Programm-RACI
Kurzübersicht
Eine Matrix zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten, auch als RACI-Matrix bekannt, ist eine einfache und effektive Möglichkeit zur Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten. Dabei handelt es sich üblicherweise um ein Diagramm oder eine visuelle Darstellung dazu, wie verschiedene Entitäten bei der Erledigung von Aufgaben zusammenarbeiten können.
Mithilfe einer RACI lassen sich die Erwartungen zwischen den Teams klarer festlegen, insbesondere an den Punkten, an denen die Verantwortlichkeiten aufgeteilt sind. Weiter unten werden die Unterschiede zwischen einem Projekt-RACI und einem Programm-RACI beschrieben.
Die einzelnen Buchstaben in der RACI-Matrix stehen für folgende Begriffe:
- R (Responsible - Zuständig) - Erledigt die Arbeit oder die Aktivität, um die Aufgabe zu schaffen. Mindestens ein Mitarbeiter muss als zuständig benannt werden, wobei weitere hinzugezogen werden können, um bei der Erledigung der Arbeit zu helfen
- A (Accountable - Verantwortlich) - In letzter Konsequenz für die korrekte und gründliche Erledigung des Auftrags oder der Aufgabe verantwortlich und derjenige, der die Arbeit an die zuständigen Mitarbeitenden delegiert. Ein verantwortlicher Mitarbeiter muss die Arbeit abzeichnen (genehmigen). Für jede Aufgabe oder jeden Auftrag ist immer nur eine Person verantwortlich.
- C (Consulted - Ratgeber) - Gibt Meinungen und Ratschläge zur Arbeit ab, z. B. als Fachexperte. In der Regel handelt es sich hierbei um eine zweiseitige Kommunikation.
- I (Informed - Informiert) - Wird über den Fortschritt oder die Erledigung der Aufgabe oder des Auftrags informiert. In der Regel handelt es sich um eine Kommunikation in eine Richtung.
Projekt-RACI vs. Programm-RACI
- Ein Projekt-RACI sollte auf Ihrer Stakeholder Map erstellt werden und einzelne Mitarbeiternamen, Titel und Standort innerhalb des Unternehmens beinhalten
- Ein Programm-RACI ist eine Ebene darüber – Es zeigt auf, wie Abteilungen oder Geschäftsbereiche (als Ganzes) mit dem Center of Excellence (als Ganzes) zusammenarbeiten sollten
Handhabung von Änderungen an Ihrem Governance-Modell
Das Governance-Modell Ihres CoE wird sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln. Der Programm-Manager ist dafür verantwortlich, das CoE-Programm-RACI entsprechend zu aktualisieren, wenn sich Ihr CoE-Governance-Modell weiterentwickelt.
Erste Schritte
Schritt 1: Standardisierung und Darstellung der Phasen
Bevor Sie mit der Zuweisung der Buchstaben R, A, C, I beginnen, müssen folgende Schritte durchgeführt werden:
- Standardisieren Sie den Prozess und die Verantwortung für Ihren Inbetriebnahmeprozess, den Prozess zur Inhaltsbereitstellung, den Prozess zur Inhaltspflege und den Reportingprozess
- Erstellen Sie ein einfaches T-Diagramm (siehe Beispiel unten) und schreiben Sie „CoE“ auf der einen Seite und „Abteilung“ auf der anderen
- Bilden Sie die Phasen im Diagramm ab
Schritt 2: Weisen Sie die Buchstaben R, A, C, I zu
Da Ihnen nur zwei Entitäten zur Verfügung stehen (Abteilung/Geschäftsbereich und CoE) zur Verfügung stehen, müssen Sie eventuell mehrere Buchstaben pro Abteilung vergeben. Die Definitionen dazu finden Sie am Anfang dieses Artikels.
