Kurzübersicht
Discovery ist ein vielseitiges Tool mit mehreren Konfigurationsoptionen. Abhängig von Ihren Bedürfnissen können einige zusätzliche Datenintegrationen erforderlich sein. Befolgen Sie den folgenden Leitfaden, um sicherzustellen, dass Sie den Wert von Discovery für Ihre Bedürfnisse maximieren.
WalkMe Discovery
Einstellungen für die Datenerfassung
Sobald Discovery für die Datenerfassung aktiviert ist, haben Sie Zugriff auf die Discovery-Einstellungen in der WalkMe-Konsole.
WalkMe Discovery: Settings Page
Funktionsweise
Schritt 1: Benutzer identifizieren
Um die Benutzer von Anwendungen zu identifizieren, legen Sie die Datenerfassungseinstellungen auf Identifizierte Benutzer fest.
Warum Benutzer identifizieren?
Standardmäßig hasht WalkMe und identifiziert Endbenutzerdetails (E-Mail-Adresse), aber es gibt mehrere Gründe, aus denen Sie sich für die Identifizierung Ihrer Benutzer entscheiden:
- Anzeigen der Anwendungsnutzung nach Abteilung oder einem anderen Organisationsattribut
- Anzeigen der bestimmten Benutzer von Anwendungen und ihrer Rollentypen
- Anzeigen der mit Abteilungen verbundenen Anwendungsnutzung
- Identifizieren Sie bestimmte Benutzer, die ihre Lizenzen möglicherweise nicht benötigen
Dies hilft Ihnen, intelligentere, datengesteuerte Entscheidungen über Ihre Strategie für die digitale Einführung zu treffen, basierend darauf, wie Personen Anwendungen verwenden.
Darf ich die Benutzer identifizieren?
Benutzer einer Anwendung zu identifizieren, ist eine gängige Praxis, die für bestimmte Personen in Ihrem Unternehmen für typische Geschäftszwecke verfügbar ist, z. B.:
- Provisioning von Benutzern in SSO- oder IDP-Tools wie Okta oder Azure
- Ausführen von Nutzungsberichten von SaaS-Anbietern wie Salesforce oder Confluence
- Betrachten der Benutzerkontaktinformationen in Apps wie Slack oder Workday
Wenn Sie die Vorteile der Identifizierung von Benutzern nutzen möchten, aber nicht sicher über Berechtigungen sind, überprüfen Sie:
- Einsehen von Abteilungs- und Rolleninformationen für anonyme Benutzer (Link erforderlich – diese Referenz in der Quelle als unvollständig markieren)
- Steuern, wer Benutzerdetails anzeigen kann: Wählen Sie Einstellungen und dann Berechtigungen
Tipp
Die meisten Discovery-Kunden identifizieren ihre Benutzer. Es kommt der Entscheidungsfindung Ihres Unternehmens zu und hilft Ihrem Team, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern und Softwareinvestitionen zu optimieren.
Anmerkung
Discovery hat zwei Mechanismen zur Benutzeridentifizierung, die jeweils unterschiedlich gespeichert werden:
- IDP: Discovery erhält IDP-Zuordnungen vom IDP-Dienst mit unterschiedlichen Daten für identifizierten und gehashten Modus. Wenn Sie vom identifizierten zum gehashten Modus wechseln, bleiben frühere IDP-Zuordnungen erhalten, bis diese Benutzer neue Zuordnungen erhalten, während sie sich im gehashten Modus befinden, zu welchem Zeitpunkt die alten identifizierten Daten gelöscht und ersetzt werden
- DTID: Discovery versucht, Benutzer-E-Mails zu identifizieren, während Benutzer in gängigen Apps navigieren. Im identifizierten Modus gesammelte E-Mails werden auf Discovery-Servern ohne automatische Löschung gespeichert, aber Sie können anfordern, dass F&E DTID deaktiviert und historische DTID-Werte löscht
Schritt 2: Hinzufügen der Attribute "Abteilung" und "Rolle"
Warum Abteilungs- und Rollenattribute hinzufügen?
Durch den Import von Daten aus Ihrem Mitarbeiterverzeichnis (Workday, SuccessFactors und andere) können Sie sehen:
- Welche Abteilungen die primären Benutzer einer App sind
- Alle Apps, die von einer Population verwendet werden, wie z. B. eine Abteilung, eine Kostenstelle oder eine Geografie
- Die Rollentypen oder Jobtitel von Personen, die bestimmte Anwendungen verwenden
- Welche Abteilungen am meisten für Software ausgeben
Das Produkt unterstützt derzeit ein Organisationsattribut und ein Endbenutzerattribut, in der Regel Abteilungs- und Rollentyp, obwohl Sie diese wie Sie möchten definieren können.
Um Ihre Daten nach Organisationsstruktur und Rollen zu segmentieren, haben Sie zwei Optionen:
- Importieren Sie Daten aus einem Verzeichnis wie Workday, SuccessFactors oder einem anderen Mitarbeiterverzeichnis
- Verwenden Sie Ihre vorhandene WalkMe-Integration mit IDP, wie Okta oder Azure
- Alle IDP-Anbieter, die WalkMe im Allgemeinen unterstützt, werden von Discovery unterstützt
Anmerkung
Die Einstellung „Identified“ im Vergleich zu „Hashed“ Datenerfassung wirkt sich aus, ob Sie E-Mail-, Namen- und Rollenwerte in den Discovery-Dashboards anzeigen können. Abteilung ist die einzige unabhängige Variable, da sie nicht als Teil der Identität eines Benutzers betrachtet wird. Sie können im Hashed-Modus arbeiten und weiterhin Abteilungswerte sehen, während E-Mail-Adresse, Name und Rolle gehasht bleiben.
Sollte ich einen Import durchführen oder IDP verwenden?
- Importieren Sie eine CSV-Datei
- Die Daten sind oft umsetzbar; Sie können aus mehreren Arten von Abteilungen, Organisationsattributen, Rollen oder Jobtiteln wählen
- Es ist oft intuitiver, wie Sie über die Struktur Ihres Unternehmens denken
- Da es sich um einen einmaligen Import handelt, ist es eher ein Snapshot Ihrer Mitarbeiterbasis zum Zeitpunkt des Imports und benötigt regelmäßige Aktualisierungen
- IDP-Integration verwenden
- Die meisten Kunden, die IDP verwenden, erfassen nur Benutzerinformationen in einem begrenzten Satz von Apps, sodass Sie wahrscheinlich nicht alle Ihre Benutzer erhalten
- IDP-integrierte Attribute sind oft begrenzt; beispielsweise haben Sie möglicherweise kein Abteilungsfeld verfügbar
- IDP-Attributwerte wie Abteilung können schwer zu handeln sein, da viele Kunden Hunderte oder Tausende von Abteilungscodes haben
Bewährte Verfahren
Wir empfehlen, wenn möglich einen Import durchzuführen, da er Ihnen mehr Optionen für die Segmentierung bietet.
Sie können andere Attribute als Abteilung und Rolle verwenden. Einige Kunden wählen Folgendes:
- Abteilung (es existieren oft viele Typen)
- Geschäftseinheit
- Geografie
- Kostenstelle
- Mitarbeitercodes
- Verwaltungsstruktur
- Und mehr
Betrachten Sie einige Fälle der Aktionen, die Sie auf der Grundlage der Daten ergreifen könnten, und welche Felder Sie aus Ihrem Mitarbeiterverzeichnis benötigen, um Benutzer zu kategorisieren.
Sie können auf die CSV-Importdatei auf der Seite Benutzer zugreifen.
WalkMe Discovery: Users
Was Sie über die CSV-Datei wissen müssen
- E-Mail ist erforderlich, um den von uns identifizierten Benutzern zuzuordnen
- Abteilung kann ein beliebiges Attribut aus Ihrem Verzeichnis sein, sodass Sie:
- Alle in diesem Segment der Population verwendeten Anwendungen anzeigen
- Die mit diesen Anwendungen verbundenen Kosten sehen, wenn Sie Lizenzdaten einbringen
- Anwendungsbenutzer nach einem oder mehreren Segmenten filtern
- Rolle kann ein beliebiges Attribut aus Ihrem Verzeichnis sein, sodass Sie:
- Anwendungsnutzung nach einem Benutzerattribut filtern
- Jobtitel, Rollentypen, Managerinformationen, Geografie und mehr einbeziehen
Wichtige Hinweise:
Sie können jedes Attribut unter Abteilung oder Rolle einbringen, aber:
- Sie können nur Attribute anzeigen, die Sie importiert haben
- Das Ändern von Attributen in der Zukunft ist zukunftsgerichtet, nicht rückwirkend
Wie erhalte ich diese Daten?
- Überprüfen Sie Ihr Mitarbeiterverzeichnis und entscheiden Sie, welche Attribute für die Anwendungsanalyse wichtig sind
- Lassen Sie Ihr HR-Team oder Ihr IT-Team wissen, warum Sie einen Export aus dem System benötigen
- Wenn Sie einen Export erhalten, formatieren Sie ihn auf die gleiche Weise wie die CSV-Vorlage
- Bei Fragen wenden Sie sich an den WalkMe-Support
Die Eingabe von Lizenzanzahl und -kosten in Discovery hilft Ihnen, Softwareinvestitionen effizienter zu gestalten, indem Sie:
- Den Wert ungenutzter oder nicht genutzter Lizenzen realisieren
- Bereiche identifizieren, um Kosten für bestimmte Softwareanwendungen zu senken
- Tools konsolidieren, die in verschiedenen Teams verwendet werden
- Lizenzen neu zuordnen, anstatt mehr zu kaufen
Es ist am besten, diese Informationen zu teilen, nachdem Discovery einige Wochen lang ausgeführt wurde, da bis dahin allem in Ihrem System eindeutige App-IDs zugewiesen sind. Sie können so wenige oder so viele Lizenzen verfolgen, wie Sie möchten und im Laufe der Zeit weiterhin Informationen hinzufügen.
Anmerkung
WalkMe Discovery lernt aus dem Benutzerverhalten im Browser über die WalkMe-Erweiterung. Wir haben nicht Ihre Lizenzinformationen und integrieren nicht direkt mit Ihren Anwendungen.
Sobald Discovery einige Wochen lang ausgeführt wurde, erhält jede identifizierte App eine eindeutige ID. An diesem Punkt können Sie Lizenzbeträge und -kosten direkt in die Dashboard-Tabelle für Lizenzen eingeben oder eine CSV-Datei mit einem Zeilenelement für jede identifizierte App exportieren.
Anmerkung
Die Nutzung der In-App-Desktop-Anwendung wird nicht vom Discovery-Prozess erfasst, aber es werden hybride Desktop- und Cloud-Anwendungen mit Onlinefunktionen oder die zum Öffnen eine Browseraktion erfordern (wie ein Start eines Zoom-Meetings oder eine SSO-Authentifizierung), angezeigt.
Wenn Sie bereits Lizenzinformationen für einige Apps haben und die Nutzung und potenzielle Einsparungen sofort sehen möchten, fügen Sie die Informationen direkt in der Tabelle hinzu. Sie können Lizenzinformationen bearbeiten oder sie jederzeit für mehr Apps hinzufügen.
Wenn Sie noch keine Lizenzinformationen haben und sie für alle Ihre Apps sammeln möchten, kann es helfen, die CSV zu exportieren und sie offline mit Ihrem Team zu teilen. Aktualisieren Sie die CSV mit Lizenzinformationen und laden Sie sie dann erneut in Discovery hoch.
Wenn die CSV nur teilweise vollständig ist, zeigt das Dashboard Teildaten an. Sie können beispielsweise Lizenzbeträge ohne Kosten einschließen, obwohl die Kosten nicht angezeigt werden. Die Felder für App-Name und App-ID werden zur Identifizierung verwendet und sind nicht bearbeitbar.
Anmerkung
Wenn Kosten in einer Nicht-US-Währung eingegeben werden, zeigt das Dashboard weiterhin das Dollar-Zeichen an.
Welche Apps unterstützen die Analyse des Lizenztyps?
Wenn Sie Informationen direkt in die Tabelle eingeben oder die CSV-Vorlage überprüfen, stellen Sie möglicherweise fest, dass einige Apps die Analyse des Lizenztyps unterstützen.
Apps mit einem Häkchen in der Benutzeroberfläche unterstützen bereits die Analyse des Lizenztyps, basierend auf früheren Forschungen und laufendem Lernen. WalkMe identifiziert Lizenztypen auf der Grundlage der URLs, Aktionen und Schaltflächen, mit denen interagiert wurde, wie z. B. Senden oder Abbrechen.
In der CSV-Datei aufgeführte Apps zeigen auch eine Angabe für Lizenztypen an.
Wenn eine App nicht in der Benutzeroberfläche oder CSV angezeigt wird, ist sie höchstwahrscheinlich selbst entwickelt. Wenden Sie sich an den WalkMe-Support und geben Sie Ihren WalkMe-Kontakt an, und WalkMe R&D fügt ihn hinzu.
- Wenn die App einen Lizenztyp hat, wird er sofort unterstützt
- Wenn die App mehrere Lizenztypen hat, arbeitet WalkMe mit Ihnen zusammen, um Identifizierungsregeln zu definieren (bestimmte besuchte URLs, Schaltflächen zum Erstellen/Bearbeiten/Speichern usw.) und R&D konfiguriert sie auf ihrer Seite
Wie erhalte ich Lizenzbetrags- und -kostendaten?
- Kontaktieren Sie einzelne App-Besitzer
- Konsultieren Sie Ihre Beschaffungs- oder IT-Teams
Schritt 4 - Definieren, wer Zugriff auf Discovery hat
Warum Berechtigungen für Discovery definieren?
Damit jeder die Daten sehen kann, muss es mindestens einen bestimmten Admin geben. Diese Person lädt andere Benutzer mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen ein. Für Neukunden wird der Admin auf der Grundlage des ersten in Salesforce aufgeführten Kontakts definiert. Für Bestandskunden erhalten alle vorhandenen WalkMe-Administratoren bei der Aktivierung Admin-Berechtigungen für Discovery. Nach der Aktivierung definieren Admins zusätzliche Berechtigungen oder fügen Benutzer aus ihren Teams hinzu.
Anmerkung
Nur Benutzer, die bereits im Admin Center registriert sind, sind berechtigt, zu Discovery eingeladen zu werden.
Welche Berechtigungsstufen sind verfügbar?
Definieren Sie den Zugriff auf Dashboard-Ebene pro WalkMe-Benutzer:
- Apps
- Abteilungen
- Users (Benutzer)
- Lizenzen
Sie können Berechtigungen und Zugriff in den Discovery-Einstellungen definieren.
WalkMe Discovery: Settings Page
Zusammenfassung: Aktionselemente
Während Discovery Ihre Daten sammelt und aggregiert, ist es am besten, proaktiv zu sein und:
- Datenerfassungseinstellungen überprüfen – Identifiziert vs. Hashed, Abteilungen
- Ein Mitarbeiterdetails als CSV generieren
- Lizenzanzahl und -kosten erfassen
- Benutzerberechtigungen für Discovery definieren
