握するつもりで参加する
- デジタル導入プロジェクトリーダーはメンテナンス要件を詳しく調査し、プログラムマネージャーと協力してビルダーリソースをメンテナンスタスクに割り当てる
ステップ3：既存のプロセスに組み込まれたメンテナンスフローを作成します。
製品、PMO、および/または変更管理チームと整合して、デジタル導入以外で会社でコンテンツサイクルがどのように管理されているかを理解します。 以下は、デジタル導入ニーズに合わせて、会社の既存プロセスをどのように採用および調整できるか例です。
- WalkMeプロジェクトリクエストを組み込むために使用されるServiceNowまたはJIRAチケットシステム（新しいコンテンツとコンテンツメンテナンスの両方）
- WalkMeコンテンツ作成の労力レベルを推定するために使用されるメンテナンスタスクの労力を推定するためのストーリーポイント
- デジタル導入チームと製品オーナー間の整合性を高めるために、アジャイルスプリントセレモニーのノート
- Monday.comカンバンボードが、進行中のコンテンツ管理に優先順位付けと視覚化を追加
コンテンツメンテナンスの工数を見積もる
作業量見積り計算機をダウンロードするには、この記事の「ツールとテンプレートをダウンロード」セクションをご覧ください。
品質保証でビルダーをスキルアップします
強力なコンテンツメンテナンス戦略では、ビルダーには品質保証＆トラブルシューティングスキルがあることが前提となります。 ビルダーのレビューと以下の完了が必要です：
Digital Adoption Institute（DAI）コース：品質保証レベル1
品質保証カリキュラムで詳細をご覧ください。
品質保証101、特定のアプリの品質保証、WalkMeアプリの問題、トラブルシューティング101が含まれています。
新カリキュラムの更新は、2024年10月を予定しています。
Tip Tuesday：各WalkMeアプリケーションのQA方法
以下のTip Tuesdayマイクロラーニングをビルダーと共有してください：
ヘルプセンター記事：メンテナンスのベストプラクティス
製品内ツール＆リソース
WalkMe製品内の以下のメンテナンスおよび最適化ツールで、必要な労力を軽減します：
WalkMeシールド
詳細はこちら。
アクセス方法：
- 機能は、リクエストに応じてCSMまたはWalkMe連絡先によって有効にすることができます。
- サポートされているシステムおよび既知の制限については、サポートリンクを参照してください
使用方法：
インサイトデプロイ可能なレポート
詳細はこちら（およびその他の利用可能なレポート）をご覧ください。 このレポートを使用して、メンテナンス計算機（チャンピオンツールキット）に接続してください。
アクセス方法：
使用方法：
- これをIS/製品チームと共有し、チームがコンテンツに影響を与える可能性のある変更点と確実に整合しているようにします。
- アイテムのデプロイ可能タイプとステータスを表示します。
WalkMe Share
詳細はこちら。
アクセス方法：share.walkme.com（エディターの資格情報でログイン）またはWalkMe Editorを使用してアクセスしてください
使用方法：
- WMコンテンツのための合理化されたクロスファンクショナルなレビュープロセス
- KBナレッジ管理用のコンテンツをエクスポート
高度な検索
この「Tip Tuesday」動画でさらに詳しく学んでください
アクセス方法：WalkMeエディター
使用方法：「検索と置換」を使用してコンテンツの依存関係を特定し、一括更新を簡単に行うことができます
テンプレート＆ツールをダウンロードします
Effort Estimation Calculator
WalkMeインサイトからデプロイ可能なレポートに貼り付けて、保守的なメンテナンス時間の見積もりを取得します。 リソース計画に使用します - つまり、コンテンツの上位20%を四半期ごとに再訪しなければならなかった場合、チームには帯域幅がありますか？
ダウンロードはこちら。
Content Maintenance Standard Operating Procedure (SOP) Templates
プラットフォームリリースサイクルメンテナンス（プロアクティブ）と課題メンテナンス（リアクティブ）用の2つのSOPテンプレート。
ダウンロードはこちら。
運用方法
コンテンツメンテナンスカレンダーの例
以下は、ビルダーの責任をどのように運用するかの例です - ビルダーが週次、月次、四半期ごとに実施できる3つのタスクを示しています。
成功のためのチェックリスト
成功のためのメンテナンスチェックリスト
以下の手順を実行することで、コンテンツ機能の最適化が維持されます。
ステップ1
☐ アプリケーション（アプリケーション管理者または製品所有者）ごとにシングルポイントの連絡先との関係を確立し、ケイデンスを設定
☐ 変更の範囲およびタイムラインを理解する
insightsデプロイ可能アイテムレポートとWalkMe Shareを使用して、プラットフォームでライブされているコンテンツに関する文書をチームに提供
☐ このことがWalkMe開発サイクルにどのように影響するかを知る（つまり、構築する必要がある新しいコンテンツは何か？調整する必要のある既存のコンテンツはどれか？バックログには何が入るのか？）
☐ 利用可能な製品内とDAPブループリントツールに慣れる（上記のリストを参照してください）
ステップ2
☐ 事前定義された手動品質管理（QC）またはユーザー受け入れテスト（UAT）スクリプトにWalkMeを含める
ることができました。. (アジャイルで運用されている場合)コンテンツメンテナンスに割り当てられた各スプリントの割合を確立
ステップ3
☐現在使用されているチケットまたは追跡システム（JIRA、ServiceNowなど）に埋め込み
☐ 問題処理の場合：破損の重大度のための優先順位付けフレームワークを作成（または現在使用されているものに埋め込み）
☐通知戦略の設定 - デジタル導入チームには、反応する必要があるコンテンツの問題について、どのように通知されますか？
