Breve Visão Geral

Um Procedimento Operacional Padrão (SOP) é um conjunto de instruções abrangentes compiladas para as equipes realizarem processos de rotina. Os SOPs visam alcançar eficiência e consistência, reduzindo a falta de comunicação e erros.

A estrutura SOP abaixo foi escrita tendo em mente o Conteúdo clássico do WalkMe DAP, mas a mesma abordagem dos 5 W's se aplica igualmente ao Conteúdo do Arco de Learning WalkMe e ao Conteúdo do WalkMe AI. Consulte as adições destacadas em Common DAP SOPs para saber onde cada um se encaixa. O WalkMe Haiku é a exceção; consulte a nota abaixo.

O que precisa de um SOP

Os SOPs são para qualquer processo repetitivo que possa se beneficiar da eficiência operacional, especialmente com várias partes interfuncionais envolvidas. SOPs claros são uma das bases de uma estratégia de adoção digital bem-sucedida e em escala (e um Centro de Excelência em Adoção Digital).

O que está incluído em um SOP

Use as 5 Ws (Why, Who, What, When, Where) para entender o que deve ser incluído em um SOP. Comece sempre com o porquê.

Como é a aparência de um SOP

Um SOP inclui frequentemente um ou mais dos seguintes componentes:

Fluxograma

Tabela

Documento do Word para adicionar detalhes a quaisquer elementos visuais

SOPs comuns do DAP

Comece com a padronização no nível de implementação/projeto.

Os SOPs comuns para Governança do Projeto incluem:

Gestão de Partes Interessadas

Organização do Editor e Convenções de Nomeação

Gerenciamento de permissões de usuário

Diretrizes de Branding e Estilo de Conteúdo

Documentação de Conhecimento

Relatórios do Projeto

Depois de padronizar a Governança em Nível de Projeto, mude para a Governança do Programa com os seguintes SOPs, projetados para serem a base de um CoE de Adoção Digital:

Entrada (inclui priorização e aprovação)

Gerenciamento das partes interessadas (ampliado para incluir processos para o CoE se comunicar mais amplamente com as partes interessadas atuais e potenciais à medida que o alcance do DAP se expande)

Configuração técnica

Governança de TI

Ciclo de Vida do Projeto DAP

Manutenção de conteúdo

Relatórios de valor (ampliados para incluir processos para relatar valor mais agregado, por gerador de valor, em vários projetos e departamentos)

À medida que o seu programa amadurece, adicione mais dois SOPs a esta lista de Governança do Programa:

• Governança de Conteúdo de IA (revisão de prompt, manutenção da fonte de conhecimento e nomenclatura – consulte AI Microcopy & Naming Conventions e AI Reporting & Insights)
• Governança de Conteúdo do Arco de Learning (organização de curso/simulação/unidade e Branding – consulte o Guia de Organização de Conteúdo e do Arco de Learning WalkMe Console).

Observação: o WalkMe Haiku deliberadamente não precisa de um SOP completo. Ele foi projetado para que departamentos de SMEs publiquem dicas rápidas sem passar por uma governança baseada em editores. A única padronização que vale a pena ter é uma convenção de nomenclatura (consulte AI Microcopy & Naming Conventions), não um processo completo de 5W2H.

Ativos vs. SOPs

Um SOP é o processo padrão e a propriedade. Os Recursos são Tools correspondentes que tornam o SOP tático e acionável.

Considere os seguintes cenários:

Ativo sem um SOP

Situação: o nosso CoE tem um formulário de entrada, mas não é consistente com o uso que fazemos.

Potencial impacto negativo: inconsistência nas operações e na experiência das partes interessadas

SOP sem um ativo

Situação: nosso CoE tem um processo de entrada escrito em um slide e em um documento do Word, mas não aplicamos um formulário de entrada formal.

Potencial impacto negativo: trabalho administrativo desperdiçado documentando o "processo ideal", mas não colocando-o em ação; Inconsistência nas operações e na experiência das partes interessadas

Começar

Entenda a diferença entre Governança do Projeto e Governança do Programa

Comece pequeno: você não precisa escrever um SOP inteiro de uma só vez. Pequenos pedaços de padronização ajudam muito, por exemplo:

Quem são as suas partes interessadas? Com que frequência eles recebem comunicações? (Este é o começo do seu trabalho) Gerenciamento das Partes Interessadas e Comunicação SOP)

Quais perguntas o CoE faz para avaliar um projeto em potencial? (Este é o começo do seu trabalho) Intake SOP)

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