Breve descripción general

Un Procedimiento operativo estándar (SOP) Es un conjunto de instrucciones completas compiladas para que los equipos lleven a cabo procesos de rutina. Los SOP tienen como objetivo lograr eficiencia y coherencia, al tiempo que reducen los malentendidos y los errores.

El marco de trabajo de SOP que se muestra a continuación se escribió teniendo en cuenta el contenido clásico de WalkMe DAP, pero el mismo enfoque de las 5 W se aplica igualmente al Arco de Learning WalkMe y al contenido de WalkMe AI; consulta las adiciones resaltadas en SOP comunes de DAP para ver dónde encaja cada uno. WalkMe Haiku es la excepción; consulta la nota a continuación.

Qué necesita un SOP

Los SOP son para cualquier proceso repetitivo que pueda beneficiarse de la eficiencia operativa, especialmente con la participación de varias partes interfuncionales. Los SOP claros son una de las bases de una estrategia de adopción digital exitosa y escalable (y de un Centro de Excelencia para la Adopción Digital).

Qué se incluye en un SOP

Utiliza las 5 W (por qué, quién, qué, cuándo, dónde). para comprender qué se debe incluir en un SOP. Comienza siempre con el porqué.

Cómo se ve un SOP

Un SOP suele incluir uno o más de los siguientes componentes:

Diagrama de flujo

Tabla

Documento de Word para añadir detalles a cualquier elemento visual.

SOP comunes de DAP

Comienza con la estandarización a nivel de implementación o proyecto.

Los SOP comunes para el Gobierno del proyecto incluyen:

Gestión de las partes interesadas

Organización del editor y convenciones de nomenclatura.

Gestión de permisos de usuario

Marca de contenido y pautas de estilo.

Documentación de conocimiento

Informes de proyectos

Una vez que hayas estandarizado la gobernanza a nivel de proyecto, pasa a la gobernanza del programa con los siguientes SOP que están diseñados para ser la base de un CoE de adopción digital:

Entrada (incluye priorización y aprobación)

Gestión de las partes interesadas (ampliada para incluir procesos para que el CoE se comunique más ampliamente con las partes interesadas actuales y potenciales a medida que se amplía el alcance de tu DAP)

Configuración técnica

Gobierno de TI

Ciclo de vida del proyecto DAP

Mantenimiento de contenido

Informes de valor (se ha ampliado para incluir procesos para informar sobre un valor más agregado, por impulsor de valor, en varios proyectos y departamentos)

A medida que tu programa madura, añade dos SOP más a esta lista de Gobierno de programas:

• Gobierno del Contenido de IA (revisión de prompts, mantenimiento de Target de conocimientos y asignación de nombres; consulta Microcopias y convenciones de nomenclatura de IA e Informes e Insights de IA)
• Gobierno del Contenido de Arco de Learning (organización de cursos, simulaciones, unidades y contenido y Branding; consulta la Guía de organización de contenido y consola de Arco de Learning WalkMe).

Nota: WalkMe Haiku deliberadamente no necesita un SOP completo, ya que está diseñado para que los expertos en la materia (SME) puedan Publicar consejos rápidos sin pasar por una gobernanza basada en el Editor. La única estandarización que vale la pena tener es una convención de nomenclatura (consulta Microcopias y convenciones de nomenclatura de IA), no un proceso completo con las 5 W.

Recursos frente a SOP

Un SOP es el proceso y la propiedad estándar. Los Recursos son las Tools correspondientes que hacen que el SOP sea táctico y práctico.

Considera los siguientes escenarios:

Recurso sin un SOP

Situación: nuestro CoE tiene un formulario de entrada, pero no es coherente con si lo utilizamos.

Impacto negativo potencial: incoherencia en las operaciones y la experiencia de las partes interesadas.

SOP sin un Activo

Situación: nuestro CoE tiene un proceso de admisión escrito en una diapositiva y en un documento de Word, pero realmente no aplicamos un formulario de admisión formal.

Impacto negativo potencial: trabajo administrativo desperdiciado que documenta el "proceso ideal" pero no lo pone en acción; incoherencia en las operaciones y la experiencia de las partes interesadas.

Comenzar

Comprender la diferencia entre el Gobierno de proyectos y el Gobierno de programas

Comienza con poco: no tienes que escribir un SOP completo de una vez. Los pequeños elementos de estandarización sirven mucho, por ejemplo:

¿Quiénes son tus partes interesadas? ¿Con qué frecuencia reciben comunicaciones? (Este es el inicio de tu SOP de Gestión y Comunicación de las partes interesadas)

¿Qué preguntas hace el CoE para examinar un proyecto potencial? (Este es el inicio de tu SOP de admisión)

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