Brief Overview

Content Manager provides a centralized workspace for managing WalkMe items. It includes a table-based interface that supports flexible views for organizing content, collaborating with teammates, and opening items in the editor.

Content Manager

Access

Access the Content Manager in the console:

1. Open the WalkMe Console
   
   • Centre de données américain
   • Le centre de données de l'UE
   • Centre de données SAP US
   • Centre de données SAP EU
   • Centre de données FedRAMP
   • Centre de données du Canada
2. Go to the Content category
3. Select Content Manager

Organize Content with Folders

Folder structure

Folders appear in the left panel and organize items hierarchically. Select a folder to view its contents in the main list. In Tree view, folders also appear directly in the list.

Creating a folder

1. Select Folder +, or
2. Open the Options menu and select Add Folder
3. Enter a folder name and select a color
4. Select Add folder

Sort folders

• Select the Sort icon

• Choose a sort order:

  • Newest

  • Oldest

  • A-Z

  • Z-A

Folder actions

Select the Options menu next to a folder to manage it:

• Publish

• Rename

• Move to folder

• Share

• Change color

• Archive

• Manage access

• Delete folder

• Create or add to view

• Create Solution

Folder permissions

Folder access management works the same way as in the editor.

1. Open the folder Options menu
2. Select Manage access
3. Choose your access settings

Folder Permissions

Find Content Quickly

Use search and filters to quickly locate items across folders, views, and environments.

Global search

Use the search bar in the left panel to find items and folders.

To refine results:

1. Switch between Items and Folders
2. Enter a full or partial name

Filters

Filter content by:

• Content attributes, such as item type, workflow tag, location, and keywords
• Ownership and status, such as creator, publish status, and last modified by
• Delivery and visibility, such as segment, status by environment, and in-menu status
• Collaboration, such as comment status and permalink availability

In menu filter

Filter content based on whether it appears in the WalkMe Menu.

1. Select the In Menu filter
2. Select Yes (appears in the menu) or No (doesn't appear in the menu)
3. Select Apply

Add filters

To narrow your results:

1. Select the Filter icon
2. Select + Add Filter
3. Choose a column
4. Set the condition and value
5. Select Apply

Contextual search

Use contextual search to find items by:

• Item name
• Item ID
• Item type

Example: Type Launcher to view launcher results.

Bulk selection across searches

Keep selected items while running new searches, then apply a single bulk action to all selected items.

Segments

Create, define, apply, and manage segments directly within the Content Manager. This functionality mirrors the capabilities available in the editor, enabling users to streamline their segmentation workflows.

To create a segment:

1. Select the + icon in the Segment column of the item line

2. Click the Create icon

3. The Create Segment condition builder will appear

4. Click Done

Condition Builder

To edit a segment

1. Click on + icon in the Segment column of the item line
2. Click the Edit icon
3. Click Continue
4. The Edit Segment condition builder will appear
5. Click Done

• Pour attribuer des segments à un élément, cliquez sur les informations relatives aux segments de l'élément

Ou

• Sélectionnez le ou les éléments

• Dans la barre Options, sélectionnez Attribuer des segments

• Sélectionnez les segments

• Sélectionnez Attribuer des segments

• Pour supprimer les segments, décochez les cases auxquelles des segments sont attribués
  

• Cliquez sur les informations de l'élément dans la colonne Flux de travail pour attribuer ou réattribuer un flux de travail à l'élément

Gérer les éléments

Actions d'élément

Sélectionnez le menu Options dans une ligne d'élément pour gérer l'élément. Les actions disponibles comprennent :

• Le mode Publication
• Renommer
• Dupliquer
• Copier le lien permanent
• Déplacer vers le dossier
• Créer ou ajouter à la vue
• Archiver
• Actions avancées:
  • Prévisualiser les diapositives
  • Créer une histoire
  • Conversation
• Supprimer l'élément
• Ouvrir dans l'éditeur

Archiver les éléments

Vous pouvez archiver un élément dans plusieurs environnements à la fois, vous n'avez donc pas besoin de répéter l'action d'archivage dans chaque environnement séparément.

Actions en masse

1. Sélectionnez un ou plusieurs éléments à l'aide de la case à cocher
2. Sélectionnez une action dans la barre d'outils des actions en masse, telle que :
   • Attribuer des segments ou un flux de travail
   • Déplacer ou archiver les éléments
   • Publier ou supprimer des éléments
   • Créer ou ajouter aux vues
   • Fusionner des mots-clés ou mettre à jour les champs personnalisés

Exporter le contenu

Exportez les données de contenu de n'importe quelle vue vers un fichier CSV.

1. Sélectionnez l'icône Exporter
2. Téléchargez le fichier CSV

Le CSV reflète la vue actuelle, y compris les colonnes visibles et l'ordre des colonnes.

Publish content

1. Select one or multiple items

2. Select Publish
   
   

3. Select the environment you want to publish to

4. Select the settings you want to publish

   

5. Select Publish to [Env]

Preview, Collaborate, and Track Changes

Item preview

Select an item in the table to open the item drawer, which includes:

• Preview & Insights: Preview the item, review Insights data from the last 30 days, and view related Stories
• Conversations: View and leave comments, and tag collaborators
• Version history: Review previous edit versions of the item

Preview & Insights

Use Preview & Insights to view item screenshots and analytics.

Preview item screenshots

1. Hover over the preview
2. Select the Slides preview icon

Expand the preview

1. Hover over the preview
2. Select the Expand icon

Translated preview

Preview translated versions of your content directly in the preview window.

• Select the Language dropdown to view the item in each translated language

Conversations

Use Conversations to view and leave comments on items or preview slides, and tag collaborators. When a user is tagged, they receive a notification.

A message indicator will appear next to each item's name in the table showing the number of messages.

• A blue indicator means there are unread messages
• A gray indicator means all messages have been read

Comments

View comments

1. Select the message Indicator to open the Conversations tab
2. Optional: Use the All comments dropdown to filter by comment type
3. Optional: Select the Filter icon to filter comments by status

Resolve comments

• Select the Check icon at the top of the comment

Version history

The Version History tab shows all previous edit versions of the item.

Display settings

Use display settings to switch between:

• Flat view: Displays content in a single list without hierarchy
• Tree view: Displays content in a hierarchical structure with categories and subcategories

Analyze Engagement and Performance

Inline trend indicators

Inline trend indicators show performance changes directly in the table and item drawer, without switching to Insights.

Trend indicators appear next to:

• Unique users
• Interactions
• Goal completions

Each metric includes a visual indicator:

• Green arrow indicates an increase
• Red arrow indicates a decrease
• No arrow indicates no trend when the previous period value was zero

Trend calculations are based on the selected date range and update dynamically.

Smart Walk-Thru step analysis

View drop-offs, user paths, and step-level performance directly within the Smart Walk-Thru drawer.

Open the step analysis map

1. Select View Step Analysis
2. Review the Smart Walk-Thru analysis map

Interaction data date filter

Use the interaction data date filter to view analytics for a specific time range. You can access the date range filter in two ways:

From Display settings

1. Select the Display Settings icon
2. Select the dropdown next to the analytics label
3. Choose a time range

From an individual item

1. Select an item to open its detail panel
2. In Preview & Insights, select the dropdown next to the analytics label
3. Choose a time range

Analytics filters require at least one analytics column, such as unique users, total interactions, or goals reached.

Use Views to Monitor Content

Saved views

Saved views let you save and reuse table configurations to monitor content more efficiently. Saved views can include:

• Column selections
• Filters
• Sorting preferences

Saved views appear in the left panel and update automatically as items change.

Create and manage views

Create a view

1. Apply filters to the table
2. Select Save View
3. Enter a view name and description
4. Select Save View

Saved views are dynamic, so new items that match the filters appear automatically, and archived items are removed.

Add items to a view

To add a single item, open the item Options menu and select Create or add to view

1. Choose a new or existing view
2. Select Save

Add multiple items to a view

To add multiple items, select items using the checkbox, then select the Eye icon

1. Choose a new or existing view
2. Select Save

Remove items from views

Remove a single item

1. Open the Saved views dropdown
2. Open the Options menu for the view
3. Select Remove from view

Supprimer plusieurs éléments

1. Ouvrez le menu déroulant Vues enregistrées et sélectionnez une vue
2. Sélectionnez plusieurs éléments
3. Sélectionnez l'icône Supprimer de la vue

Options d'affichage

Chaque vue enregistrée comprend des actions supplémentaires :

• Renommer
• Dupliquer
• Supprimer

Accédez à ces options à partir du menu déroulant Vues enregistrées.

Filtres d'engagement avancés

Les filtres d'engagement avancés sont des vues prédéfinies en lecture seule qui aident à identifier le contenu nécessitant de l'attention.

• Engagement augmenté de 30 % (30j) : affiche le contenu avec une augmentation significative de l'engagement au cours des 30 derniers jours
• L'engagement a chuté de 50 % (30 j) : met en évidence le contenu avec une forte baisse de l'engagement au cours des 30 derniers jours
• Non mis à jour (6mo) : répertorie les éléments qui n'ont pas été mis à jour au cours des six derniers mois

• Aucun engagement (30j) : met en évidence le contenu sans engagement au cours des 30 derniers jours

Ces vues peuvent être recréées manuellement à l'aide de filtres si vous devez ajuster les critères.

Vues enregistrées partagées

Créez une vue enregistrée et partagez-la avec d'autres utilisateurs :

1. Sélectionnez Enregistrer la vue
2. Dans la liste déroulante Visibilité, sélectionnez Partagé
   
   
3. Sélectionnez les systèmes dans lesquels vous souhaitez enregistrer la vue
   
4. Sélectionnez Enregistrer la vue

Pour partager une vue enregistrée existante :

1. Sélectionnez le menu Options à côté de la vue enregistrée
2. Sélectionnez Modifier
   
   
3. Modifier la visibilité en Partagé
4. Sélectionnez Enregistrer

   

Éléments récents

Utilisez les éléments récents pour accéder rapidement au contenu qui a été récemment ajouté à l'espace de travail.

Affichage de l'ensemble de SmartTip

Sélectionnez un ensemble de SmartTips pour afficher tous les SmartTips inclus dans cet ensemble.

Travailler avec les métadonnées et les colonnes

Mots-clés

Utilisez des mots-clés pour aider à rechercher, filtrer et organiser le contenu.

Ajoutez des mots-clés :

1. Sélectionnez Gérer les colonnes pour afficher la colonne de mot-clé
2. Sélectionnez l'icône + dans la colonne Mot-clé pour un élément
3. Saisissez un mot-clé et appuyez sur Entrée
4. Sélectionnez Enregistrer

Gérer les mots-clés :

1. Sélectionnez un mot-clé dans la colonne Mot-clé
2. Dans la fenêtre Gérer les mots-clés :
   1. Sélectionnez x pour supprimer un mot-clé
   2. Saisissez un nouveau mot-clé et appuyez sur Entrée pour en ajouter un
3. Sélectionnez Enregistrer

Gestion des colonnes

Utilisez la gestion des colonnes pour contrôler les données qui apparaissent dans le tableau.

1. Sélectionnez Gérer les colonnes
2. Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez afficher ou masquer

Les colonnes Type et Nom sont toujours visibles.

Champs de métadonnées personnalisés

Les champs de métadonnées personnalisés vous permettent de suivre et de gérer des informations supplémentaires pour les éléments. Les métadonnées apparaissent dans le tableau et le tiroir d'éléments et peuvent être utilisées pour le tri, le filtrage et les mises à jour en masse.

Créer un champ personnalisé

1. Sélectionnez Gérer les colonnes
   
   
2. Passez la souris sur Personnalisé
3. Sélectionnez l'icône +Ajouter dans le panneau Gérer les colonnes

   

4. Saisissez un nom de colonne
5. Choisissez un type de colonne :
   1. Texte libre
   2. Menu déroulant
   3. Date
   4. Lien
   5. Numérique
   6. Utilisateur
6. En option : activez l'option Appliquer à tous les systèmes pour rendre le champ visible dans tous les environnements
7. Facultatif : activez Autoriser plusieurs sélections si vous souhaitez pouvoir sélectionner plusieurs instances, par exemple, les utilisateurs dans le compte
8. Sélectionnez Créer un champ personnalisé

Modifier les valeurs de métadonnées

Modifier un seul élément

1. Localisez l'élément dans le tableau
2. Sélectionnez le champ de métadonnées
3. Saisissez ou sélectionnez une valeur
4. Sélectionnez Enregistrer

Modifier plusieurs éléments

1. Sélectionnez plusieurs éléments
2. Sélectionnez l'icône Modifier le champ personnalisé
3. Choisissez un champ et entrez une valeur
4. Sélectionnez Enregistrer

Modifier un ensemble SmartTip :

1. Sélectionnez la case à cocher à côté de l'ensemble que vous souhaitez mettre à jour

2. Cliquez sur l'icône Mettre à jour le champ personnalisé dans la barre d'outils flottante

3. Saisissez ou sélectionnez la valeur

4. Choisissez si vous souhaitez appliquer la valeur à tous les SmartTips de l'ensemble ou à l'ensemble uniquement

   

Supprimer les valeurs de métadonnées

1. Sélectionnez les éléments qui contiennent les valeurs que vous souhaitez supprimer
2. Sélectionnez l'icône Modifier le champ personnalisé
3. Choisissez le champ
4. Sélectionnez Effacer les valeurs de champ

Show or hide custom fields

1. Select Manage Columns
2. Scroll to the Custom section
3. Select Hide for this system or Show for this system

Platform-Specific and Advanced Features

Switch platforms

If your account includes both web and mobile platforms, you can switch between them to manage platform-specific items.

Use the platform selector to:

• View items created for a specific platform
• Manage content without leaving Content Manager

Surveys

You can open Console Survey items directly in the Surveys console app from Content Manager.

• Select Open in Surveys to open the item in the Surveys console

Tip Tuesday Videos

The Console Content Manager

Implementing Custom Metadata Fields

Using Advanced Filters in Content Manager

Technical Notes

• Permission changes made in Content Manager are reflected in the editor, and vice versa
• Editing a segment resets saved segment data and may affect delivery for items connected to the segment
• Remove from view applies only to items added manually, not filtered content
• Only admins can create custom metadata fields
• Each account can have up to 100 custom metadata fields
• Clearing metadata values permanently removes data and cannot be undone
• The platform selector is available only for accounts with both web and mobile platforms enabled