Brief Overview

Content Manager provides a centralized workspace for managing WalkMe items. It includes a table-based interface that supports flexible views for organizing content, collaborating with teammates, and opening items in the editor.

Content Manager

Access

Access the Content Manager in the console:

1. Open the WalkMe Console
   
   • Centro de dados dos EUA
   • Centro de dados da UE
   • Centro de dados SAP EUA
   • Centro de dados SAP UE
   • Centro de dados FedRAMP
   • Centro de Dados do Canadá
2. Go to the Content category
3. Select Content Manager

Organize Content with Folders

Folder structure

Folders appear in the left panel and organize items hierarchically. Select a folder to view its contents in the main list. In Tree view, folders also appear directly in the list.

Creating a folder

1. Select Folder +, or
2. Open the Options menu and select Add Folder
3. Enter a folder name and select a color
4. Select Add folder

Sort folders

• Select the Sort icon

• Choose a sort order:

  • Newest

  • Oldest

  • A-Z

  • Z-A

Folder actions

Select the Options menu next to a folder to manage it:

• Publish

• Rename

• Move to folder

• Share

• Change color

• Archive

• Manage access

• Delete folder

• Create or add to view

• Create Solution

Folder permissions

Folder access management works the same way as in the editor.

1. Open the folder Options menu
2. Select Manage access
3. Choose your access settings

Folder Permissions

Find Content Quickly

Use search and filters to quickly locate items across folders, views, and environments.

Global search

Use the search bar in the left panel to find items and folders.

To refine results:

1. Switch between Items and Folders
2. Enter a full or partial name

Filters

Filter content by:

• Content attributes, such as item type, workflow tag, location, and keywords
• Ownership and status, such as creator, publish status, and last modified by
• Delivery and visibility, such as segment, status by environment, and in-menu status
• Collaboration, such as comment status and permalink availability

In menu filter

Filter content based on whether it appears in the WalkMe Menu.

1. Select the In Menu filter
2. Select Yes (appears in the menu) or No (doesn't appear in the menu)
3. Select Apply

Add filters

To narrow your results:

1. Select the Filter icon
2. Select + Add Filter
3. Choose a column
4. Set the condition and value
5. Select Apply

Contextual search

Use contextual search to find items by:

• Item name
• Item ID
• Item type

Example: Type Launcher to view launcher results.

Bulk selection across searches

Keep selected items while running new searches, then apply a single bulk action to all selected items.

Segments

Create, define, apply, and manage segments directly within the Content Manager. This functionality mirrors the capabilities available in the editor, enabling users to streamline their segmentation workflows.

To create a segment:

1. Select the + icon in the Segment column of the item line

2. Click the Create icon

3. The Create Segment condition builder will appear

4. Click Done

Condition Builder

To edit a segment

1. Click on + icon in the Segment column of the item line
2. Click the Edit icon
3. Click Continue
4. The Edit Segment condition builder will appear
5. Click Done

• Para atribuir segmentos a um item, clique nas informações de segmentos do item

Ou

• Selecione o item ou itens

• Na barra de Opções, selecione Atribuir Segmentos

• Selecione os segmentos

• Selecione Atribuir Segmentos

• Para remover segmentos, desmarque as caixas que têm segmentos atribuídos
  

• Clique nas informações do item na coluna Fluxo de Trabalho para atribuir ou reatribuir um fluxo de trabalho ao item

Gerenciar Itens

Ações do item

Selecione o menu Opções em uma linha de itens para gerenciar o item. As ações disponíveis incluem:

• Publicar
• Mudar o nome
• Duplicar
• Copiar permalink
• Mover para a pasta
• Criar ou adicionar à visualização
• Arquivar
• Ações avançadas:
  • Pré-visualizar slides
  • Criar uma história
  • Conversa
• Excluir item
• Abrir no editor

Arquivar itens

Você pode arquivar um item em vários ambientes ao mesmo tempo, portanto, não é necessário repetir a ação de arquivamento em cada ambiente separadamente.

Ações em massa

1. Selecione um ou mais itens usando a caixa de seleção
2. Selecione uma ação na barra de ferramentas de ações em massa, como:
   • Atribuir segmentos ou fluxo de trabalho
   • Mover ou arquivar itens
   • Publicar ou excluir itens
   • Criar ou adicionar às visualizações
   • Mesclar palavras-chave ou atualizar campos personalizados

Exportar conteúdo

Exporte dados de conteúdo de qualquer visualização para um arquivo CSV.

1. Selecione o ícone Exportar
2. Baixe o arquivo CSV

O CSV reflete a visualização atual, incluindo as colunas visíveis e a ordem das colunas.

Publish content

1. Select one or multiple items

2. Select Publish
   
   

3. Select the environment you want to publish to

4. Select the settings you want to publish

   

5. Select Publish to [Env]

Preview, Collaborate, and Track Changes

Item preview

Select an item in the table to open the item drawer, which includes:

• Preview & Insights: Preview the item, review Insights data from the last 30 days, and view related Stories
• Conversations: View and leave comments, and tag collaborators
• Version history: Review previous edit versions of the item

Preview & Insights

Use Preview & Insights to view item screenshots and analytics.

Preview item screenshots

1. Hover over the preview
2. Select the Slides preview icon

Expand the preview

1. Hover over the preview
2. Select the Expand icon

Translated preview

Preview translated versions of your content directly in the preview window.

• Select the Language dropdown to view the item in each translated language

Conversations

Use Conversations to view and leave comments on items or preview slides, and tag collaborators. When a user is tagged, they receive a notification.

A message indicator will appear next to each item's name in the table showing the number of messages.

• A blue indicator means there are unread messages
• A gray indicator means all messages have been read

Comments

View comments

1. Select the message Indicator to open the Conversations tab
2. Optional: Use the All comments dropdown to filter by comment type
3. Optional: Select the Filter icon to filter comments by status

Resolve comments

• Select the Check icon at the top of the comment

Version history

The Version History tab shows all previous edit versions of the item.

Display settings

Use display settings to switch between:

• Flat view: Displays content in a single list without hierarchy
• Tree view: Displays content in a hierarchical structure with categories and subcategories

Analyze Engagement and Performance

Inline trend indicators

Inline trend indicators show performance changes directly in the table and item drawer, without switching to Insights.

Trend indicators appear next to:

• Unique users
• Interactions
• Goal completions

Each metric includes a visual indicator:

• Green arrow indicates an increase
• Red arrow indicates a decrease
• No arrow indicates no trend when the previous period value was zero

Trend calculations are based on the selected date range and update dynamically.

Smart Walk-Thru step analysis

View drop-offs, user paths, and step-level performance directly within the Smart Walk-Thru drawer.

Open the step analysis map

1. Select View Step Analysis
2. Review the Smart Walk-Thru analysis map

Interaction data date filter

Use the interaction data date filter to view analytics for a specific time range. You can access the date range filter in two ways:

From Display settings

1. Select the Display Settings icon
2. Select the dropdown next to the analytics label
3. Choose a time range

From an individual item

1. Select an item to open its detail panel
2. In Preview & Insights, select the dropdown next to the analytics label
3. Choose a time range

Analytics filters require at least one analytics column, such as unique users, total interactions, or goals reached.

Use Views to Monitor Content

Saved views

Saved views let you save and reuse table configurations to monitor content more efficiently. Saved views can include:

• Column selections
• Filters
• Sorting preferences

Saved views appear in the left panel and update automatically as items change.

Create and manage views

Create a view

1. Apply filters to the table
2. Select Save View
3. Enter a view name and description
4. Select Save View

Saved views are dynamic, so new items that match the filters appear automatically, and archived items are removed.

Add items to a view

To add a single item, open the item Options menu and select Create or add to view

1. Choose a new or existing view
2. Select Save

Add multiple items to a view

To add multiple items, select items using the checkbox, then select the Eye icon

1. Choose a new or existing view
2. Select Save

Remove items from views

Remove a single item

1. Open the Saved views dropdown
2. Open the Options menu for the view
3. Select Remove from view

Remover vários itens

1. Abra o menu suspenso Visualizações salvas e selecione uma visualização
2. Selecione vários itens
3. Selecione o ícone Remover da visualização

Opções de visualização

Cada visualização salva inclui ações adicionais:

• Renomear
• Duplicate
• Excluir

Acesse essas opções no menu suspenso Visualizações salvas.

Filtros avançados de engajamento

Os filtros de engajamento avançados são visualizações predefinidas somente para leitura que ajudam a identificar o conteúdo que requer atenção.

• Engajamento aumentado 30% (30d): mostra conteúdo com um aumento significativo no engajamento nos últimos 30 dias
• Engajamento caiu 50% (30 dias): destaca o conteúdo com queda acentuada no engajamento nos últimos 30 dias
• Não atualizado (6 meses): lista itens que não foram atualizados nos últimos seis meses

• Sem engajamento (30d): destaca o conteúdo sem engajamento nos últimos 30 dias

Essas visualizações podem ser recriadas manualmente usando filtros, se precisar ajustar os critérios.

Visualizações salvas compartilhadas

Crie uma visualização salva e compartilhe-a com outros Usuários:

1. Selecione Salvar visualização
2. No menu suspenso Visibilidade, selecione Compartilhado
   
   
3. Selecione os sistemas nos quais deseja salvar a visualização
   
4. Selecione Salvar visualização

Para compartilhar uma visualização salva existente:

1. Selecione o Menu Opções ao lado da visualização salva
2. Selecione Editar
   
   
3. Altere a visibilidade para Compartilhada
4. Selecione Salvar

   

Itens recentes

Use Itens recentes para acessar rapidamente o conteúdo adicionado recentemente ao espaço de trabalho.

Visor do conjunto SmartTip

Selecione um conjunto de SmartTips para visualizar todas as SmartTips incluídas nesse conjunto.

Trabalhe com Metadados e Colunas

Palavras-chave

Use palavras-chave para ajudar a pesquisar, filtrar e organizar o conteúdo.

Adicionar palavras-chave:

1. Selecione Gerenciar Colunas para exibir a coluna de palavras-chave
2. Selecione o ícone + na coluna Palavra-chave para um item
3. Digite uma palavra-chave e pressione Enter
4. Selecione Salvar

Gerenciar palavras-chave:

1. Selecione uma palavra-chave na coluna Palavra-chave
2. Na janela Gerenciar palavras-chave:
   1. Selecione x para remover uma palavra-chave
   2. Insira uma nova palavra-chave e pressione Enter para adicionar uma
3. Selecione Salvar

Gestão de colunas

Use o gerenciamento de colunas para controlar quais dados aparecem na tabela.

1. Selecione Gerenciar Colunas
2. Selecione as colunas que deseja mostrar ou ocultar

As colunas Tipo e Nome estão sempre visíveis.

Campos de metadados personalizados

Campos de metadados personalizados permitem rastrear e gerenciar informações adicionais para itens. Os metadados aparecem na tabela e na gaveta de itens e podem ser usados para classificação, filtragem e atualizações em massa.

Criar um campo personalizado

1. Selecione Gerenciar Colunas
   
   
2. Passe o mouse sobre Personalizado
3. Selecione o ícone +Adicionar no painel Gerenciar Colunas

   

4. Insira um nome de coluna
5. Escolha um tipo de coluna:
   1. Texto livre
   2. Lista suspensa
   3. Data
   4. Link
   5. Numérico
   6. Usuário
6. Opcional: ative Aplicar a todos os sistemas para tornar o campo visível em todos os ambientes
7. Opcional: ative Permitir várias seleções se quiser selecionar várias instâncias, por exemplo, Usuários na conta
8. Selecione Criar Campo Personalizado

Editar valores de metadados

Editar um único item

1. Localize o item na tabela
2. Selecione o campo de metadados
3. Insira ou selecione um valor
4. Selecione Salvar

Editar vários itens

1. Selecione vários itens
2. Selecione o ícone Editar campo personalizado
3. Escolha um campo e insira um valor
4. Selecione Salvar

Editar um conjunto SmartTip:

1. Selecione a caixa de seleção ao lado do conjunto que deseja atualizar

2. Clique no ícone Atualizar campo personalizado na barra de ferramentas flutuante

3. Insira ou selecione o valor

4. Escolha se deseja aplicar o valor a todas as SmartTips no conjunto ou apenas ao conjunto

   

Limpar valores de metadados

1. Selecione os itens que contêm os valores que deseja remover
2. Selecione o ícone Editar campo personalizado
3. Escolha o campo
4. Selecione Limpar Valores de Campo

Show or hide custom fields

1. Select Manage Columns
2. Scroll to the Custom section
3. Select Hide for this system or Show for this system

Platform-Specific and Advanced Features

Switch platforms

If your account includes both web and mobile platforms, you can switch between them to manage platform-specific items.

Use the platform selector to:

• View items created for a specific platform
• Manage content without leaving Content Manager

Surveys

You can open Console Survey items directly in the Surveys console app from Content Manager.

• Select Open in Surveys to open the item in the Surveys console

Tip Tuesday Videos

The Console Content Manager

Implementing Custom Metadata Fields

Using Advanced Filters in Content Manager

Technical Notes

• Permission changes made in Content Manager are reflected in the editor, and vice versa
• Editing a segment resets saved segment data and may affect delivery for items connected to the segment
• Remove from view applies only to items added manually, not filtered content
• Only admins can create custom metadata fields
• Each account can have up to 100 custom metadata fields
• Clearing metadata values permanently removes data and cannot be undone
• The platform selector is available only for accounts with both web and mobile platforms enabled