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概要
優先順位付けをプロジェクト内で行う場合も（どのワークフローを最初に構築するか？）、プロジェクト間で行う場合も（多くのリクエストがある中-どのプロジェクトに最初に対処するか）、優先順位付け戦略は必要不可欠です。
さらに、インテークプロセスでは、WalkMeコンテンツの依頼者とDAP配信チーム間のニーズ、成果、関係姓を概説します。 合理化されたインテークプロセスは、会社におけるデジタル導入の範囲を拡大し、優れた運用実践を実現するための最初のステップの1つです。
これがプログラムに与える影響
うまくいった場合の結果
- 情報収集を合理化
- プロジェクト承認プロセスとタイムラインに対する期待を明確に設定
- 要求者とCoE間の初期の価値調整
- CoE成功の主要な指標
うまくいかない場合の結果
- スケールの不能
- 要求者の期待の誤調整
- 影響の少ないプロジェクトで結ばれたリソース
ステップ1：優先順位付け基準を設定
完全なインテークプロセスの準備が整っていなくても、優先順位に関する質問を標準化することは、新規プロジェクトの調査フェーズでの効率向上につながる優れた方法です。
優先順位付けを行う際、以下の3つのカテゴリに沿って質問をすることを検討してください：
- 複雑さ： ワークフローはどれほど複雑か？ 他の組織的制約を考慮すると、実装はどれほど難しいか？
- リーチ：このことから恩恵を受けるのはどの部門で、その人数はどれくらいか？
以下の「テンプレート＆ツールをダウンロード」にある優先順位に関する質問のサンプルリストをご覧ください！御社のニーズに合わせて、リストを見直し（追加、削除、編集）してください。
ヒント：シンプルに始めましょう
クイックウィンは、自信、有形性、市場可能性を作成し、WalkMeを組織で推進します。 成功の定義を明確、測定可能にし、リーダーシップによる合意を確実に得るようにしてください。
組織の成熟が進み、WalkMeに対する信頼が得られるようになれば、より複雑なプロジェクトにも着手できます。ただし、その効果が明確で測定可能であり、投入コストを大きく上回る場合に限ります。
プロジェクトが複雑であればあるほど、初期構築と長期的なコンテンツメンテナンスの両方でリソースコストが高くなります。
ほとんどの顧客は、優先順位付け時に、最初の実装にかかる労力のみを考慮します。 複雑度が高いプロジェクトに取り組む前に、長期的な労力について必ず検討してください。
ステップ2：インテークフォームを作成します
インテークフォームは、リクエスターがDAPチームのレビューのために記入し、提出するためのドキュメントです。 開始するインテークフォームのテンプレートについては、以下のテンプレート＆ツールをダウンロードしてください。
採用率を高めるために、このプロセスを取り入れてください。
クラス最高の企業は、現在のワークフローとテクノロジーにインテークフォームを埋め込みます。 例：
- A社は、ServiceNowで共有サービスリクエストプロセスを構築しています。このリクエストプロセスには、デジタル導入センターオブエクセレンスにサポートをリクエストできる機能が含まれます。
- B社はJIRAを使用しており、WalkMeリクエストプロセスをJIRAチケットフローに組み込んでいます。
- C社は、Sharepointですべてのリクエストフォームをホストしており、カスタマイズされたデジタル導入サポートリクエストフォームを作成しました。
- D社は、リクエストフォームにリンクされた「アプリ内エクスペリエンスのフィードバック」というWalkMeランチャーを使用しています。
ステップ3：インテークプロセスをマッピング
インテークプロセスは、リクエストから承認/決定ポイントまでのステップを含む標準業務手順です。 所有権と出入り口の条件が明確なフェーズを含める必要があります。 最適な標準業務手順には、次の2つの要素が含まれています：視覚的マッピング（全体的な理解を促すもの）と詳細な説明（多くの場合、各フェーズを行ごとに表形式で記述しているもの）
以下の「テンプレート＆ツールをダウンロード」から、フローチャートと詳細なテーブルビューを含むインテークプロセスのテンプレートをご覧ください。
ステップ4：ステークホルダー向けのコミュニケーションを作成する
リクエストが送信されると、何が起こりますか？ このような状況は繰り返し発生するため対応を標準化することは、時間を最適化し依頼者と適切な期待値を共有するために重要です。
これに関する推奨事項は以下の通りです：
- メールテンプレートまたは自動応答
- DAPチームとの連携に関するFAQへの回答を含む1ページの資料またはハンドブック（テンプレートは、下のテンプレート＆ツールをダウンロードをご覧ください）。
よくある質問
コミュニケーション資料は、以下に回答する必要があります：
- リクエストに対する返答は、いつ頃もらえますか？
- このプロジェクトが承認された場合、私に期待されることは何ですか？ DAPチームが提供するサービスには何があり、私は何を担当すべきですか？
- 典型的なプロジェクトサイクル時間はどのくらいですか？
- 会社で現在稼働しているWalkMeソリューションの例は、どこで確認できますか？
ヒント：ステークホルダーのジャーニーを考えましょう
この資料のバリエーションは、ステークホルダーの各段階で共有される場合があります。 以下の異なるジャーニーポイントに異なるテンプレートを作成することを検討してください：
- 私はWalkMeに関心を持っているビジネスリーダーであり、リクエストの提出方法を知りたいです。
- リクエストを送信しましたが、次へどうなるかを知りたいです。
- リクエストが承認されました。次に何をすればよいかか知りたいです。
成功のためのチェックリスト
成功のためのチェックリスト
インテークプロセスの一環として、以下のものを作成する必要があります：
☐ インテークフォーム
☐ インテーク標準操作手順（SOP）
☐ 選択したチケット/追跡システムによるメールテンプレートまたは自動応答
最良の結果を得るには、以下の質問を検討してください：
☐ インテークフォーム/プロセスはどこにあるか？
☐ インテークフォーム/プロセスについて、どこで学ぶのか？
☐ インテークフォームの提出方法は？ 提出から承認までのプロセスは？
☐ 承認基準は？
☐ CoE実装チームがプロジェクトを引き受ける能力がない場合、貴社のガバナンスモデルは、ビルダーの所有権を部門に柔軟に割り当てることができますか？それともCoEチームは完全に中央集権化されていますか？
テンプレート＆ツールをダウンロードします
Prioritization Question List
ワークフローやプロジェクトの優先順位を付けるのに役立つ、影響度・複雑さ・到達範囲のフレームワークを使用したサンプル質問が含まれています。 自社のニーズに合うよう、チームでリストを見直し（追加、削除、編集）してください。
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Intake Form Templates
KPIとアプリケーションに関する質問の詳細が変化する3つのインテークフォームが含まれています。
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Intake Process Templates
取り込みフローチャートとプロジェクト承認ステージの説明の例が含まれています。 WalkMeの戦略＆価値フレームワーク（4つのP）を受入れと承認において使用する方法を重視し、業務が戦略的イニシアチブに高度に整合していることを確認します。
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ステークホルダーのためのインテーク＆デリバリーハンドブック - テンプレート
ステークホルダーがDAPチームと仕事をするのは初めてです。 ハンドブックを共有して、作業契約を作成し、期待を前もって設定します。 WalkMe製品の概要に加え、ロールと帯域幅の期待（プロジェクト中および本番稼働後の両方）、コンテンツ配信プロセスのステージ、コミュニケーション構造の概要が含まれます。
ダウンロードはこちら。
ステークホルダーのためのインテーク＆デリバリーホワイトペーパー - テンプレート
ステークホルダーがDAPチームと仕事をするのは初めてです。 1～3ページのホワイトペーパーを共有して、契約を作成し、期待を前もって設定します。 WalkMe製品の概要に加え、ロールと帯域幅の期待（プロジェクト中および本番稼働後の両方）、コンテンツ配信プロセスのステージ、コミュニケーション構造の概要が含まれます。
ダウンロードはこちら。
