インテーク＆優先順位付けプロセス
概要
優先順位付けをプロジェクト内で行う場合も（どのワークフローを最初に構築するか？）、プロジェクト間で行う場合も（多くのリクエストがある中-どのプロジェクトに最初に対処するか）、優先順位付け戦略は必要不可欠です。
さらに、インテークプロセスでは、WalkMeコンテンツの依頼者とDAP配信チーム間のニーズ、成果、関係姓を概説します。 合理化されたインテークプロセスは、会社におけるデジタル導入の範囲を拡大し、優れた運用実践を実現するための最初のステップの1つです。
これがプログラムに与える影響
- 情報収集を合理化
- プロジェクト承認プロセスとタイムラインに対する期待を明確に設定
- 要求者とCoE間の初期の価値調整
- CoE成功の主要な指標
- スケールの不能
- 要求者の期待の誤調整
- 影響の少ないプロジェクトで結ばれたリソース
ステップ1：優先順位付け基準を設定
完全なインテークプロセスの準備が整っていなくても、優先順位に関する質問を標準化することは、新規プロジェクトの調査フェーズでの効率向上につながる優れた方法です。
優先順位付けを行う際、以下の3つのカテゴリに沿って質問をすることを検討してください：
- 影響：ビジネス目標とKPIに期待される効果は？
- 複雑さ： ワークフローはどれほど複雑か？ 他の組織的制約を考慮すると、実装はどれほど難しいか？
- リーチ：このことから恩恵を受けるのはどの部門で、その人数はどれくらいか？
以下の「テンプレート＆ツールをダウンロード」にある優先順位に関する質問のサンプルリストをご覧ください！御社のニーズに合わせて、リストを見直し（追加、削除、編集）してください。
ステップ2：インテークフォームを作成します
インテークフォームは、リクエスターがDAPチームのレビューのために記入し、提出するためのドキュメントです。 開始するインテークフォームのテンプレートについては、以下のテンプレート＆ツールをダウンロードしてください。
採用率を高めるために、このプロセスを取り入れてください。
クラス最高の企業は、現在のワークフローとテクノロジーにインテークフォームを埋め込みます。 例：
- A社は、ServiceNowで共有サービスリクエストプロセスを構築しています。このリクエストプロセスには、デジタル導入センターオブエクセレンスにサポートをリクエストできる機能が含まれます。
- B社はJIRAを使用しており、WalkMeリクエストプロセスをJIRAチケットフローに組み込んでいます。
- C社は、Sharepointですべてのリクエストフォームをホストしており、カスタマイズされたデジタル導入サポートリクエストフォームを作成しました。
- D社は、リクエストフォームにリンクされた「アプリ内エクスペリエンスのフィードバック」というWalkMeランチャーを使用しています。
ステップ3：インテークプロセスをマッピング
インテークプロセスは、リクエストから承認/決定ポイントまでのステップを含む標準業務手順です。 所有権と出入り口の条件が明確なフェーズを含める必要があります。 最適な標準業務手順には、次の2つの要素が含まれています：視覚的マッピング（全体的な理解を促すもの）と詳細な説明（多くの場合、各フェーズを行ごとに表形式で記述しているもの）
以下の「テンプレート＆ツールをダウンロード」から、フローチャートと詳細なテーブルビューを含むインテークプロセスのテンプレートをご覧ください。
ステップ4：ステークホルダー向けのコミュニケーションを作成する
リクエストが送信されると、何が起こりますか？ このような状況は繰り返し発生するため対応を標準化することは、時間を最適化し依頼者と適切な期待値を共有するために重要です。
これに関する推奨事項は以下の通りです：
- メールテンプレートまたは自動応答
- DAPチームとの連携に関するFAQへの回答を含む1ページの資料またはハンドブック（テンプレートは、下のテンプレート＆ツールをダウンロードをご覧ください）。
よくある質問
コミュニケーション資料は、以下に回答する必要があります：
- リクエストに対する返答は、いつ頃もらえますか？
- このプロジェクトが承認された場合、私に期待されることは何ですか？ DAPチームが提供するサービスには何があり、私は何を担当すべきですか？
- 典型的なプロジェクトサイクル時間はどのくらいですか？
- 会社で現在稼働しているWalkMeソリューションの例は、どこで確認できますか？
成功のためのチェックリスト
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