Breve descripción general
La documentación del conocimiento del proyecto es un proceso estandarizado para registrar los aspectos técnicos y tácticos críticos del proyecto a lo largo de su ciclo de vida hasta su lanzamiento.
Una estrategia de documentación del conocimiento a nivel del proyecto proporciona las bases para una estrategia de gestión del conocimiento a escala a nivel del programa/Centro de Excelencia para la Adopción Digital (CoE).
Cómo afecta esto a tu programa
✅ Beneficios de la operacionalización.
- Eficiencia maximizada de los recursos
- Tiempo de adaptación más rápido para nuevos Builders
- Mayor satisfacción del equipo de Builder
- Escala acelerada para tu Centro de Excelencia en la Adopción Digital.
- Documentación de las lecciones aprendidas
❌ Riesgos de no operacionalizar
- Pérdida de eficiencia
- Ciclo del proyecto más lento
- Tiempo más lento para generar valor para las partes interesadas del negocio.
Prácticas recomendadas
Considera lo siguiente:
- Decide sobre una estrategia de documentación de conocimientos al principio del proyecto (durante la fase de planificación), incluida la ubicación de la documentación para el largo plazo
- Documenta a lo largo del ciclo de vida del proyecto, no solo al final.
- Graba llamadas críticas, como revisiones de Contenido, reuniones de diseño de soluciones y conversaciones de tipo go/no-go
- Asigna la propiedad de la documentación de transferencia de conocimientos: considera que más de un propietario comparte la responsabilidad (por ejemplo, líder del proyecto y desarrollador) para reducir posibles cuellos de botella.
Entrega de resumen del proyecto
En una situación en la que un nuevo conjunto de Líderes de Proyecto y/o Creadores de Proyectos administrará el contenido después de su puesta en marcha (por ejemplo, si un Centro de Excelencia entrega la optimización a una Línea de Negocio), utiliza la reunión de Entrega del Resumen del Proyecto para ampliar la documentación del conocimiento y garantizar la alineación.
- Cuándo: después de la reunión de debate del proyecto.
- Propietario: Líder del proyecto.
- Participantes: Líder del proyecto, Departamento/equipo responsable de las operaciones continuas del contenido, Creadores (opcional)
- Requisitos previos para las partes interesadas del negocio: equipo de implementación continua responsable de tomar los cursos requeridos en el Instituto de Adopción Digital (específico del rol).
Ejemplo de agenda de llamadas
- Revisa los BOs y los KPI acordados inicialmente.
- Revisión de alto nivel de la lista de verificación de Documentación del Conocimiento.
- Revisa los procesos y los puntos débiles (+ Cómo se analizaron y priorizaron) y su enlace a los BOs y los KPI.
- Revisiones del diseño de soluciones
- Discusión inicial del valor + Quién, cuándo y cómo se cuantificará el valor para la Siguiente reunión (internamente o con WalkMe)
- Revisar expectativas de mantenimiento y optimización/Procedimiento operativo estándar
Listas de verificación para la documentación del conocimiento del proyecto
Lista de verificación estandarizada para los Creadores
Los Builders deben documentar la siguiente información durante todo el proyecto y confirmar que se ha completado con una lista de verificación al final del proyecto.
Información del Generador
☐ Nombre del Constructor
☐ Cantidad de tiempo en el proyecto.
☐ Fechas críticas: fecha de inicio de la construcción, fecha del control de calidad, fecha del UAT, fecha de puesta en marcha
☐ Fase (por ejemplo, si la primera implementación se realiza en esta aplicación, especifica la fase 1 y la fecha prevista para la fase 2, si corresponde)
Información del proceso
Planificador de proyectos completado (disponible en los cursos de Líder de proyectos del Digital Adoption Institute) con lo siguiente:
☐ Descripción del flujo de trabajo del usuario.
☐ Elementos de WalkMe utilizados para abordar el flujo de trabajo del usuario:
☐ Nombre del elemento
☐ Tipo de aplicación (Smart Walk-Thru, SmartTip, Launcher, etc.)
☐ Ubicación en el Editor
☐ Breve descripción del comportamiento deseado Y/O grabación de pantalla corta o captura de pantalla del flujo o comportamiento deseado de WalkMe (considera utilizar la herramienta WalkMe Share).
☐ Objetivo empresarial y resultado asociado
☐ Enlace WalkMe Share (para una vista completa de la arquitectura de contenido)
Información de la aplicación
Matices de construcción específicos de la aplicación, como:
☐ Selectores específicos de jQuery o configuraciones de Precisión para reutilizar + capturas de pantalla de ejemplos (por ejemplo, en una creación de Salesforce, podría leerse "En la fila superior de la página de Oportunidad, utiliza este selector de jQuery: ______).
☐ Soluciones intentadas que no fueron viables.
☐ Matices de construcción para varias páginas/áreas de la aplicación (por ejemplo, la tabla X requiere que se active Bloquear a elemento para todas las selecciones de elementos)
Información a nivel de editor:
☐ Las funciones personalizadas activadas en WalkMe Editor + por qué son útiles.
☐ Identificador único del usuario (+ ¿Se está utilizando IDP actualmente?)
☐ Estrategia de etiquetas de segmentación y convenciones de nomenclatura.
☐ Se han creado ramas que se pueden reutilizar para un mantenimiento eficiente del contenido.
☐ Tickets de asistencia (resoluciones)
Lista de verificación estandarizada para los Líderes de Proyecto.
Los líderes de proyecto deben documentar la siguiente información durante todo el proyecto, idealmente en el recurso Planificador de proyectos (disponible en el Instituto de Adopción Digital)
Información objetiva
☐ Objetivos empresariales
☐ Indicadores clave de rendimiento (KPIs)
☐ Método y propiedad de la medición de KPI
☐ Clara relación entre el proceso/creación y el objetivo empresarial
Información de personas
☐ Lista de partes interesadas
☐ Roles y responsabilidades (especialmente si se hace la transición a un equipo después de la puesta en marcha)
Información de resumen del proyecto
☐ Tiempo del ciclo del proyecto
☐ # de días retrasados
☐ Tiempo desde el inicio hasta el valor.
☐ Riesgos de mayor visibilidad y resúmenes de mitigación de riesgos (o planes de mitigación en curso).
☐ Copias guardadas de las actualizaciones del estado del proyecto (por ejemplo, por correo electrónico).
Comenzar
- El gerente de programa crea un grupo de discusión con 2-3 creadores principales y 2-3 líderes de proyecto de tu organización
- El gerente del programa revisa la Lista de verificación de la documentación de conocimientos para los creadores y la Lista de verificación de la documentación de conocimientos para los líderes de proyecto (véase arriba) e invita a presentar sus comentarios
- El gerente del programa reúne los comentarios y crea un procedimiento operativo estándar sobre la forma en que el jefe del proyecto y el creador deben realizar un seguimiento de los detalles importantes de la aplicación y la implementación
Nota
Las listas de verificación de Documentación del conocimiento solo son buenas según la frecuencia con que se utilicen.
El gerente del programa del equipo de adopción digital es responsable de que se comuniquen los nuevos procedimientos estandarizados a los roles relevantes del Centro de Excelencia (en este caso, el Líder del proyecto y el Creador) y de que esos roles sean responsables de seguir los nuevos procesos.
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Resources adicionales y conexiones entre pares
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