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Documentation des connaissances du projet

Last Updated novembre 28, 2023
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Aperçu rapide

La documentation sur la connaissance du projet est un processus standardisé pour enregistrer les aspects techniques et tactiques critiques du projet tout au long du cycle de vie du projet avant sa mise en service.

Une stratégie de documentation du savoir au niveau du projet fournit les bases d'une stratégie de gestion du savoir à l'échelle du programme/du centre d'excellence d'adoption numérique (CoE).

Comment cela affecte votre programme

✅ Avantages de la mise en œuvre

  • Efficacité des ressources maximisée
  • Temps de mise en service plus rapide pour les nouveaux constructeurs
  • Satisfaction plus élevée sur l'équipe du constructeur
  • Accélération de la montée en puissance de votre centre d'excellence en matière d'adoption numérique
  • Documentation des leçons apprises

❌ Risques liés à l'absence de mise en œuvre

  • Perte d'efficacité
  • Cycle de projet ralenti
  • Ralentissement du délai de rentabilisation pour les parties prenantes de l'entreprise

Les meilleures pratiques

Tenez compte des éléments suivants :

  • Décidez d'une stratégie de documentation du savoir au début du projet (pendant la phase de plan), y compris le lieu où la documentation est conservée à long terme
  • Documentez tout au long du cycle de vie du projet, et pas seulement à la fin
  • Enregistrez les appels critiques, comme les examens de contenu, les réunions de conception de solution et les discussions de type go/no-go (aller/retour)
  • Attribuez la propriété de la documentation relative au transfert de connaissances - Envisagez de faire partager la responsabilité par plusieurs propriétaires (par exemple, le chef de projet et le constructeur) afin de réduire les goulets d'étranglement potentiels
Resources

Listes de vérification de la documentation des connaissances du projet

Remise du résumé du projet

Dans une situation où un nouvel ensemble de chefs de projet et/ou de constructeurs gérera le contenu après sa mise en service (par exemple, si un centre d'excellence transfère l'optimisation à un secteur d'activité), utilisez la réunion de remise du résumé du projet pour développer la documentation sur le savoir et assurer l'alignement.

  • Quand : Après la réunion de débriefing du projet
  • Propriétaire : Chef de projet
  • Participants : Chef de projet, service/équipe responsable des opérations en cours du contenu, Constructeurs (en option)
  • Prérequis pour les parties prenantes de l'entreprise : Équipe de mise en œuvre en cours responsable de suivre les cours requis dans la plateforme d'adoption numérique (spécifique au rôle)

Exemple d'ordre du jour d'appel

  • Examiner les BO et les KPI initialement approuvés
  • Examen de haut niveau de la liste de contrôle de la documentation du savoir
  • Examiner les processus et les points faibles (+Comment ils ont été déterminés et priorisés) et leur lien avec les BO et les KPI
  • Examens de la conception de la solution
  • Discussion initiale sur la valeur + Qui/quand/comment la valeur sera quantifiée pour la prochaine réunion (En interne ou avec WalkMe)
  • Examiner les attentes de maintenance et d'optimisation/procédure d'exploitation standard

Listes de vérification de la documentation des connaissances du projet

Liste de contrôle à standardiser pour les constructeurs

Les constructeurs doivent suivre les informations tout au long du projet et confirmer l'exhaustivité avec une liste de contrôle à la fin du projet.

Informations sur le constructeur

☐ Nom du constructeur

☐ Temps consacré au projet

☐ Dates critiques : Date de début de la construction, Date(s) AQ, Date(s) UAT, Date de mise en service

☐ Phase (par exemple, si c'est la première mise en œuvre sur cette application, spécifiez la phase 1 et la date prévue pour la phase 2, le cas échéant)

Informations sur le processus

Planificateur de projet achevé ( disponible dans les cours de chef de projet de la plateforme d'adoption numérique ) avec les éléments suivants :

☐ Description du flux de travail de l'utilisateur

☐ Éléments WalkMe utilisés pour traiter le flux de travail de l'utilisateur :

☐ Nom de l'élément

☐ Type d'application (Smart Walk-Thru, SmartTip, Launcher, etc.)

☐ Emplacement dans l'éditeur

☐ Brève description du comportement prévu ET/OU enregistrement d'écran court ou capture d'écran du flux WalkMe/comportement prévu (Envisagez d'utiliser l'outil WalkMe Share )

☐ Objectif et résultat commerciaux associés

☐ Lien WalkMe Share (pour une vue complète de l'architecture du contenu)

Informations sur l'application

Nuances de construction spécifiques à l'application, telles que :

☐ Sélecteurs jQuery spécifiques ou paramètres de précision à réutiliser + captures d'écran d'exemples (par exemple, dans un build Salesforce, on pourrait lire « Sur la ligne supérieure de la page Opportunité, utilisez ce sélecteur jQuery : ____ )

☐ Solutions tentées qui étaient non viables

☐ Créer des nuances pour diverses pages/zones de l'application (par exemple, Le tableau X nécessite l'activation de Verrouiller sur l'élément pour toutes les sélections d'éléments)

Informations au niveau de l'éditeur :

☐ Fonctionnalités personnalisées activées dans l'éditeur WalkMe + pourquoi elles sont utiles

☐ Identifiant d'utilisateur unique (+ IDP est-il actuellement utilisé ?)

☐ Stratégie de balises de segmentation et conventions de nommage

☐ Branches créées qui peuvent être réutilisées pour l'efficacité de la maintenance du contenu

☐ Tickets d'assistance (résolutions résolues)

Liste de contrôle à standardiser pour les chefs de projet

Les chefs de projet doivent fournir les informations suivantes tout au long du projet, idéalement dans la ressource du planificateur de projet (disponible dans la plateforme d'adoption numérique)

Informations sur l'objectif

☐ Objectifs commerciaux

☐ Indicateurs clés de performance (KPI)

☐ Méthode et propriété de la mesure du KPI

☐ Lien clair entre le processus/build et l'objectif commercial

Informations sur les personnes

☐ Liste des parties prenantes

☐ Rôles et responsabilités (surtout s'il y a une transition vers une équipe après la mise en service)

Informations sur le résumé du projet

☐ Temps du cycle du projet

☐ Nombre de jours de retard

☐ Temps du lancement à la valeur

☐ Risques de visibilité et résumés d'atténuation des risques les plus élevés (ou plans d'atténuation en cours)

☐ Copies enregistrées des mises à jour de l'état du projet (par exemple, via un e-mail)

Commencer

  • Le gestionnaire de programme crée un groupe de discussion avec 2-3 principaux constructeurs et 2-3 principaux chefs de projet dans votre organisation
  • Le gestionnaire de programme examine la liste de contrôle de la documentation du savoir pour les constructeurs et la liste de contrôle de la documentation du savoir pour les chefs de projet (voir ci-dessus) et demande des commentaires
  • Le gestionnaire de programme rassemble les commentaires et crée une procédure d'exploitation standard pour la façon dont le chef de projet et le constructeur doivent suivre les détails importants de l'application et de la mise en œuvre
Remarque

Vos listes de contrôle de la documentation du savoir sont aussi bonnes que la fréquence à laquelle elles sont utilisées.

Le gestionnaire de programme de votre équipe d'adoption numérique est responsable de toute nouvelle procédure standardisée qui est communiquée aux rôles du centre d'excellence pertinents (dans ce cas, le chef de projet et le constructeur) et en maintenant ces rôles responsables du suivi des nouveaux processus.

Additional Resources &amp; Peer Connections

Visiter la communauté WalkMe pour mettre ce savoir en pratique aux côtés de vos pairs -

  • Téléchargez les présentations de diapositives, les ressources et les outils à partir du kit d'outils Champion
  • Rejoignez Strategy & DAPtics – un groupe dirigé par les pairs qui se réunit mensuellement pour partager les ressources et discuter de la stratégie d'adoption numérique

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