CoE Standard Operating Procedures (SOPs)

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Kurzübersicht

Ein Standard Operating Procedure (SOP) ist eine Reihe umfassender Anweisungen, die für Teams zusammengestellt wurden, um Routineprozesse durchzuführen. SOPs zielen darauf ab, Effizienz und Konsistenz zu erreichen und gleichzeitig Missverständnisse und Fehler zu reduzieren.

Was ein SOP benötigt

SOPs sind für alle sich wiederholenden Prozesse gedacht, die von betrieblicher Effizienz profitieren könnten, insbesondere bei mehreren funktionsübergreifenden Beteiligten. Klare SOPs sind eine der Grundlagen einer erfolgreichen, skalierten Strategie für die digitale Akzeptanz (und eines Center of Excellence für digitale Akzeptanz).

Was in einem SOP enthalten ist

Verwenden Sie die 5 Ws (Warum, Wer, Was, Wann, Wo), um zu verstehen, was in einem SOP enthalten sein sollte. Beginnen Sie stets mit dem Warum.

Warum

• Warum muss dieser Prozess standardisiert werden? Warum hat die Standardisierung positive Auswirkungen auf das Unternehmen?

Wer

• Wer ist daran beteiligt Prozess? Wer ist verantwortlich, konsultiert und informiert?
• Wer hat die letzte Autorität, zu sagen, dass dieser Prozess den Erwartungen entspricht?
• Wer ist für die Aktualisierung des SOP verantwortlich, wenn sich Umwelt- oder Wirtschaftsfaktoren in der Organisation ändern?
• Wer sollte kontaktiert werden, wenn es Fragen im SOP gibt?

Was

• Was ist der Prozess, der befolgt werden muss?
• Was sind die abzuschließenden Schritte?
• Was sind die Phasen dieses Prozesses?
• Was ist die „Definition von getan“ in jeder Phase?

Wann

• Was passiert vor und nach diesem Prozess?
• Was sind die Auslöser für den Start und das Ende dieses Prozesses?

Wo

• Wo befinden sich die erforderlichen Dokumente/wo greift jemand darauf zu?
  • (+ Haben alle erforderlichen Personen die richtigen Zugriffsberechtigungen?)

Wie ein SOP aussieht

Ein SOP enthält oft eine oder mehrere der folgenden Komponenten:

• Flussdiagramm
• Tisch
• Word-Dokument, um allen Visualisierungen Details hinzuzufügen

Allgemeine DAP-SOPs

Beginnen Sie mit der Standardisierung auf Implementierungs-/Projektebene.

Allgemeine SOPs für die Projekt-Governance umfassen:

• Stakeholder-Management
• Editor-Organisation und Namenskonventionen
• Benutzerberechtigungsverwaltung
• Inhalts-Branding- und Stilrichtlinien
• Wissensdokumentation
• Projektberichterstattung

Sobald Sie die Governance auf Projektebene standardisiert haben, gehen Sie in die Programm-Governance mit den folgenden SOPs, die die Grundlage für ein CoE für die digitale Adoption sein sollen:

• Intake (Enthält Priorisierung und Genehmigung)

• Stakeholder-Management (Erweitert, um Prozesse für das CoE zu enthalten, um mit aktuellen und potenziellen Stakeholdern zu kommunizieren, während Ihre DAP-Reichweite wächst)
• Technische Einrichtung
• IT-Governance
• DAP-Projekt-Lebenszyklus
• Inhaltspflege
• Value Reporting (Erweitert, um Prozesse für die Berichterstattung über mehr Gesamtwert nach Werttreiber in mehreren Projekten und Abteilungen zu enthalten)

Assets vs. SOPs

Ein SOP ist der Standardprozess und die Eigentümerschaft. Assets sind entsprechende Tools, die SOPs taktisch und umsetzbar machen.

Berücksichtigen Sie die folgenden Szenarien:

Asset ohne SOP

Situation: Unser CoE hat ein Intake-Formular, aber wir verwenden es nicht einheitlich.

Potenzielle negative Auswirkungen: Uneinheitliche betriebliche Abläufe und Stakeholder-Erfahrung

SOP ohne Asset

Situation: Unser CoE verfügt über einen Intake-Prozess, der auf einer Folie und in einem Word-Dokument aufgeschrieben ist, aber wir setzen nicht wirklich ein formales Intake-Formular durch.

Potenzielle negative Auswirkungen: Verschwendete Verwaltungsarbeit, die den „idealen Prozess“ dokumentiert, aber nicht in Maßnahmen umsetzt; uneinheitliche betriebliche Abläufe und Stakeholder-Erfahrung.

Erste Schritte

• Verstehen Sie den Unterschied zwischen Projekt-Governance und Programm-Governance
• Fangen Sie klein an: Sie müssen nicht ein ganzes SOP auf einmal schreiben. Kleine Bits der Standardisierung gehen einen langen Weg, zum Beispiel:
  • Wer sind Ihre Stakeholder? Wie oft erhalten sie Kommunikation? (Dies ist der Anfang Ihres SOP für Stakeholder-Management und -Kommunikation.)
  • Welche Fragen stellt das CoE, um ein potenzielles Projekt zu überprüfen? (Dies ist der Anfang Ihres Intake-SOP.)