プロジェクトナレッジ文書

Download as PDF

概要

プロジェクトナレッジ文書 は、プロジェクトの実稼働までのライフサイクルを通じて、プロジェクトの重要な技術的・戦略的側面を記録する標準化された手順です。

プロジェクトレベルでのナレッジ文書戦略は、プログラム/デジタル導入センターオブエクセレンス（CoE）レベルでのスケーリングされたナレッジ管理戦略のための基盤を提供します。

これがプログラムに与える影響

✅ 運用化のメリット

• 最大化されたリソース効率
• 新規ビルダーのランプタイム短縮
• ビルダーチームの満足度向上
• デジタル導入センターオブエクセレンスのための加速されたスケール
• 得られた知識の文書化

❌ 運用不能のリスク

• 効率損失
• プロジェクトサイクルを短縮
• ビジネスステークホルダーの価値実現までの時間を短縮

ベストプラクティス

以下を検討してください。

• プロジェクトの初期（計画段階）で、 文書が長期的に存在する場所を含むナレッジ文書戦略を決定する
• 最後だけでなく、プロジェクトライフサイクル全体を通じた文書
• 重要な通話を記録（コンテンツレビュー、ソリューションデザインミーティング、継続・中止決定の会話など）
• ナレッジ移転文書所有権をアサインする - 潜在的なボトルネックを削減するために、複数の所有者（例、プロジェクトリーダーとビルダー）が責任を共有することを検討する

プロジェクトサマリーハンドオーバー

新しいプロジェクトリーダーやビルダーが、稼働後のコンテンツを管理する状況（たとえば、センターオブエクセレンスが事業部門に最適化を手渡す場合）では、プロジェクトサマリーハンドオーバミーティングを使用してナレッジ文書を拡大し、整合性を確保します。

• いつ： プロジェクト概要説明会後
• オーナー： プロジェクトリーダー
• 参加者 ：コンテンツの継続的な運用を担当するプロジェクトリーダー、部門/チーム責任者、ビルダー（任意）
• ビジネスステークホルダーのための前提条件： デジタル導入インスティテュートの必須コースの受講を担当する継続的な実装チーム（役割に特化）

サンプルコールアジェンダ

• 最初に合意されたBOとKPIのレビュー
• ナレッジ文書チェックリストの高レベルレビュー
• プロセスと問題点（+これらがスコープ付けされ、優先順位付けされた方法）と、BOとKPIへのリンクをレビュー
• ソリューションデザインレビュー
• 初期価値ディスカッション + 次のミーティング（社内またはWalkMe）のために、価値が定量化されます
• メンテナンスおよび最適化の期待/標準運用手順のレビュー
  

プロジェクトナレッジ文書のチェックリスト

ビルダー向け標準化のチェックリスト

ビルダーは、プロジェクト全体の情報に従って文書化し、プロジェクト終了のチェックリストで包括性を確認する必要があります。

プロジェクトリーダー向け標準化チェックリスト

プロジェクトリーダーは、プロジェクトプランナーリソース（デジタル導入インスティテュートで利用可能）に、プロジェクト全体で以下の情報を文書化する必要があります

開始する

• プログラムマネージャーは、組織の2〜3人のトップビルダーと2〜3人のトッププロジェクトリーダーからなるフォーカスグループを作成します
• プロジェクトマネージャーはビルダー向けナレッジ文書チェックリストおよび プロジェクトリーダー向けナレッジ文書チェックリスト（上記参照）をレビューしてフィードバックを求めます
• プログラムマネージャーは、フィードバックを集約し、プロジェクトリーダーとビルダーが重要なアプリケーション および実装の詳細を追跡する方法のための標準操作手順を作成します。