同僚を外部ワークフローに招待する
概要
Share Workflows（ワークフローの共有）の紹介 - チームがコラボレーションし、情報を共有するのに最適な方法です！ この機能により、効率的なコミュニケーションが促進され、すべての関係者がワークフローのプロセスに確実に関与することができます。 使い方は簡単です。メールによってリンクを送信し、同僚を外部コンソールサイトの特定のワークフローに招待するだけです。 これにより、より効果的に共同作業を行い、時間を節約し、生産性を高めることができます。
主な利点
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選択的な共有：ユーザーは、特定の個人またはグループとワークフローを選択的に共有でき、関係者のみが関連情報にアクセスできるようにします
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合理化されたコミュニケーション：この機能は、受信者を招待したり、文脈に沿ったメッセージを招待状に記載したりするのに便利なプラットフォームを提供することで、効果的なコミュニケーションに役立ちます。
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コントロールの強化：WalkMeユーザーは、情報拡散のコントロールを維持し、機密のワークフローを認可されたユーザーのみと共有できるようにします
招待の送信方法
顧客は、ワークフローアプリを使用して、ワークフローアクセラレーターを簡単に設定できます。 WalkMeの認証情報がある場合は、内部コンソールからアプリにアクセスできます。
あるいは、認証情報のない顧客でも、認証を受けた人物から招待を受け取ることで、アプリを使用できます。 外部コンソールはこの目的のために使用されます。 このセクションでは、顧客への招待の送信方法について説明します。
外部サイトへのアクセス
WalkMeの内部コンソールにログインし、サイドバーでワークフローアプリケーションに移動すると、WalkMeが選択したビジネスドメインを掲載するホームページが表示されます。
新しい［Share Workflows（ワークフローの共有）］ボタンがヘッダーにあり、共有プロセスを開始するように案内します。
受信者の招待
［Share Workflows（ワークフローの共有）］ボタンをクリックするとポップアップが起動し、1件または複数の受信者のメールアドレスを入力できます。 さらに、受信者へのパーソナライズされたメッセージを含め、共有ワークフローに関するコンテキストまたは指示を記載するオプションがあります。
必要な受信者情報の入力とメッセージの作成が完了したら、［Send Invitation（招待の送信）］をクリックします。
この時点で、バックエンドシステムはリクエストを処理し、指定された各受信者用にカスタマイズされたメールの招待状を生成します。
受信者インタラクション
受信者は、[Access WalkMe Workflows Now（今すぐWalkme Workflowsにアクセスする）］ボタンを記載したメールの招待状を受け取ります。 メール内でこれをクリックすると、受信者は新しいブラウザタブに誘導され、ワークフローの外部サイトに即座にアクセスします。
認証コード
招待メールからアクセスしていないワークフローの外部サイトに移動するユーザーは、サイトにアクセスするために認証コードを入力する必要があります。
認証コードは、受信者の招待メールに記載されています。
技術的なノート
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外部タスク共有はサポートされていません：ユーザーがウィッシュリストを共有している場合、メールにはワークフローへのリンクが記載されています。 ただし、タスクは外部で共有できないため、メールにそれらへのリンクを記載することはありません
- 招待の有効性：ユーザーがメールを介してワークフローアクセラレーターの外部サイトにアクセスするように招待された場合、招待は発行から14日間有効です
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認証コードの妥当性：元の招待メールに記載されている認証コードは、発行時から14日間有効です
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セキュリティ対策：認証コード要件は、有効な招待または認証コードを持つ認可された受信者のみがワークフローアクセラレーターの外部サイトにアクセスできるようにすることで、セキュリティを強化します
- 時間感度：ユーザーは、アクセス問題を避けるために、規定された14日間の有効期間内に招待と認証コードを利用することをお勧めします。 6日間の検証期間が経過すると、WalkMeの従業員またはWalkMeユーザーは、ユーザーとアクセスを再共有する必要があります