Get started: Download templates now
Breve Visão Geral
Se você está priorizando dentro de um projeto (quais fluxos de trabalho devem ser criados primeiro?) ou entre projetos (temos muitas solicitações, qual projeto devemos abordar primeiro?), uma estratégia de priorização é fundamental.
Além disso, um processo de entrada descreve as necessidades, os resultados e o relacionamento entre o solicitante de conteúdo da WalkMe e a equipe de entrega do DAP. Um processo de entrada simplificado é um dos primeiros passos para expandir o alcance da adoção digital em sua empresa e criar uma prática de excelência operacional.
Como isso afeta seu programa
Resultados se bem feito
- Simplifique a coleta de informações
- Defina claramente expectativas sobre o processo de aprovação do projeto e cronograma
- Alinhamento antecipado de valor entre o solicitante e o CoE
- Indicador principal de sucesso do CoE
Resultados se não forem bons
- Incapacidade de escalar
- Expectativas desalinhadas dos solicitantes
- Recursos retidos em projetos de baixo impacto
Etapa 1: Definir Critérios de Priorização
Mesmo que você não esteja pronto para um processo de aceitação completo, padronizar perguntas de priorização é uma ótima maneira de melhorar a eficiência durante a fase de descoberta de um novo projeto.
Ao priorizar, considere fazer perguntas que abordem as três (3) categorias a seguir:
- Impacto: Qual é o efeito esperado nos objetivos de negócios e Indicadores-chave de desempenho (KPIs)?
- Complexidade: Quão complexos são o(s) fluxo(s) de trabalho? Quão difícil será a implementação considerando outras restrições organizacionais?
- Alcance Quais departamentos e quantas pessoas serão beneficiadas com isso?
Consulte Baixar modelos e ferramentas abaixo para obter uma lista de amostra de perguntas de priorização com as quais você pode trabalhar! Revise a lista (adicionar, subtrair, editar) até que ela atenda às necessidades da sua empresa.
Dica: comece de forma simples
Vitórias rápidas criam confiança, tangibilidade e comercialização para impulsionar a WalkMe em sua organização. Certifique-se de que sua definição de sucesso seja clara, mensurável e acordada pela liderança.
À medida que você amadurece e a WalkMe obtém o voto de confiança da sua organização, você só pode começar a assumir projetos mais complexos se o benefício for claro, mensurável e superar significativamente os custos de entrada.
Lembre-se de que projetos mais complexos significam custos de recursos mais altos tanto para a construção inicial quanto para os esforços de manutenção de conteúdo a longo prazo.
A maioria dos clientes considera apenas os esforços iniciais de implementação ao priorizar. Certifique-se de considerar o longo prazo antes de assumir um projeto de maior complexidade.
Um formulário de entrada é um documento que os solicitantes devem preencher e enviar para revisão pela equipe DAP. Consulte Baixar modelos e ferramentas abaixo para obter modelos de formulários de entrada para começar.
Integre esse processo para maior adoção.
As melhores empresas incorporam um formulário de entrada em seus fluxos de trabalho e tecnologias atuais. Por exemplo:
- A empresa A tem um processo de solicitação de serviço compartilhado no ServiceNow. Esse processo de solicitação agora inclui a capacidade de solicitar suporte do Centro de Excelência em Adoção Digital.
- A empresa B usa o JIRA e incorporou o processo de solicitação do WalkMe no fluxo de tickets do JIRA.
- A empresa C hospeda todos os formulários de solicitação no Sharepoint e agora tem um formulário de solicitação de suporte de adoção digital personalizado.
- A empresa D usa um iniciador do WalkMe chamado "Feedback sobre a experiência no aplicativo" que vincula a um formulário de solicitação.
Etapa 3: Mapear seu processo de entrada
Um processo de entrada é o Procedimento Operacional Padrão com etapas desde Solicitação até Ponto de Aprovação/Decisão. Deve incluir fases com definição clara de propriedade e critérios de entrada/saída. Os melhores procedimentos operacionais padrão incluem dois componentes: um mapeamento visual (para compreensão de alto nível) e uma descrição detalhada (geralmente em formato de tabela, com uma linha para cada fase).
Consulte Baixar modelos e ferramentas abaixo para obter um modelo de processo de entrada com um fluxograma e uma visualização de tabela detalhada.
O que acontece quando uma solicitação é enviada? Como essa será uma situação que você encontrará repetidamente, padronizar uma resposta é fundamental para otimizar seu tempo e definir expectativas adequadas com o solicitante.
Recomendações para isso incluem:
- Modelos de email ou resposta automática
- Um página ou manual com respostas às Perguntas Frequentes para fazer parceria com a equipe DAP (consulte Download de modelos e ferramentas abaixo para obter modelos de uma página e manuais).
Perguntas frequentes
O material de comunicação deve responder ao seguinte:
- Em quanto tempo devo receber uma resposta sobre o meu pedido?
- O que se espera de mim se este projeto for aceito? Quais serviços são fornecidos pela equipe DAP e pelo que sou responsável?
- Qual é o tempo típico do ciclo de projeto?
- Onde posso ver exemplos de soluções WalkMe já ativas na minha empresa?
Dica: pense na jornada da parte interessada
Variações deste material podem ser compartilhadas em diferentes estágios das partes interessadas. Considere criar modelos diferentes para esses pontos de jornada diferentes:
- Sou um líder de negócios interessado em WalkMe e preciso saber como enviar uma solicitação.
- Enviei uma solicitação e preciso saber o que vem a seguir.
- O meu pedido foi aprovado e preciso saber o que vem a seguir.
Lista de verificação para o sucesso
Lista de verificação para o sucesso
Como parte do processo de entrada, o seguinte deve ser criado:
☐ Formulário de Inscrição
☐ Procedimento Operacional Padrão (SOP) de entrada
☐ Modelos de e-mail ou resposta automatizada com sistema de ticket/rastreamento de sua escolha
Para obter os melhores resultados, considere estas perguntas:
☐ Onde o formulário/processo de entrada está localizado?
☐ Onde alguém aprende sobre o formulário/processo de entrada?
☐ Como alguém envia o formulário de entrada? Qual é o processo desde a apresentação até a aprovação?
☐ Quais são os critérios de aprovação?
☐ Se a equipe de implementação do CoE não tiver capacidade para assumir o projeto, seu modelo de governança permite a flexibilidade de atribuir a propriedade do Construtor aos departamentos ou sua equipe do CoE é totalmente centralizada?
Baixar modelos e ferramentas
Prioritization Question List
Inclui exemplos de perguntas usando a estrutura Impacto/Complexidade/Alcance para ajudar você a priorizar seus fluxos de trabalho e/ou projetos. Revise a lista (adicionar, subtrair, editar) com sua equipe até que ela atenda às necessidades da empresa.
Baixe aqui.
Intake Form Templates
Inclui três (3) formulários de inscrição com detalhes variados de KPI e perguntas de aplicativo.
Baixe aqui.
Intake Process Templates
Inclui um exemplo de fluxograma de entrada e descrição dos estágios de aprovação do projeto. Enfatiza como usar a Estrutura de Estratégia e Valor do WalkMe (os 4 P's) na entrada e aprovação para garantir que seu livro de trabalho esteja altamente alinhado às iniciativas estratégicas.
Baixe aqui.
Manual de Recebimento e Entrega para Partes Interessadas - Modelo
É a primeira vez que uma parte interessada trabalha com a equipe do DAP. Compartilhe um manual para criar um acordo de trabalho e definir expectativas antecipadamente. Inclui seções para uma visão geral do produto WalkMe, bem como esboços de funções e expectativas de largura de banda (tanto durante o projeto quanto após o lançamento), etapas no processo de entrega de conteúdo e estrutura de comunicação.
Baixe aqui.
Documento técnico de Recebimento e Entrega para Partes Interessadas - Modelo
É a primeira vez que uma parte interessada trabalha com a equipe do DAP. Compartilhe um whitepaper de 1 a 3 páginas para criar um acordo de trabalho e definir expectativas antecipadamente. Inclui seções para uma visão geral do produto WalkMe, bem como esboços de funções e expectativas de largura de banda (tanto durante o projeto quanto após o lançamento), etapas no processo de entrega de conteúdo e estrutura de comunicação.
Baixe aqui.
