Eine Matrix zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten, auch als RACI-Matrix bekannt, ist eine einfache und effektive Möglichkeit zur Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten. Dabei handelt es sich üblicherweise um ein Diagramm oder eine visuelle Darstellung dazu, wie verschiedene Entitäten bei der Erledigung von Aufgaben zusammenarbeiten können.
Die einzelnen Buchstaben in der RACI-Matrix stehen für folgende Begriffe:
R (Responsible - Zuständig) - Erledigt die Arbeit oder die Aktivität, um die Aufgabe zu schaffen. Mindestens ein Mitarbeiter muss als zuständig benannt werden, wobei weitere hinzugezogen werden können, um bei der Erledigung der Arbeit zu helfen
A (Accountable - Verantwortlich) - In letzter Konsequenz für die korrekte und gründliche Erledigung des Auftrags oder der Aufgabe verantwortlich und derjenige, der die Arbeit an die zuständigen Mitarbeitenden delegiert. Ein verantwortlicher Mitarbeiter muss die Arbeit abzeichnen (genehmigen). Für jede Aufgabe oder jeden Auftrag ist immer nur eine Person verantwortlich.
C (Consulted - Ratgeber) - Gibt Meinungen und Ratschläge zur Arbeit ab, z. B. als Fachexperte. In der Regel handelt es sich hierbei um eine zweiseitige Kommunikation.
I (Informed - Informiert) - Wird über den Fortschritt oder die Erledigung der Aufgabe oder des Auftrags informiert. In der Regel handelt es sich um eine Kommunikation in eine Richtung.
Projekt-RACI vs. Programm-RACI
Ein Projekt-RACI sollte auf Ihrer Stakeholder Map erstellt werden und einzelne Mitarbeiternamen, Titel und Standort innerhalb des Unternehmens beinhalten
Ein Programm-RACI ist eine Ebene darüber – Es zeigt auf, wie Abteilungen oder Geschäftsbereiche (als Ganzes) mit dem Center of Excellence (als Ganzes) zusammenarbeiten sollten
Anmerkung
Da das Programm-RACI nicht auf Stakeholder-Ebene liegt, führt ein RACI auf Programmebene allein nicht dazu, dass einzelne Mitarbeitende ihre Rollen und Zuständigkeiten kennen. Ein Programm-RACI sollte vom CoE für Digital Adoption zur Diskussion des Betriebsmodells auf höherer Ebene genutzt werden. Ein Projekt-RACI sollte taktischer eingesetzt werden, um die Aufgabenausführung und die Zusammenarbeit zu fördern.
Handhabung von Änderungen an Ihrem Governance-Modell
Das Governance-Modell Ihres CoE wird sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln. Der Programm-Manager ist dafür verantwortlich, das CoE-Programm-RACI entsprechend zu aktualisieren, wenn sich Ihr CoE-Governance-Modell weiterentwickelt.
Erste Schritte
Schritt 1: Standardisierung und Darstellung der Phasen
Bevor Sie mit der Zuweisung der Buchstaben R, A, C, I beginnen, müssen folgende Schritte durchgeführt werden:
Erstellen Sie ein einfaches T-Diagramm (siehe Beispiel unten) und schreiben Sie „CoE“ auf der einen Seite und „Abteilung“ auf der anderen
Bilden Sie die Phasen im Diagramm ab
Tipp
Wenn die Planung einer Phase schwierig ist, dann hat es eine Bedeutung. Alle Bereiche mit unklarer Verantwortung können zu einer geringeren betrieblichen Effizienz führen. Der Programm-Manager sollte „unklare“ Phasen als gesprächswürdig und für den dokumentierten Prozess kennzeichnen.
Beispiel für ein T-Diagramm: Zentralisiertes CoE-Modell
Schritt 2: Weisen Sie die Buchstaben R, A, C, I zu
Da Ihnen nur zwei Entitäten zur Verfügung stehen (Abteilung/Geschäftsbereich und CoE) zur Verfügung stehen, müssen Sie eventuell mehrere Buchstaben pro Abteilung vergeben. Die Definitionen dazu finden Sie am Anfang dieses Artikels.
Tipps
Weisen Sie nur einen Verantwortlichen pro Aufgabe zu (sowohl das CoE als auch die Abteilung sollten nicht verantwortlich sein)
Stellen Sie sicher, dass der Verantwortliche über die Befugnis verfügt, die Aufgabe als „erledigt“ zu kennzeichnen
Beispiel für ein High-Level-RACI nach dem CoE-Programm-Governance-Modell
Anmerkung
*Versuchen Sie, die Bereitstellung der Erweiterung so zentral wie möglich zu gestalten – Wenn die IT stark isoliert ist, sollten Sie einen Lenkungsausschuss einrichten.
Das oben dargestellte Beispiel-RACI enthält zwei Permutationen eines „hybriden“ CoE-Governance-Modells, eine mit der „Citizen Builder“ (Abteilungen sind für die Erstellung zuständig) und eine, bei der das CoE Builder-Ressourcen für die Abteilungen bereitstellt
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