Brief Overview

Content Manager provides a centralized workspace for managing WalkMe items. It includes a table-based interface that supports flexible views for organizing content, collaborating with teammates, and opening items in the editor.

Content Manager

Access

Access the Content Manager in the console:

1. Open the WalkMe Console
   
   • Centro de datos de EE. UU.
   • Centro de datos de la UE
   • Centro de datos SAP de Estados Unidos
   • Centro de datos SAP de UE
   • Centro de datos FedRAMP
   • Centro de datos de Canadá
2. Go to the Content category
3. Select Content Manager

Organize Content with Folders

Folder structure

Folders appear in the left panel and organize items hierarchically. Select a folder to view its contents in the main list. In Tree view, folders also appear directly in the list.

Creating a folder

1. Select Folder +, or
2. Open the Options menu and select Add Folder
3. Enter a folder name and select a color
4. Select Add folder

Sort folders

• Select the Sort icon

• Choose a sort order:

  • Newest

  • Oldest

  • A-Z

  • Z-A

Folder actions

Select the Options menu next to a folder to manage it:

• Publish

• Rename

• Move to folder

• Share

• Change color

• Archive

• Manage access

• Delete folder

• Create or add to view

• Create Solution

Folder permissions

Folder access management works the same way as in the editor.

1. Open the folder Options menu
2. Select Manage access
3. Choose your access settings

Folder Permissions

Find Content Quickly

Use search and filters to quickly locate items across folders, views, and environments.

Global search

Use the search bar in the left panel to find items and folders.

To refine results:

1. Switch between Items and Folders
2. Enter a full or partial name

Filters

Filter content by:

• Content attributes, such as item type, workflow tag, location, and keywords
• Ownership and status, such as creator, publish status, and last modified by
• Delivery and visibility, such as segment, status by environment, and in-menu status
• Collaboration, such as comment status and permalink availability

In menu filter

Filter content based on whether it appears in the WalkMe Menu.

1. Select the In Menu filter
2. Select Yes (appears in the menu) or No (doesn't appear in the menu)
3. Select Apply

Add filters

To narrow your results:

1. Select the Filter icon
2. Select + Add Filter
3. Choose a column
4. Set the condition and value
5. Select Apply

Contextual search

Use contextual search to find items by:

• Item name
• Item ID
• Item type

Example: Type Launcher to view launcher results.

Bulk selection across searches

Keep selected items while running new searches, then apply a single bulk action to all selected items.

Segments

Create, define, apply, and manage segments directly within the Content Manager. This functionality mirrors the capabilities available in the editor, enabling users to streamline their segmentation workflows.

To create a segment:

1. Select the + icon in the Segment column of the item line

2. Click the Create icon

3. The Create Segment condition builder will appear

4. Click Done

Condition Builder

To edit a segment

1. Click on + icon in the Segment column of the item line
2. Click the Edit icon
3. Click Continue
4. The Edit Segment condition builder will appear
5. Click Done

• Para asignar segmentos a un elemento, haz clic en la información de los segmentos del elemento

O

• Selecciona el elemento o elementos

• En la barra de opciones, selecciona Asignar segmentos

• Selecciona los segmentos

• Selecciona Asignar segmentos

• Para eliminar segmentos, desmarca las casillas que tienen segmentos asignados
  

• Haz clic en la columna Flujo de trabajo de la información del elemento para asignarle o reasignarle un flujo de trabajo

Administrar elementos

Acciones de elementos

Selecciona el menú Opciones en una fila de elemento para administrar el elemento. Las acciones disponibles incluyen:

• Publicar
• Cambiar nombre
• Duplicar
• Copiar enlace permanente
• Mover a la carpeta
• Crear o añadir a vista
• Archivar
• Acciones avanzadas:
  • Vista preliminar de las diapositivas
  • Crear una historia
  • Conversación
• Eliminar elemento
• Abrir en el editor

Archivar elementos

Puedes archivar un elemento en varios entornos a la vez, por lo que no necesitas repetir la acción de archivar en cada entorno por separado.

Acciones masivas

1. Selecciona uno o más elementos utilizando la casilla de verificación
2. Selecciona una acción de la barra de herramientas de acciones masivas, como:
   • Asignar segmentos o flujo de trabajo
   • Mover o archivar elementos
   • Publicar o eliminar elementos
   • Crear o añadir a vistas
   • Combinar palabras clave o actualizar campos personalizados

Exportar contenido

Exporta datos de contenido de cualquier vista a un archivo CSV.

1. Selecciona el icono Exportar
2. Descarga el archivo CSV

El CSV refleja la vista actual, incluidas las columnas visibles y el orden de columnas.

Publish content

1. Select one or multiple items

2. Select Publish
   
   

3. Select the environment you want to publish to

4. Select the settings you want to publish

   

5. Select Publish to [Env]

Preview, Collaborate, and Track Changes

Item preview

Select an item in the table to open the item drawer, which includes:

• Preview & Insights: Preview the item, review Insights data from the last 30 days, and view related Stories
• Conversations: View and leave comments, and tag collaborators
• Version history: Review previous edit versions of the item

Preview & Insights

Use Preview & Insights to view item screenshots and analytics.

Preview item screenshots

1. Hover over the preview
2. Select the Slides preview icon

Expand the preview

1. Hover over the preview
2. Select the Expand icon

Translated preview

Preview translated versions of your content directly in the preview window.

• Select the Language dropdown to view the item in each translated language

Conversations

Use Conversations to view and leave comments on items or preview slides, and tag collaborators. When a user is tagged, they receive a notification.

A message indicator will appear next to each item's name in the table showing the number of messages.

• A blue indicator means there are unread messages
• A gray indicator means all messages have been read

Comments

View comments

1. Select the message Indicator to open the Conversations tab
2. Optional: Use the All comments dropdown to filter by comment type
3. Optional: Select the Filter icon to filter comments by status

Resolve comments

• Select the Check icon at the top of the comment

Version history

The Version History tab shows all previous edit versions of the item.

Display settings

Use display settings to switch between:

• Flat view: Displays content in a single list without hierarchy
• Tree view: Displays content in a hierarchical structure with categories and subcategories

Analyze Engagement and Performance

Inline trend indicators

Inline trend indicators show performance changes directly in the table and item drawer, without switching to Insights.

Trend indicators appear next to:

• Unique users
• Interactions
• Goal completions

Each metric includes a visual indicator:

• Green arrow indicates an increase
• Red arrow indicates a decrease
• No arrow indicates no trend when the previous period value was zero

Trend calculations are based on the selected date range and update dynamically.

Smart Walk-Thru step analysis

View drop-offs, user paths, and step-level performance directly within the Smart Walk-Thru drawer.

Open the step analysis map

1. Select View Step Analysis
2. Review the Smart Walk-Thru analysis map

Interaction data date filter

Use the interaction data date filter to view analytics for a specific time range. You can access the date range filter in two ways:

From Display settings

1. Select the Display Settings icon
2. Select the dropdown next to the analytics label
3. Choose a time range

From an individual item

1. Select an item to open its detail panel
2. In Preview & Insights, select the dropdown next to the analytics label
3. Choose a time range

Analytics filters require at least one analytics column, such as unique users, total interactions, or goals reached.

Use Views to Monitor Content

Saved views

Saved views let you save and reuse table configurations to monitor content more efficiently. Saved views can include:

• Column selections
• Filters
• Sorting preferences

Saved views appear in the left panel and update automatically as items change.

Create and manage views

Create a view

1. Apply filters to the table
2. Select Save View
3. Enter a view name and description
4. Select Save View

Saved views are dynamic, so new items that match the filters appear automatically, and archived items are removed.

Add items to a view

To add a single item, open the item Options menu and select Create or add to view

1. Choose a new or existing view
2. Select Save

Add multiple items to a view

To add multiple items, select items using the checkbox, then select the Eye icon

1. Choose a new or existing view
2. Select Save

Remove items from views

Remove a single item

1. Open the Saved views dropdown
2. Open the Options menu for the view
3. Select Remove from view

Eliminar varios elementos

1. Abre el menú desplegable Vistas guardadas y selecciona una vista
2. Selecciona varios elementos
3. Selecciona el icono Eliminar de la vista

Opciones de vista

Cada vista guardada incluye acciones adicionales:

• Cambiar nombre
• Duplicar
• Eliminar

Accede a estas opciones desde el menú desplegable Vistas guardadas.

Filtros de interacción avanzados

Los filtros de interacción avanzados están predefinidos, vistas de solo lectura que ayudan a identificar el contenido que requiere atención.

• La interacción ha aumentado un 30% (30d): muestra contenido con un aumento significativo en la interacción en los últimos 30 días
• La interacción ha disminuido un 50% (30d): resalta el contenido con una caída pronunciada en la interacción en los últimos 30 días
• No actualizado (6mo): enumera los elementos que no se han actualizado en los últimos seis meses

• Sin interacción (30d): resalta contenido sin interacción en los últimos 30 días

Estas vistas se pueden recrear manualmente utilizando filtros si necesitas ajustar los criterios.

Vistas guardadas compartidas

Crea una vista guardada y compártela con otros Usuarios:

1. Selecciona Guardar vista
2. En el menú desplegable de Visibilidad, selecciona Compartido
   
   
3. Selecciona los sistemas en los que deseas guardar la vista
   
4. Selecciona Guardar vista

Para compartir una vista guardada existente:

1. Selecciona el Menú Opciones Siguiente a la vista guardada
2. Selecciona Editar
   
   
3. Cambia la visibilidad a Compartido
4. Selecciona Guardar

   

Elementos recientes

Utiliza Elementos recientes para acceder rápidamente al contenido que se añadió recientemente al espacio de trabajo.

Visualización de SmartTip

Selecciona un conjunto de SmartTip para ver todos los SmartTips incluidos en ese conjunto.

Trabaja con metadatos y columnas

Palabras clave

Utiliza palabras clave para ayudar a buscar, filtrar y organizar contenido.

Añade palabras clave:

1. Selecciona Administrar columnas para mostrar la columna de palabras clave
2. Selecciona el icono + en la columna Palabra clave de un elemento
3. Introduce una palabra clave y presiona Intro
4. Selecciona Guardar

Administrar palabras clave:

1. Selecciona una palabra clave en la columna Palabra clave
2. En la ventana Administrar palabras clave:
   1. Selecciona x para eliminar una palabra clave
   2. Introduce una nueva palabra clave y presiona Intro para añadir una
3. Selecciona Guardar

Administrar columnas

Utiliza la gestión de columnas para controlar qué datos aparecen en la tabla.

1. Selecciona Administrar columnas
2. Selecciona las columnas que deseas mostrar u ocultar

Las columnas Tipo y Nombre son siempre visibles.

Campos de metadatos personalizados

Los campos de metadatos personalizados te permiten realizar un seguimiento y administrar información adicional para elementos. Los metadatos aparecen en la tabla y el cajón de elementos y se pueden utilizar para clasificar, filtrar y actualizar masivamente.

Crear un campo personalizado

1. Selecciona Administrar columnas
   
   
2. Pasa el cursor sobre Personalizado
3. Selecciona el icono +Añadir en el panel Administrar columnas

   

4. Introduce un nombre de columna
5. Elige un tipo de columna:
   1. Texto libre
   2. Menú desplegable
   3. Fecha
   4. Enlace
   5. Numérico
   6. Usuario
6. Opcional: activa Aplicar a todos los sistemas para que el campo sea visible en todos los entornos
7. Opcional: activa Permitir selecciones múltiples si deseas poder seleccionar varias instancias, por ejemplo, Usuarios en la cuenta
8. Selecciona Crear campo personalizado

Editar valores de metadatos

Editar un solo elemento

1. Localiza el elemento en la tabla
2. Selecciona el campo de metadatos
3. Introduce o selecciona un valor
4. Selecciona Guardar

Editar varios elementos

1. Selecciona varios elementos
2. Selecciona el icono Editar campo personalizado
3. Elige un campo e introduce un valor
4. Selecciona Guardar

Edita un conjunto de SmartTip:

1. Selecciona la casilla de verificación junto al conjunto que deseas actualizar

2. Haz clic en el icono Actualizar campo personalizado en la barra de herramientas flotante

3. Introduce o selecciona el valor

4. Elige si deseas aplicar el valor a todos los SmartTips del conjunto o solo al conjunto

   

Borrar valores de metadatos

1. Selecciona los elementos que contienen los valores que deseas eliminar
2. Selecciona el icono Editar campo personalizado
3. Elige el campo
4. Selecciona Borrar valores de campo

Show or hide custom fields

1. Select Manage Columns
2. Scroll to the Custom section
3. Select Hide for this system or Show for this system

Platform-Specific and Advanced Features

Switch platforms

If your account includes both web and mobile platforms, you can switch between them to manage platform-specific items.

Use the platform selector to:

• View items created for a specific platform
• Manage content without leaving Content Manager

Surveys

You can open Console Survey items directly in the Surveys console app from Content Manager.

• Select Open in Surveys to open the item in the Surveys console

Tip Tuesday Videos

The Console Content Manager

Implementing Custom Metadata Fields

Using Advanced Filters in Content Manager

Technical Notes

• Permission changes made in Content Manager are reflected in the editor, and vice versa
• Editing a segment resets saved segment data and may affect delivery for items connected to the segment
• Remove from view applies only to items added manually, not filtered content
• Only admins can create custom metadata fields
• Each account can have up to 100 custom metadata fields
• Clearing metadata values permanently removes data and cannot be undone
• The platform selector is available only for accounts with both web and mobile platforms enabled