Procédures d’exploitation standard du CoE (SOP)

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Aperçu rapide

Une procédure d'exploitation standard (SOP) est un ensemble d'instructions complètes compilées pour les équipes afin qu'elles exécutent des processus de routine. Les SOP visent à atteindre l'efficacité et la cohérence, tout en réduisant la mauvaise communication et les erreurs.

Ce dont une SOP a besoin

Les SOP sont destinées à tout processus réducteur qui pourrait bénéficier d'une efficacité opérationnelle, surtout avec de multiples parties interfonctionnelles impliquées. Les SOP claires sont l'un des fondements d'une stratégie d'adoption numérique réussie et adaptée (et d'un Centre d'excellence d'adoption numérique).

Ce qui est inclus dans une SOP

Utilisez les 5 questions (Pourquoi, Qui, Quoi, Quand, Où) pour comprendre ce qui doit être inclus dans une SOP. Commencez toujours par le pourquoi.

Pourquoi

• Pourquoi ce processus nécessite-t-il une standardisation ? Pourquoi l'acte de standardisation profite-t-il positivement à l'organisation ?

Qui

• Qui est impliqué dans ce processus ? Qui est responsable, consulté et informé ?
• Qui a l'autorité finale pour dire que ce processus a été achevé conformément aux attentes ?
• Qui est responsable de la mise à jour de la SOP si des facteurs environnementaux ou financiers changent dans l'organisation ?
• Qui doit être contacté en cas de questions sur la SOP ?

Quoi

• Quel est le processus qui doit être suivi ?
• Quelles sont les étapes à compléter ?
• Quelles sont les phases de ce processus ?
• Quelle est la « définition de fait » à chaque phase ?

Quand

• Que se passe-t-il avant et après ce processus ?
• Quels sont les déclencheurs pour commencer et terminer ce processus ?

Où

• Où les documents requis vivent-ils/où peut-on y accèder ?
  • (+ Est-ce que toute personne a besoin ou possède les autorisations appropriées pour y accéder) ?

À quoi ressemble une SOP

Une SOP comprend souvent un ou plusieurs des composants suivants :

• Organigramme
• Tableau
• Document Word pour ajouter des détails à tous les visuels

SOP DAP communes

Commencez par la standardisation au niveau de la mise en œuvre/du projet.

Les SOP communes pour la gouvernance de projet comprennent :

• Gestion des parties prenantes
• Organisation de l'éditeur et conventions de nommage
• Gestion des autorisations de l'utilisateur
• Branding du contenu et directives de style
• Documentation sur le savoir
• Rapports de projet

Une fois que vous avez standardisé la gouvernance au niveau du projet, passez à la gouvernance du programme avec les SOP suivantes destinées à être la base d'un CoE d'adoption numérique :

• Entrée (comprend la priorisation et l'approbation)

• Gestion des parties prenantes (Étendue pour inclure les processus pour le CoE afin de communiquer plus largement avec les parties prenantes actuelles et potentielles à mesure que votre DAP se développe)
• Configuration technique
• Gouvernance informatique
• Cycle de vie du projet DAP
• Maintenance du contenu
• Rapports de valeur (Étendus pour inclure les processus pour les rapports sur plus de valeur agrégée, par moteur de valeur, dans plusieurs projets et services)

Actifs versus SOP

Un SOP est le processus et la propriété standard. Les actifs sont des outils correspondants qui rendent le SOP tactique et exploitable.

Tenez compte des scénarios suivants :

Actif sans SOP

Situation : notre CoE dispose d'un formulaire d'entrée, mais il n'est pas toujours cohérent quant à son utilisation.

Impact négatif potentiel : Incohérence dans les opérations et l'expérience des parties prenantes

SOP sans actif

Situation : notre CoE a un processus d'entrée écrit sur une diapositive et dans un Document Word, mais nous n'appliquons pas vraiment un formulaire d'entrée formel.

Impact négatif potentiel : Gaspillage du travail administratif pour documenter le « processus idéal » sans le mettre en œuvre ; Incohérence dans les opérations et l'expérience des parties prenantes

Commencer

• Comprendre la différence entre la gouvernance de projet et la gouvernance de programme
• Commencez petit : vous n'avez pas à écrire une SOP complète en une seule fois. Les petits bouts de standardisation font un long chemin, par exemple :
  • Qui sont vos parties prenantes ? À quelle fréquence reçoivent-ils des communications ? (C'est le début de votre Gestion et communication des parties prenantes SOP)
  • Quelles questions le CoE pose-t-il pour valider un projet potentiel ? (C'est le début de votre SOP d'entrée)