Brief Overview

Content Manager provides a centralized workspace for managing WalkMe items. It includes a table-based interface that supports flexible views for organizing content, collaborating with teammates, and opening items in the editor.

Content Manager

Access

Access the Content Manager in the console:

1. Open the WalkMe Console
   
   • US-Rechenzentrum
   • EU-Datenzentrum
   • SAP US Data Center
   • SAP EU Data Center
   • FedRAMP-Rechenzentrum
   • Kanada-Rechenzentrum
2. Go to the Content category
3. Select Content Manager

Organize Content with Folders

Folder structure

Folders appear in the left panel and organize items hierarchically. Select a folder to view its contents in the main list. In Tree view, folders also appear directly in the list.

Creating a folder

1. Select Folder +, or
2. Open the Options menu and select Add Folder
3. Enter a folder name and select a color
4. Select Add folder

Sort folders

• Select the Sort icon

• Choose a sort order:

  • Newest

  • Oldest

  • A-Z

  • Z-A

Folder actions

Select the Options menu next to a folder to manage it:

• Publish

• Rename

• Move to folder

• Share

• Change color

• Archive

• Manage access

• Delete folder

• Create or add to view

• Create Solution

Folder permissions

Folder access management works the same way as in the editor.

1. Open the folder Options menu
2. Select Manage access
3. Choose your access settings

Folder Permissions

Find Content Quickly

Use search and filters to quickly locate items across folders, views, and environments.

Global search

Use the search bar in the left panel to find items and folders.

To refine results:

1. Switch between Items and Folders
2. Enter a full or partial name

Filters

Filter content by:

• Content attributes, such as item type, workflow tag, location, and keywords
• Ownership and status, such as creator, publish status, and last modified by
• Delivery and visibility, such as segment, status by environment, and in-menu status
• Collaboration, such as comment status and permalink availability

In menu filter

Filter content based on whether it appears in the WalkMe Menu.

1. Select the In Menu filter
2. Select Yes (appears in the menu) or No (doesn't appear in the menu)
3. Select Apply

Add filters

To narrow your results:

1. Select the Filter icon
2. Select + Add Filter
3. Choose a column
4. Set the condition and value
5. Select Apply

Contextual search

Use contextual search to find items by:

• Item name
• Item ID
• Item type

Example: Type Launcher to view launcher results.

Bulk selection across searches

Keep selected items while running new searches, then apply a single bulk action to all selected items.

Segments

Create, define, apply, and manage segments directly within the Content Manager. This functionality mirrors the capabilities available in the editor, enabling users to streamline their segmentation workflows.

To create a segment:

1. Select the + icon in the Segment column of the item line

2. Click the Create icon

3. The Create Segment condition builder will appear

4. Click Done

Condition Builder

To edit a segment

1. Click on + icon in the Segment column of the item line
2. Click the Edit icon
3. Click Continue
4. The Edit Segment condition builder will appear
5. Click Done

• Um einem Element Segmente zuzuweisen, klicken Sie auf die Informationen zu den Segmenten des Elements

Ebenfalls möglich:

• Wählen Sie das Element oder die Elemente aus

• Wählen Sie in der Optionsleiste die Option Segmente zuweisen aus

• Wählen Sie die Segmente aus

• Segmente zuweisen auswählen

• Um Segmente zu entfernen, deaktivieren Sie die Kästchen, denen Segmente zugewiesen sind
  

• Klicken Sie auf die Informationen des Elements in der Workflow-Spalte, um dem Element einen Workflow zuzuweisen oder neu zuzuweisen

Elemente verwalten

Elementaktionen

Wählen Sie das Optionsmenü in einer Elementzeile aus, um das Element zu verwalten. Die verfügbaren Aktionen umfassen:

• Veröffentlichen
• Rename (Umbenennen)
• Duplizieren
• Permalink kopieren
• Move to folder (In Ordner verschieben)
• Erstellen oder zur Ansicht hinzufügen
• „Archive“ (Archiv)
• Erweiterte Aktionen:
  • Vorschau von Folien
  • Eine Story erstellen
  • Konversation
• Delete item (Element löschen)
• Open in editor (Im Editor öffnen)

Elemente archivieren

Sie können ein Element in mehreren Umgebungen gleichzeitig archivieren, sodass Sie die Archivierungsaktion nicht in jeder Umgebung separat wiederholen müssen.

Massenaktionen

1. Wählen Sie ein oder mehrere Elemente über das Kontrollkästchen aus.
2. Wählen Sie eine Aktion aus der Symbolleiste für Massenaktionen aus, wie beispielsweise:
   • Segmente oder Workflow zuweisen
   • Elemente verschieben oder archivieren
   • Elemente veröffentlichen oder löschen
   • Ansichten erstellen oder hinzufügen
   • Schlüsselwörter zusammenführen oder benutzerdefinierte Felder aktualisieren

Inhalte exportieren

Exportieren Sie Inhaltsdaten aus jeder Ansicht in eine CSV-Datei.

1. Wählen Sie das Export-Symbol aus
2. Laden Sie die CSV-Datei herunter

Die CSV spiegelt die aktuelle Ansicht wider, einschließlich der sichtbaren Spalten und der Spaltenreihenfolge.

Publish content

1. Select one or multiple items

2. Select Publish
   
   

3. Select the environment you want to publish to

4. Select the settings you want to publish

   

5. Select Publish to [Env]

Preview, Collaborate, and Track Changes

Item preview

Select an item in the table to open the item drawer, which includes:

• Preview & Insights: Preview the item, review Insights data from the last 30 days, and view related Stories
• Conversations: View and leave comments, and tag collaborators
• Version history: Review previous edit versions of the item

Preview & Insights

Use Preview & Insights to view item screenshots and analytics.

Preview item screenshots

1. Hover over the preview
2. Select the Slides preview icon

Expand the preview

1. Hover over the preview
2. Select the Expand icon

Translated preview

Preview translated versions of your content directly in the preview window.

• Select the Language dropdown to view the item in each translated language

Conversations

Use Conversations to view and leave comments on items or preview slides, and tag collaborators. When a user is tagged, they receive a notification.

A message indicator will appear next to each item's name in the table showing the number of messages.

• A blue indicator means there are unread messages
• A gray indicator means all messages have been read

Comments

View comments

1. Select the message Indicator to open the Conversations tab
2. Optional: Use the All comments dropdown to filter by comment type
3. Optional: Select the Filter icon to filter comments by status

Resolve comments

• Select the Check icon at the top of the comment

Version history

The Version History tab shows all previous edit versions of the item.

Display settings

Use display settings to switch between:

• Flat view: Displays content in a single list without hierarchy
• Tree view: Displays content in a hierarchical structure with categories and subcategories

Analyze Engagement and Performance

Inline trend indicators

Inline trend indicators show performance changes directly in the table and item drawer, without switching to Insights.

Trend indicators appear next to:

• Unique users
• Interactions
• Goal completions

Each metric includes a visual indicator:

• Green arrow indicates an increase
• Red arrow indicates a decrease
• No arrow indicates no trend when the previous period value was zero

Trend calculations are based on the selected date range and update dynamically.

Smart Walk-Thru step analysis

View drop-offs, user paths, and step-level performance directly within the Smart Walk-Thru drawer.

Open the step analysis map

1. Select View Step Analysis
2. Review the Smart Walk-Thru analysis map

Interaction data date filter

Use the interaction data date filter to view analytics for a specific time range. You can access the date range filter in two ways:

From Display settings

1. Select the Display Settings icon
2. Select the dropdown next to the analytics label
3. Choose a time range

From an individual item

1. Select an item to open its detail panel
2. In Preview & Insights, select the dropdown next to the analytics label
3. Choose a time range

Analytics filters require at least one analytics column, such as unique users, total interactions, or goals reached.

Use Views to Monitor Content

Saved views

Saved views let you save and reuse table configurations to monitor content more efficiently. Saved views can include:

• Column selections
• Filters
• Sorting preferences

Saved views appear in the left panel and update automatically as items change.

Create and manage views

Create a view

1. Apply filters to the table
2. Select Save View
3. Enter a view name and description
4. Select Save View

Saved views are dynamic, so new items that match the filters appear automatically, and archived items are removed.

Add items to a view

To add a single item, open the item Options menu and select Create or add to view

1. Choose a new or existing view
2. Select Save

Add multiple items to a view

To add multiple items, select items using the checkbox, then select the Eye icon

1. Choose a new or existing view
2. Select Save

Remove items from views

Remove a single item

1. Open the Saved views dropdown
2. Open the Options menu for the view
3. Select Remove from view

Mehrere Elemente entfernen

1. Öffnen Sie das Dropdown-Menü „Gespeicherte Ansichten“ und wählen Sie eine Ansicht aus.
2. Mehrere Elemente auswählen
3. Wählen Sie das Symbol Aus der Ansicht entfernen aus

Ansichtsoptionen

Jede gespeicherte Ansicht enthält zusätzliche Aktionen:

• Rename (Umbenennen)
• Duplizieren
• Löschen

Greifen Sie auf diese Optionen über das Dropdown-Menü „Gespeicherte Ansichten“ zu.

Erweiterte Engagement-Filter

Erweiterte Engagement-Filter sind vordefinierte, schreibgeschützte Ansichten, die helfen, Inhalte zu identifizieren, die Aufmerksamkeit erfordern.

• Das Engagement ist um 30 % (30d) gestiegen: Zeigt Inhalte mit deutlich gestiegenem Engagement in den letzten 30 Tagen
• Das Engagement ist um 50 % (30d) gesunken: Hebt Inhalte hervor, bei denen das Engagement in den letzten 30 Tagen stark zurückgegangen ist
• Nicht aktualisiert (6 Mon): Listet Elemente auf, die in den letzten sechs Monaten nicht aktualisiert wurden

• Kein Engagement (30d): Hebt Inhalte hervor, die in den letzten 30 Tagen kein Engagement verursacht haben

Diese Ansichten können manuell mit Filtern neu erstellt werden, wenn Sie die Kriterien anpassen müssen.

Geteilte gespeicherte Ansichten

Erstellen Sie eine gespeicherte Ansicht und teilen Sie sie mit anderen Benutzern:

1. Wählen Sie Ansicht speichern aus
2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Sichtbarkeit die Option Freigegeben
   
   aus
3. Wählen Sie die Systeme aus, in denen Sie die Ansicht speichern möchten.
   
4. Wählen Sie Ansicht speichern aus

So teilen Sie eine vorhandene gespeicherte Ansicht:

1. Wählen Sie das Optionsmenü neben der gespeicherten Ansicht aus
2. Wählen Sie Bearbeiten aus
   
   
3. Ändern Sie die Sichtbarkeit in Freigegeben
4. Wählen Sie „Speichern

   

   “

Letzte Elemente

Verwenden Sie „Kürzlich verwendete Elemente“, um schnell auf Inhalte zuzugreifen, die kürzlich zum Arbeitsbereich hinzugefügt wurden.

SmartTip-Set-Anzeige

Wählen Sie ein SmartTip-Set aus, um alle in diesem Set enthaltenen SmartTips anzuzeigen.

Arbeiten mit Metadaten und Spalten

Keywords

Verwenden Sie Schlüsselwörter, um Inhalte zu suchen, zu filtern und zu organisieren.

Schlüsselwort hinzufügen:

1. Wählen Sie Spalten verwalten aus, um die Keyword-Spalte anzuzeigen
2. Wählen Sie das Symbol + in der Spalte Keyword für ein Element aus.
3. Geben Sie ein Schlüsselwort ein und drücken Sie die Eingabetaste.
4. Wählen Sie „Speichern“

Schlüsselwörter verwalten:

1. Wählen Sie ein Schlüsselwort in der Spalte Schlüsselwort aus
2. Im Fenster Schlüsselwörter verwalten:
   1. Wählen Sie x aus, um ein Schlüsselwort zu entfernen
   2. Geben Sie ein neues Schlüsselwort ein und drücken Sie die Eingabetaste, um eines hinzuzufügen
3. Wählen Sie „Speichern“

Spaltenverwaltung

Verwenden Sie die Spaltenverwaltung, um zu steuern, welche Daten in der Tabelle angezeigt werden.

1. Wählen Sie Spalten verwalten aus
2. Wählen Sie die Spalten aus, die Sie anzeigen oder ausblenden möchten.

Die Spalten Typ und Name sind immer sichtbar.

Benutzerdefinierte Metadatenfelder

Mit benutzerdefinierten Metadatenfeldern können Sie zusätzliche Informationen für Elemente verfolgen und verwalten. Metadaten werden in der Tabelle und der Elementschublade angezeigt und können zum Sortieren, Filtern und Massenaktualisierungen verwendet werden.

Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld

1. Wählen Sie Spalten verwalten aus
   
   
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerdefiniert
3. Wählen Sie das Symbol +Hinzufügen im Bereich Spalten verwalten aus

   

4. Geben Sie einen Spaltennamen ein
5. Wählen Sie einen Spaltentyp aus:
   1. Freitext
   2. Dropdown
   3. Date (Datum)
   4. Link
   5. Numerisch
   6. Benutzer
6. Optional: Aktivieren Sie die Option Auf alle Systeme anwenden, um das Feld in allen Umgebungen sichtbar zu machen.
7. Optional: Aktivieren Sie Mehrere Auswahlen zulassen, wenn Sie mehrere Instanzen auswählen möchten – z. B. Benutzer im Konto
8. Wählen Sie Benutzerdefiniertes Feld erstellen aus

Metadatenwerte bearbeiten

Ein einzelnes Element bearbeiten

1. Suchen Sie das Element in der Tabelle
2. Wählen Sie das Metadatenfeld aus
3. Geben Sie einen Wert ein oder wählen Sie ihn aus
4. Wählen Sie „Speichern“

Mehrere Elemente bearbeiten

1. Mehrere Elemente auswählen
2. Wählen Sie das Symbol Benutzerdefiniertes Feld bearbeiten aus
3. Wählen Sie ein Feld aus und geben Sie einen Wert ein
4. Wählen Sie „Speichern“

Bearbeiten Sie ein SmartTip-Set:

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Set, das Sie aktualisieren möchten.

2. Klicken Sie auf das Symbol Benutzerdefiniertes Feld aktualisieren in der schwebenden Symbolleiste

3. Geben Sie den Wert ein oder wählen Sie ihn aus

4. Wählen Sie aus, ob Sie den Wert auf alle SmartTips im Set oder nur auf das Set anwenden möchten.

   

Metadatenwerte löschen

1. Wählen Sie die Elemente aus, die die Werte enthalten, die Sie entfernen möchten.
2. Wählen Sie das Symbol Benutzerdefiniertes Feld bearbeiten aus
3. Wählen Sie das Feld aus
4. Wählen Sie Feldwerte löschen aus

Show or hide custom fields

1. Select Manage Columns
2. Scroll to the Custom section
3. Select Hide for this system or Show for this system

Platform-Specific and Advanced Features

Switch platforms

If your account includes both web and mobile platforms, you can switch between them to manage platform-specific items.

Use the platform selector to:

• View items created for a specific platform
• Manage content without leaving Content Manager

Surveys

You can open Console Survey items directly in the Surveys console app from Content Manager.

• Select Open in Surveys to open the item in the Surveys console

Tip Tuesday Videos

The Console Content Manager

Implementing Custom Metadata Fields

Using Advanced Filters in Content Manager

Technical Notes

• Permission changes made in Content Manager are reflected in the editor, and vice versa
• Editing a segment resets saved segment data and may affect delivery for items connected to the segment
• Remove from view applies only to items added manually, not filtered content
• Only admins can create custom metadata fields
• Each account can have up to 100 custom metadata fields
• Clearing metadata values permanently removes data and cannot be undone
• The platform selector is available only for accounts with both web and mobile platforms enabled