Menú de escritorio/móvil: integración de SharePoint

Breve descripción general

SharePoint es una plataforma de colaboración basada en web que se integra con Microsoft Office. SharePoint se vende principalmente como un sistema de gestión y almacenamiento de documentos.

Casos de uso

Busca documentos almacenados en SharePoint.

La respuesta de búsqueda mostrará este tipo de elementos:

• Tipo de resultado (aparece como "Página")

• Sitio

• Carpeta

• Tiempo modificado (aparece como el tiempo "relativo").

Descripción general de la seguridad

La búsqueda empresarial utiliza integraciones de terceros para implementar una "búsqueda federal". Las búsquedas dentro del menú de escritorio/móvil están respaldadas por un motor de procesamiento de lenguaje natural (NLP) y una base de datos de gráficos que admite una excelente experiencia del usuario. La búsqueda empresarial no indexa datos de terceros en una base de datos que se pueda buscar de forma independiente. El siguiente diagrama de secuencia describe el algoritmo de búsqueda:

Notas

1. La capa de caché guarda los resultados durante un período de cinco minutos.

2. Cada servicio de adopción crea un identificador único para los resultados que no tiene sentido sin acceso a la tercera parte y lo almacena en la base de datos de gráficos

Acceso de terceros y actualización de tokens.

Para activar la búsqueda empresarial (y los widgets del espacio de trabajo personalizado), cada empleado debe otorgar el permiso del menú de escritorio/móvil para acceder a terceros. El proceso de concesión utiliza el protocolo OAuth2.0. Cada vez que se otorga un nuevo token de acceso al menú de escritorio/móvil, la aplicación cifrará los tokens de acceso y actualización y los almacenará en una base de datos remota.

El proceso de cifrado incluye una clave privada única ("salt") que se genera para cada individuo en el primer arranque y se almacena en el Keychain de la máquina local. La sal es irreemplazable y no se puede restaurar: perderla hace que los tokens de acceso se anulen. Esta medida de seguridad se está tomando para eliminar la suplantación de identidad al acceder a datos de alta sensibilidad.

Consulta el siguiente diagrama para revisar la generación de sal y el flujo de almacenamiento.

Acceso a contenido de terceros

El acceso al contenido de terceros requiere el consentimiento del usuario final y, en algunos casos, principalmente en productos de Microsoft, un consentimiento del administrador de la organización. Los usuarios finales otorgan el permiso necesario al menú de escritorio/móvil al aprobar una pantalla de consentimiento de OAuth2.0 que activan desde la aplicación del menú de escritorio/móvil ("Aplicaciones de terceros").

Las aplicaciones de terceros están siendo aprobadas y verificadas por productos de terceros. Al final del proceso de concesión, las aplicaciones de terceros proporcionan tokens de acceso y actualización que son utilizados por el motor de búsqueda para establecer las solicitudes.

Consulta la sección Acceso de terceros y actualización de tokens anterior para obtener más información sobre el mecanismo de almacenamiento.

Durante la búsqueda, el motor de búsqueda reenvía la solicitud, antes de llegar al servicio del adoptador, a través del Inyector de Tokens; un servicio que inyecta los tokens relevantes para completar la solicitud. La clave privada local se está entregando a la solicitud HTTPS de búsqueda para el descifrado en tiempo de ejecución.

Protección de JWT

Cuando un usuario final inicia una consulta de búsqueda, la búsqueda empresarial de WalkMe inicia un flujo de búsqueda que está protegido por un JWT asignado por la integración de WalkMe IdP, como parte del flujo de firma del usuario final:

El JWT está actuando como proxy de la identidad del usuario y manteniendo cualquier solicitud HTTPS segura e individual.

Otorga el consentimiento de administración a WalkMe para SharePoint.

1. Primero, asegúrate de que al menos una persona conecte SharePoint desde tu organización. Sigue la sección "Instalación de Sharepoint en el menú de escritorio/móvil" a continuación para obtener más información

2. Luego, como administrador, ve al Portal de Azure y conéctate con tu cuenta de administrador.

3. Una vez que hayas iniciado sesión, selecciona Aplicaciones empresariales

4. Selecciona Todas las aplicaciones y elige WalkMe para SharePoint.

5. Selecciona la pestaña Permiso y haz clic en Conceder consentimiento del administrador para {{your organization name}}.

6. Una vez que hagas clic, debería aparecer una ventana emergente (ten en cuenta si tienes un desactivador de ventanas emergentes instalado). Opcionalmente, se te pedirá que inicies sesión de nuevo. Utiliza tu cuenta de administrador.

7. Haz clic en Aceptar en el cuadro de diálogo, confirmando que los usuarios de la organización deben instalar, para uso personal, WalkMe para SharePoint.

8. Una vez concedido, verás una confirmación para cada permiso en la página de Aplicación.

Instalación de SharePoint en el menú de escritorio/móvil

1. Ve a la pestaña Integraciones en la consola.

2. Busca SharePoint.

3. Si deseas configurar el ID del sitio (opcional), haz clic en Configuración.

4. Introduce el valor y haz clic en Guardar y Habilitar.

5. Si deseas activar la integración sin configurar el ID del sitio, haz clic en Habilitar.

6. Abre el menú del escritorio haciendo clic en el widget (en Windows) o el icono de WalkMe en la barra de menús de Mac, o presionando ctrl/cmd+shift+E

7. Haz clic en el icono de Aplicaciones del menú del escritorio en la barra de pestañas izquierda

8. Haz clic en Conectar en la tarjeta de SharePoint.

Si la tarjeta de SharePoint no está disponible, ponte en contacto con el propietario de WalkMe de tu organización y pide que active SharePoint en el menú de escritorio/móvil.

Segmentación

Las integraciones se pueden segmentar a un subconjunto de usuarios y audiencias, en lugar de activarse para todos los usuarios finales. Esta función optimiza el proceso de integración y ayuda a garantizar que los usuarios solo utilicen las integraciones que son relevantes para su trabajo.

Para segmentar una integración de menú:

1. Navega hasta la página de Integraciones del menú en la consola
2. Haz clic en el botón Todos en la integración que deseas segmentar.
3. Haz clic en Seleccionar destinatarios específicos en la ventana emergente de Administrar acceso.
4. Selecciona las audiencias o los usuarios individuales en los menús desplegables para seleccionar quienes puedan utilizar la integración.
5. Haz clic en Aplicar