Breve Visão Geral
Gerenciamento de permissões de usuário refere-se a um processo padronizado para conceder acesso de novos editores, ajustar o nível de acesso com base no conjunto de habilidades crescente e administrar/monitorar permissões de usuário.
Consulte Funções e Permissões para a arquitetura de gerenciamento de usuários no Centro de Administração.
O Arco de Learning WalkMe tem seu próprio modelo de Controle de Acesso Baseado em Funções que vale a pena incluir nesse mesmo processo (consulte o Arco de Learning WalkMe – UX e Delivery Framework). O WalkMe Haiku é a exceção a este artigo inteiro: foi projetado para que os SMEs dos departamentos possam publicar dicas sem qualquer solicitação de acesso ou permissão do Editor. Consulte a nota em Elementos do Gerenciamento de Permissões de Usuário abaixo.
Como isso afeta seu programa
Benefícios da operacionalização
- Tempo de administração reduzido do Gerente de Programa e/ou Líder de Projeto (permite visibilidade e controles de risco)
- Base para a capacitação do Builder e processo de melhoria de nível
- Resposta eficiente ao aumento das solicitações do Editor e/ou Insights à medida que o programa cresce
Riscos de não operacionalizar
- Experiência do usuário final abaixo do ideal
- Sentimento negativo das partes interessadas do negócio/pontuações NPS
- Possível risco de usuários não certificados publicarem em um ambiente ativo e causarem uma experiência negativa ao usuário final
Elementos do Gerenciamento de Permissões de Usuário
Concessão de novo acesso
Um processo formal para receber, analisar e fornecer acesso a novos membros da equipe com base em padrões estabelecidos.
Por onde começar:
- Crie um formulário de solicitação: um modelo de formulário de e-mail/recebimento que os Usuários devem preencher para solicitar acesso
- Crie um modelo de resposta ao formulário de solicitação: se a nova adição for um Líder de Projeto ou Construtor de Projeto, inclua links para os cursos DAI relevantes por função
Atualizando o nível de acesso
O processo de elevação do acesso a determinados usuários quando eles atendem aos critérios definidos.
Por exemplo, a jornada do Construtor começa com acesso limitado de publicação - à medida que a habilidade do Construtor aumenta, eles obtêm permissões de publicação.
Por onde começar:
- Documente os "níveis" do Construtor: O que um Construtor precisa fazer para ganhar direitos de publicação? (por exemplo, faça X # de cursos DAI; complete X # de projetos; complete X # de horas de sombreamento com um Construtor certificado)
O mesmo conceito de nivelamento se aplica ao Arco de Learning: restrinja os direitos de edição/publicação apropriadamente (SMEs = Colaboradores; CoE ou L&D = Admins – consulte o Arco de Learning WalkMe – UX e Delivery Framework para o modelo completo).
Observação sobre o Haiku: o Haiku fica intencionalmente fora deste modelo de permissões do editor. Os SMEs do departamento publicam dicas do Haiku diretamente, sem solicitar acesso de Editor ou passar pelo processo de nivelamento acima. A desvantagem é que o Haiku precisa de uma verificação de governança mais leve em outra parte (consulte a função de Tradutor de Habilitação em Design da Central de Ajuda – Melhores Práticas) em vez de controle baseado em acesso.
Auditorias e Administração
Um método de auditoria e supervisão para garantir que as permissões dos usuários sejam atualizadas e que a amplitude de acesso seja mantida sob controle.
Por onde começar:
- Agende uma revisão semestral do usuário usando o Admin Center: liderada e aplicada pelo Gerente de Programa em colaboração com os Líderes de Projeto
- Crie um documento observando todas as Funções (incluindo funções personalizadas) e descrições: hospede-o em algum lugar central (idealmente uma página da Central de Ajuda) que toda a sua equipe de Adoção Digital tenha acesso.
Exemplo de procedimento operacional padrão: acesso de novo usuário
Os fluxogramas podem servir a um duplo propósito: garantir que sua equipe de adoção digital cumpra o processo e definir expectativas de nível de serviço com as partes interessadas em toda a empresa.
Ferramentas Úteis
A seguir estão as ferramentas principais dentro do produto WalkMe que ajudam você a gerenciar permissões de usuário em escala.
Centro de administração
A Central de Administração permite que você faça o seguinte:
- Ver requisitos de instalação
- Adicionar/editar o acesso dos usuários ou criar/editar permissões de funções
- Criar um novo sistema ou Adicionar um ambiente a um sistema existente
- Editar URLs do sistema, Adicionando um novo ambiente a um sistema existente
Saiba mais sobre a Central de Administração com estes recursos:
Quadro de atividades
O Painel de Atividades permite que você faça o seguinte:
- Obtenha uma visão geral rápida do status da conta (número de sistemas, número de itens em produção, número de membros da equipe)
- Identifique conteúdo quebrado em escala
- Entenda qual conteúdo não está sendo usado e deve ser revisto
Saiba mais sobre o Painel de Atividades aqui.
Começando: Lista de verificação para padronizar
Ao criar um Procedimento Operacional Padrão (SOP) em torno de Permissões de Usuário, use esta lista de verificação para garantir que você abordou os fundamentos!
Concessão de novo acesso/atualização de acesso
☐ Como uma pessoa solicita acesso ao Editor?
☐ Qual é o processo para integrar um novo Construtor?
☐ Quais são os recursos que eles precisam?
☐ O que eles precisam fazer antes de acessar o Editor?
☐ Como é a minha jornada de Integração e Upleveling de alto nível de Builder?
☐ Quais são as habilidades que uma pessoa deve ter/atividades que devem concluir para receber permissões mais altas?
☐ Quem é responsável pela auditoria e atualização do acesso?
Decidindo o nível de acesso
☐ Como decido quais sistemas uma pessoa pode acessar?
☐ Como decido quem tem permissão para criar/editar/publicar/arquivar Funis/Eventos Rastreados no Insights?
☐ Como decido quem tem permissão para criar/editar/publicar/arquivar conteúdo em ambientes de teste/produção por meio do Editor WalkMe?
☐ Quais são as necessidades e/ou riscos que podem impulsionar a criação de funções personalizadas?
☐ Quais são as funções personalizadas que nossa equipe usa?
☐ Se houver vários administradores, qual é a minha hierarquia/divisão de responsabilidades?
☐ Documentei os níveis de acesso de Colaborador/Admin do Learning Arc junto com os níveis de acesso do Editor, para que ambos sejam revisados na mesma cadência de auditoria?
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Recursos adicionais e conexões de pares
Visite a Comunidade WalkMe para colocar esse conhecimento em prática com seus colegas -
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