Brief Overview

Content Manager provides a centralized workspace for managing WalkMe items. It includes a table-based interface that supports flexible views for organizing content, collaborating with teammates, and opening items in the editor.

Content Manager

Access

Access the Content Manager in the console:

1. Open the WalkMe Console
   
   • 米国データセンター
   • EUデータセンター
   • SAP USデータセンター
   • SAP EUデータセンター
   • FedRAMPデータセンター
   • カナダデータセンター
2. Go to the Content category
3. Select Content Manager

Organize Content with Folders

Folder structure

Folders appear in the left panel and organize items hierarchically. Select a folder to view its contents in the main list. In Tree view, folders also appear directly in the list.

Creating a folder

1. Select Folder +, or
2. Open the Options menu and select Add Folder
3. Enter a folder name and select a color
4. Select Add folder

Sort folders

• Select the Sort icon

• Choose a sort order:

  • Newest

  • Oldest

  • A-Z

  • Z-A

Folder actions

Select the Options menu next to a folder to manage it:

• Publish

• Rename

• Move to folder

• Share

• Change color

• Archive

• Manage access

• Delete folder

• Create or add to view

• Create Solution

Folder permissions

Folder access management works the same way as in the editor.

1. Open the folder Options menu
2. Select Manage access
3. Choose your access settings

Folder Permissions

Find Content Quickly

Use search and filters to quickly locate items across folders, views, and environments.

Global search

Use the search bar in the left panel to find items and folders.

To refine results:

1. Switch between Items and Folders
2. Enter a full or partial name

Filters

Filter content by:

• Content attributes, such as item type, workflow tag, location, and keywords
• Ownership and status, such as creator, publish status, and last modified by
• Delivery and visibility, such as segment, status by environment, and in-menu status
• Collaboration, such as comment status and permalink availability

In menu filter

Filter content based on whether it appears in the WalkMe Menu.

1. Select the In Menu filter
2. Select Yes (appears in the menu) or No (doesn't appear in the menu)
3. Select Apply

Add filters

To narrow your results:

1. Select the Filter icon
2. Select + Add Filter
3. Choose a column
4. Set the condition and value
5. Select Apply

Contextual search

Use contextual search to find items by:

• Item name
• Item ID
• Item type

Example: Type Launcher to view launcher results.

Bulk selection across searches

Keep selected items while running new searches, then apply a single bulk action to all selected items.

Segments

Create, define, apply, and manage segments directly within the Content Manager. This functionality mirrors the capabilities available in the editor, enabling users to streamline their segmentation workflows.

To create a segment:

1. Select the + icon in the Segment column of the item line

2. Click the Create icon

3. The Create Segment condition builder will appear

4. Click Done

Condition Builder

To edit a segment

1. Click on + icon in the Segment column of the item line
2. Click the Edit icon
3. Click Continue
4. The Edit Segment condition builder will appear
5. Click Done

• アイテムにセグメントを割り当てるには、アイテムのセグメント情報をクリックします

または

• アイテムまたは項目を選択します。

• オプションバーで、[セグメントの割り当て]を選択します。

• セグメントを選択します。

• セグメントの割り当てを選択します。

• セグメントを削除するには、セグメントが割り当てられたボックスのチェックを外します。
  

• ワークフローの列でアイテムの情報をクリックして、アイテムにワークフローを割り当てるか、再割り当てします。

アイテムの管理

アイテムアクション

アイテムの行にある「オプション」メニューを選択して、アイテムを管理します。 利用可能なアクションには、以下が含まれます：

• パブリッシュ
• 名前を変更
• 複製
• パーマリンクをコピーします。
• フォルダに移動
• 表示のために作成または追加
• アーカイブ
• 高度なアクション：
  • スライドのプレビュー
  • ストーリーの作成
  • 会話
• アイテムを削除
• エディタで開く

アーカイブアイテム

一度に複数の環境にまたがるアイテムをアーカイブできるため、各環境で個別にアーカイブアクションを繰り返す必要はありません。

バルクアクション

1. チェックボックスを使用して1つ以上のアイテムを選択します。
2. 一括アクションツールバーから、次のようなアクションを選択します。
   • セグメントまたはワークフローの割り当て
   • アイテムの移動またはアーカイブ
   • アイテムの公開または削除
   • ビューの作成または追加
   • キーワードの統合またはカスタムフィールドの更新

コンテンツのエクスポート

任意のビューからCSVファイルにコンテンツデータをエクスポートします。

1. エクスポートアイコンを選択します
2. CSVファイルをダウンロードします

CSVには、表示される列や列順序など、現在の表示が反映されます。

Publish content

1. Select one or multiple items

2. Select Publish
   
   

3. Select the environment you want to publish to

4. Select the settings you want to publish

   

5. Select Publish to [Env]

Preview, Collaborate, and Track Changes

Item preview

Select an item in the table to open the item drawer, which includes:

• Preview & Insights: Preview the item, review Insights data from the last 30 days, and view related Stories
• Conversations: View and leave comments, and tag collaborators
• Version history: Review previous edit versions of the item

Preview & Insights

Use Preview & Insights to view item screenshots and analytics.

Preview item screenshots

1. Hover over the preview
2. Select the Slides preview icon

Expand the preview

1. Hover over the preview
2. Select the Expand icon

Translated preview

Preview translated versions of your content directly in the preview window.

• Select the Language dropdown to view the item in each translated language

Conversations

Use Conversations to view and leave comments on items or preview slides, and tag collaborators. When a user is tagged, they receive a notification.

A message indicator will appear next to each item's name in the table showing the number of messages.

• A blue indicator means there are unread messages
• A gray indicator means all messages have been read

Comments

View comments

1. Select the message Indicator to open the Conversations tab
2. Optional: Use the All comments dropdown to filter by comment type
3. Optional: Select the Filter icon to filter comments by status

Resolve comments

• Select the Check icon at the top of the comment

Version history

The Version History tab shows all previous edit versions of the item.

Display settings

Use display settings to switch between:

• Flat view: Displays content in a single list without hierarchy
• Tree view: Displays content in a hierarchical structure with categories and subcategories

Analyze Engagement and Performance

Inline trend indicators

Inline trend indicators show performance changes directly in the table and item drawer, without switching to Insights.

Trend indicators appear next to:

• Unique users
• Interactions
• Goal completions

Each metric includes a visual indicator:

• Green arrow indicates an increase
• Red arrow indicates a decrease
• No arrow indicates no trend when the previous period value was zero

Trend calculations are based on the selected date range and update dynamically.

Smart Walk-Thru step analysis

View drop-offs, user paths, and step-level performance directly within the Smart Walk-Thru drawer.

Open the step analysis map

1. Select View Step Analysis
2. Review the Smart Walk-Thru analysis map

Interaction data date filter

Use the interaction data date filter to view analytics for a specific time range. You can access the date range filter in two ways:

From Display settings

1. Select the Display Settings icon
2. Select the dropdown next to the analytics label
3. Choose a time range

From an individual item

1. Select an item to open its detail panel
2. In Preview & Insights, select the dropdown next to the analytics label
3. Choose a time range

Analytics filters require at least one analytics column, such as unique users, total interactions, or goals reached.

Use Views to Monitor Content

Saved views

Saved views let you save and reuse table configurations to monitor content more efficiently. Saved views can include:

• Column selections
• Filters
• Sorting preferences

Saved views appear in the left panel and update automatically as items change.

Create and manage views

Create a view

1. Apply filters to the table
2. Select Save View
3. Enter a view name and description
4. Select Save View

Saved views are dynamic, so new items that match the filters appear automatically, and archived items are removed.

Add items to a view

To add a single item, open the item Options menu and select Create or add to view

1. Choose a new or existing view
2. Select Save

Add multiple items to a view

To add multiple items, select items using the checkbox, then select the Eye icon

1. Choose a new or existing view
2. Select Save

Remove items from views

Remove a single item

1. Open the Saved views dropdown
2. Open the Options menu for the view
3. Select Remove from view

複数のアイテムを削除します

1. 保存された表示ドロップダウンを開き、表示を選択します。
2. 複数のアイテムを選択します
3. 「ビューから削除」アイコンを選択します。

表示オプション

保存された各ビューには、追加アクションが含まれます。

• 名前を変更
• 複製
• 削除

「保存されたビュー」のドロップダウンからこれらのオプションにアクセスします。

高度なエンゲージメントフィルター

高度なエンゲージメントフィルターは、注意を必要とするコンテンツを特定するのに役立つ事前定義された読み取り専用ビューです。

• エンゲージメントが30％増加（30日）：過去30日間にエンゲージメントが大幅に増加したコンテンツを表示します。
• エンゲージメントが50%減少（30日）：過去30日間にエンゲージメントが急激に減少したコンテンツを強調します。
• 更新なし（6mo）：過去6か月間に更新されていないアイテムを一覧表示します。

• エンゲージメントなし（30d）：過去30日間にエンゲージメントなしのコンテンツをハイライトします。

基準を調整する必要がある場合、フィルターを使用して手動で再作成することができます。

共有された保存されたビュー

保存されたビューを作成し、他のユーザーとシェアします：

1. 「保存」ビューを選択します
2. 表示ドロップダウンで、[共有]
   
   を選択します
3. ビューを保存するシステムを選択します
   
4. 「保存」ビュー を選択します

既存の保存されたビューをシェアするには：

1. 保存されたビューの次へメニューを選択します
2. [編集]
   
   を選択します
3. 表示を共有に変更します
4. Save（保存）

   

   を選択します

最近のアイテム

「最近のアイテム」を使って、ワークスペースに最近追加されたコンテンツにすばやくアクセスします。

スマートチップセット表示

スマートチップセットを選択すると、そのセットに含まれるすべてのスマートチップが表示されます。

メタデータと列の操作

キーワード

キーワードを使用して、コンテンツの検索、フィルター、整理を支援します。

キーワード追加：

1. [列を管理する]を選択して、キーワード列を表示します
2. アイテムのキーワード列で「+」アイコンを選択します。
3. キーワードを入力し、Enterキーを押します。
4. Save（保存）を選択します

キーワード管理：

1. キーワード列でキーワードを選択します。
2. 「キーワードの管理」ウィンドウで、次の操作を行います。
   1. xを選択してキーワードを削除します
   2. 新しいキーワードを入力し、Enterキーを押して追加します。
3. Save（保存）を選択します

列管理

列管理を使用して、表に表示されるデータを制御します。

1. [列を管理する]を選択します
2. 表示または非表示にしたい列を選択します。

タイプと名前列は常に表示されます。

カスタムメタデータフィールド

カスタムメタデータフィールドを使用すると、アイテムの追加情報を追跡および管理することができます。 メタデータは、テーブルとアイテムのドロワーに表示され、ソート、フィルター、一括更新に使用することができます。

カスタムフィールドを作成します

1. [列を管理する
   
   ]を選択します
2. カスタムにカーソルを合わせます
3. 「列を管理」パネルで「 + 追加」アイコンを選択します

   

4. 列名を入力してください。
5. 列タイプを選択してください。
   1. フリーテキスト
   2. ドロップダウン
   3. Date（日付）
   4. リンク
   5. 数値
   6. User（ユーザー）
6. オプション：すべてのシステムに適用をオンにすると、環境全体でフィールドが表示されます。
7. オプション：複数のインスタンス（アカウントのユーザーなど）を選択できるようにしたい場合は、［複数の選択を許可］をオンにします
8. [カスタムフィールドを作成する]を選択します

メタデータ値を編集します

単一のアイテムを編集します

1. 表でアイテムを検索します。
2. メタデータフィールドを選択します。
3. 値を入力または選択します
4. Save（保存）を選択します

複数のアイテムを編集します

1. 複数のアイテムを選択します
2. カスタムフィールドを編集するアイコンを選択します。
3. フィールドを選択し、値を入力します。
4. Save（保存）を選択します

スマートチップセットを編集します：

1. 更新したいセットの横にあるチェックボックスを選択します。

2. フローティングツールバーの「カスタムフィールドの更新」アイコンをクリックします。

3. 値を入力または選択してください。

4. 値をセット内のすべてのスマートチップに適用するのか、セットのみに適用するのかを選択します。

   

メタデータ値を消去します

1. 削除したい値を含むアイテムを選択します。
2. カスタムフィールドを編集するアイコンを選択します。
3. フィールドを選択します
4. 「フィールド値のクリア」を選択します。

Show or hide custom fields

1. Select Manage Columns
2. Scroll to the Custom section
3. Select Hide for this system or Show for this system

Platform-Specific and Advanced Features

Switch platforms

If your account includes both web and mobile platforms, you can switch between them to manage platform-specific items.

Use the platform selector to:

• View items created for a specific platform
• Manage content without leaving Content Manager

Surveys

You can open Console Survey items directly in the Surveys console app from Content Manager.

• Select Open in Surveys to open the item in the Surveys console

Tip Tuesday Videos

The Console Content Manager

Implementing Custom Metadata Fields

Using Advanced Filters in Content Manager

Technical Notes

• Permission changes made in Content Manager are reflected in the editor, and vice versa
• Editing a segment resets saved segment data and may affect delivery for items connected to the segment
• Remove from view applies only to items added manually, not filtered content
• Only admins can create custom metadata fields
• Each account can have up to 100 custom metadata fields
• Clearing metadata values permanently removes data and cannot be undone
• The platform selector is available only for accounts with both web and mobile platforms enabled