インテーク＆優先順位付けプロセス

Last Updated 9月 26, 2024

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概要

プロジェクト内（どのワークフローを最初に構築すべきか？）でも、プロジェクト間（多くのリクエストがあります - どのプロジェクトを最初に解決すべきか？）でも、優先順位付け戦略が重要です。

さらに、摂取プロセスは、WalkMeコンテンツリクエスト者とDAP配信チーム間のニーズ、結果、関係を概説します。 合理化された摂取プロセスは、会社でデジタル導入の範囲を拡大し、運用エクセレンスの実践を作成するための最初のステップの1つです。

これがプログラムに与える影響

ステップ1：優先順位付け基準を設定する

完全な摂取プロセスの準備ができていない場合でも、優先順位付けの質問の標準化は、新しいプロジェクトの発見フェーズ中に効率を改善する素晴らしい方法です。

優先順位付けをするときは、以下の3つのカテゴリに関する質問をすることを検討してください。

• 影響：ビジネス目標とKPIに期待される効果は？

• 複雑さ： ワークフローはどれほど複雑か？ 他の組織的制約を考慮すると、実装はどれほど難しいか？
• リーチ：このことから恩恵を受けるのはどの部門で、その人数はどれくらいか？

優先順位付けの質問のサンプルリストは、以下のテンプレート＆ツールをダウンロードしてください。会社のニーズに合わせてリスト（追加、減算、編集）を確認します。

ステップ2：インテークフォームを作成します

摂取フォームは、リクエスト者がDAPチームのレビューに記入し、送信するためのドキュメントです。 開始するインテークフォームのテンプレートについては、以下のテンプレート＆ツールをダウンロードしてください。

このプロセスを統合してより高い導入にします。

クラス最高の企業は、現在のワークフローとテクノロジーにインテークフォームを埋め込みます。 例：

• A社のServiceNowで共有サービスリクエストプロセスがあります。このリクエストプロセスには、Digital Adoptionセンターオブエクセレンスにサポートを要求する機能が含まれるようになりました。
• B社はJIRAを使用し、WalkMeリクエストプロセスをJIRAチケット作成フローに埋め込みました。
• C社では、Sharepointですべてのリクエストフォームをホストし、サポートフォーム用にカスタマイズされたデジタル導入リクエストがあります。
• D社では「アプリ内エクスペリエンスのフィードバック」という、リクエストフォームにリンクされたWalkMeランチャーを使用しています。

ステップ3：インテークプロセスをマッピングします

インテークプロセスは、リクエストから承認/決定ポイントまでのステップを持つ標準操作手順です。 所有権と出入り口の条件が明確なフェーズを含める必要があります。 最良の標準的な操作手順には、ビジュアルマッピング（高レベル理解）と詳細な説明（多くの場合、各フェーズの行がある表形式）の2つのコンポーネントが含まれます。

フローチャートと詳細なテーブルビューの両方で、インテークプロセステンプレートを以下のテンプレートとツールをダウンロードしてください。

ステップ4：ステークホルダーコミュニケーションを作成します

リクエストが送信されると、どうなりますか？ これは繰り返し発生する状況であるため、応答の標準化は時間を最適化し、リクエスト者に適切な期待を設定するために重要です。

これの推奨事項には以下が含まれます。

• メールテンプレートまたは自動応答
• ワンページャーまたはDAPチームとのパートナーシップのためのFAQの回答が記載されたハンドブック（ワンページャーとハンドブックのテンプレートについては、以下のテンプレートとツールをダウンロードしてください）

よくある質問

コミュニケーション材料は以下の質問に答える必要があります。

• リクエストについてどのくらいの時間で聞き返すべきですか？
• このプロジェクトが受け入れられたら、何が期待されますか？ DAPチームによって提供されるサービスはどれですか？私は何に責任を負いますか？
• 典型的なプロジェクトサイクル時間はどのくらいですか？
• WalkMeソリューションの例を会社で公開しているところはどこで見ることができますか？

成功のためのチェックリスト

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