Breve descripción general
La gestión de permisos del usuario se refiere a un proceso estandarizado para otorgar un nuevo acceso al Editor, ajustar el nivel de acceso en función del creciente conjunto de habilidades y administrar/supervisar los permisos del usuario.
Consulta Roles y permisos para conocer la arquitectura de administración de usuarios en el Admin Center.
WalkMe Learning Arc tiene su propio modelo de control de acceso basado en roles que vale la pena incluir en este mismo proceso (consulta Arco de Learning WalkMe – Marco de UX y entrega). WalkMe Haiku es la excepción de todo este artículo: está diseñada para que los expertos en la materia (SME, por sus siglas en inglés) puedan Publicar consejos sin necesidad de acceder al editor ni de solicitar permisos; consulta la nota de Elementos de la gestión de permisos de usuario a continuación.
Cómo afecta esto a tu programa
Beneficios de la operacionalización
- Tiempo de administración reducido del Gerente del programa y/o del Líder del proyecto (permite la visibilidad y los controles de riesgo).
- Fundamentos para el proceso de habilitación y mejora de Builder
- Respuesta eficiente al aumento de solicitudes de Editor y/o Insights a medida que tu programa crece
Riesgos de no operacionalizar
- Experiencia del usuario final subóptima
- Sentimiento negativo de las partes interesadas en la empresa/puntuaciones de NPS
- Posible riesgo de que los usuarios no certificados publiquen en un entorno en vivo y causen una experiencia negativa para el usuario final.
Elementos de la gestión de permisos del usuario
Conceder nuevo acceso
Un proceso formal para admitir, revisar y proporcionar acceso a nuevos miembros del equipo en función de estándares establecidos.
Por dónde empezar:
- Crea un formulario de solicitud: los usuarios deben rellenar una plantilla de formulario de entrada para solicitar acceso.
- Crear una plantilla de respuesta al formulario de solicitud: si la nueva incorporación es un Project Lead o Builder, incluye enlaces a los Cursos de DAI pertinentes por función
Actualización del nivel de acceso
El proceso de aumentar el acceso a ciertos usuarios cuando cumplen con los criterios establecidos.
Por ejemplo, un recorrido de Builder comienza con un acceso de publicación limitado. A medida que aumenta la habilidad de Builder, obtiene permisos de publicación.
Por dónde empezar:
- Documenta los "niveles" del Generador: ¿Qué necesita un Creador para poder obtener derechos de publicación? (por ejemplo, realizar X # de Cursos de DAI; completar X # de proyectos; completar X # de horas de seguimiento con un Builder certificado)
El mismo concepto de nivelación se aplica al Arco de Learning: restringir los derechos de edición y Publicar adecuadamente (SMEs = Colaboradores; CoE o L&D = Administradores; consulta el Arco de Learning WalkMe – UX y marco de entrega para obtener el modelo completo).
Nota sobre el Haiku: el Haiku está intencionalmente fuera de este modelo de permisos del editor. Los SMEs del departamento publican directamente consejos de Haiku, sin solicitar acceso de editor ni pasar por el proceso de nivelación anterior. La compensación es que Haiku necesita una comprobación de gobierno más ligera en otra parte (consulta el rol de traductor de habilitación en Diseño de la base de conocimientos: prácticas recomendadas) en lugar de un control basado en el acceso.
Auditorías y administración
Un método de auditoría y supervisión para garantizar que los permisos de los usuarios se mantengan actualizados y que se controle la amplitud de acceso.
Por dónde empezar:
- Programar una revisión de usuarios semestral con el Admin Center : El Program Manager dirige y aplica esta revisión en colaboración con los líderes de proyecto
- Crea un documento que indique todos los roles (incluidos los roles personalizados) y descripciones: aloja esto en algún lugar central (idealmente una página de base de conocimientos) al que todo el equipo de adopción digital tenga acceso.
Ejemplo de procedimiento operativo estándar: acceso de nuevo usuario.
Los diagramas de flujo pueden servir a un doble propósito: garantizar que el equipo de adopción digital se adhiera a los procesos y establecer expectativas de nivel de servicio con las partes interesadas de toda la empresa.
Herramientas útiles
Las siguientes son las herramientas principales dentro del producto WalkMe que te ayudan a administrar los permisos de los usuarios a escala.
Centro de administración
El Centro de administración te permite hacer lo siguiente:
- Ver los requisitos de instalación
- Añade/edita el acceso de los usuarios o los permisos de creación/edición de roles.
- Crea un nuevo sistema o Añade un entorno a un sistema existente.
- Editar las URL del sistema, añadir un nuevo entorno a un sistema existente.
Obtén más información sobre el Centro de administración con estos recursos:
Tablero de actividades
El Tablero de actividades te permite hacer lo siguiente:
- Obtén una descripción general del estado de la cuenta (número de sistemas, número de artículos en producción, número de miembros del equipo)
- Identifica el contenido roto a escala
- Comprende qué Contenido no se utiliza y que debe revisarse
Obtén más información sobre el Panel de actividades aquí.
Comenzar: lista de verificación para estandarizar.
Cuando crees un procedimiento operativo estándar (SOP) en torno a los permisos del usuario, utiliza esta lista de verificación para asegurarte de haber cubierto los fundamentos.
Concesión de nuevo acceso/actualización del acceso.
☐ ¿Cómo solicita una persona acceso al Editor?
☐ ¿Cuál es el proceso de incorporación de un nuevo Builder?
☐ ¿Cuáles son los recursos que necesitan?
☐ ¿Qué deben hacer antes de entrar en el Editor?
☐ ¿Cómo es mi proceso de Onboarding y actualización de alto nivel de Builder?
☐ ¿Cuáles son las habilidades o actividades que debe completar una persona para que se le otorguen permisos más altos?
☐ ¿Quién es responsable de auditar y actualizar el acceso?
Decidir el nivel de acceso
☐ ¿Cómo decido a qué sistemas puede acceder una persona?
☐ ¿Cómo decido quién puede crear/editar/publicar/archivar Embudos/Eventos rastreados en Insights?
☐ ¿Cómo decido quién tiene permiso para crear/editar/publicar/archivar contenido en entornos de prueba/producción a través del Editor de WalkMe?
☐ ¿Cuáles son las necesidades y/o los riesgos que podrían impulsar la creación de roles personalizados?
☐ ¿Cuáles son los roles personalizados que utiliza nuestro equipo?
☐ Si hay varios administradores, ¿cuál es mi jerarquía o división de responsabilidades?
☐ ¿He documentado los niveles de acceso de los colaboradores/Admin de Learning Arc junto con los niveles de acceso del editor, para que ambos se revisen con la misma cadencia de auditorías?
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Resources adicionales y conexiones entre pares
Visita la Comunidad de WalkMe para poner en práctica estos conocimientos junto con tus compañeros:
- Descarga conjuntos de diapositivas, recursos y herramientas desde el Champion Toolkit
- Únete a Strategy & DAPtics, un grupo dirigido por pares que se reúne mensualmente para compartir recursos y discutir la estrategia de adopción digital
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