Discovery ist ein vielseitiges Tool mit mehreren Konfigurationsoptionen. Abhängig von Ihren Bedürfnissen können einige zusätzliche Datenintegrationen erforderlich sein.
Befolgen Sie den Leitfaden, um sicherzustellen, dass Sie den Wert von Discovery für Ihre Bedürfnisse maximieren.
Einstellungen für die Datenerfassung
Sobald Discovery für die Datenerfassung aktiviert ist,haben Sie Zugriff auf die Discovery-Einstellungen über die WalkMe Console hier: Discovery Settings
Funktionsweise
Schritt 1: Benutzer identifizieren
Um die Benutzer von Anwendungen zu identifizieren, müssen Sie die Data Collection Settings auf „Identified Users“ festlegen.
Warum Benutzer identifizieren?
Standardmäßig hasht WalkMe und identifiziert Endbenutzerdetails (E-Mail-Adresse), aber es gibt mehrere Gründe, aus denen Sie sich für die Identifizierung Ihrer Benutzer entscheiden:
Anzeigen der Anwendungsnutzung nach Abteilung (oder einem anderen Organisationsattribut)
Anzeigen der bestimmten Benutzer von Anwendungen und ihrer Rollentypen
Anzeigen der mit Abteilungen verbundenen Anwendungsnutzung
Identifizieren bestimmter Benutzer, die ihre Lizenzen möglicherweise nicht benötigen
Alle bieten den Vorteil, dass Sie intelligentere datengesteuerte Entscheidungen über Ihre Strategie für digitale Adoptionen auf der Grundlage der Personen treffen, die Anwendungen verwenden.
Darf ich die Benutzer identifizieren?
Benutzer einer Anwendung zu identifizieren, ist eine gängige Praxis, die für bestimmte Personen in Ihrem Unternehmen für typische Geschäftszwecke verfügbar ist, z. B.:
Provisioning von Benutzern in SSO / IDP wie Okta oder Azure
Ausführen von Berichten über die Nutzung von SaaS-Anbietern wie Salesforce oder Confluence
Betrachten der Benutzerkontaktinformationen in Apps wie Slack oder Workday
Wenn Sie die Vorteile der Identifizierung von Benutzern nutzen möchten, aber nicht sicher über Berechtigungen sind, sollten Sie Folgendes überprüfen:
Einsehen von Abteilungs- und Rolleninformationen für anonyme Benutzer (Settings >
Steuern, wer Benutzerdetails anzeigen kann (Settings > Permissions)
PRO-TIPP: Die Mehrheit der Discovery-Kunden identifiziert ihre Benutzer. Es kommt Ihrem Unternehmen bei der Entscheidungsfindung zugute und ermöglicht Ihrem Team, Aktionen zu ergreifen, die das Mitarbeitererlebnis verbessern und Softwareinvestitionen optimieren.
Anmerkung
Discovery hat zwei Mechanismen zur Benutzeridentifizierung, die jeweils unterschiedlich gespeichert werden:
IDP: Discovery erhält IDP-Zuordnungen vom IDP-Dienst. Diese Zuordnung enthält verschiedene Daten für den identifizierten und den gehashten Modus. Wenn Sie vom identifizierten zum gehashten Modus wechseln, bleiben alle früheren IDP-Zuordnungen, die im identifizierten Modus empfangen wurden, erhalten, bis diese Benutzer neue aktualisierte IDP-Zuordnungen erhalten, während sie sich im gehashten Modus befinden (zu diesem Zeitpunkt werden zuvor gesammelte IDP-Details gelöscht/durch neue gehashte Daten ersetzt).
DTID: Discovery versucht, Benutzer-E-Mails zu identifizieren, während Benutzer in gängigen Apps navigieren. E-Mails, die im identifizierten Modus gesammelt werden, werden auf Discovery-Servern gespeichert. Diese werden nicht automatisch gelöscht, aber es kann eine Anfrage an F&E gestellt werden, um DTID zu deaktivieren und historische DTID-Werte zu löschen.
Schritt 2: Hinzufügen der Attribute „Abteilung“ und „Rolle“
Warum Abteilungs- und Rollenattribute hinzufügen?
Durch den Import von Daten aus Ihrem Mitarbeiterverzeichnis (Workday, SuccessFactors usw.) können Sie Dinge sehen wie z. B.:
Welche Abteilungen die primären Benutzer einer App sind
Alle Apps, die von einer Population verwendet werden (eine Abteilung, eine Kostenstelle, ein Geo usw.)
Die Rollentypen oder Jobtitel von Personen, die bestimmte Anwendungen verwenden
Welche Abteilungen am meisten für Software ausgeben
Derzeit unterstützt das Produkt ein Organisationsattribut und ein Endbenutzerattribut, in der Regel ist dies der Abteilungs- und Rollentyp, aber Sie können diese Attribute so erstellen, wie Sie möchten.
Um Ihre Daten nach Organisationsstruktur und Rollen zu segmentieren, haben Sie zwei Optionen:
Importieren Sie Daten aus einem Verzeichnis wie Workday, SuccessFactors oder einem anderen Mitarbeiterverzeichnis
Verwenden Sie Ihre vorhandene WalkMe-Integration mit IDP (Okta, Azure usw.)
Alle IDP-Anbieter, die von WalkMe im Allgemeinen unterstützt werden, werden von Discovery unterstützt
Anmerkung
Die Einstellung „Identified“ im Unterschied zu „Hashed“ wirkt sich auf die Möglichkeit aus, E-Mail-, Namen- und Rollenwerte in den Discovery-Dashboards anzuzeigen. Abteilung ist die einzige unabhängige Variable, da sie nicht direkt als Teil der Identität eines Benutzers betrachtet wird.
Mit anderen Worten, Sie können in einem „Hashed“-Modus arbeiten, aber Abteilungswerte weiterhin freigeben. Alle anderen Werte werden gehasht (E-Mail, Name, Rolle).
Sollte ich einen Import durchführen oder IDP verwenden?
Methode
Was Sie wissen sollten
Importieren Sie eine CSV-Datei
Die Daten sind oft umsetzbarer, Sie können beispielsweise aus mehreren verschiedenen Arten von Abteilungen/Organisationsattributen und Rollen oder Jobtiteln auswählen. Es ist oft intuitiver, wie Sie über die Struktur Ihres Unternehmens denken.
Da es sich um einen einmaligen Import handelt, ist es eher ein „Snapshot“ Ihrer Mitarbeiterbasis zum Zeitpunkt des Imports und muss von Zeit zu Zeit aktualisiert werden
IDP-Integration verwenden
Die meisten Kunden, die IDP verwenden, erfassen nur Benutzerinformationen in einem begrenzten Satz von Apps, sodass Sie wahrscheinlich nicht alle Benutzer erhalten
Oft sind die mit IDP integrierten Attribute begrenzt, beispielsweise haben Sie möglicherweise kein Abteilungsfeld verfügbar
Es könnte sehr schwer sein, für Werte in IDP-Attributen wie Department Maßnahmen zu ergreifen. Viele Kunden haben Hunderte oder Tausende von Codes für Abteilungen, die es schwieriger machen, zu sehen, wie bestimmte Populationen Anwendungen verwenden
Bewährte Verfahren
Wir empfehlen, nach Möglichkeit einen Import durchzuführen. Dies gibt Ihnen mehr Optionen für die Auswahl, wie Sie segmentieren möchten.
Sie können andere Attribute als Abteilung und Rolle verwenden. Einige Kunden entscheiden sich für:
Abteilung (es existieren oft viele verschiedene Typen)
Geschäftseinheit
Geografie
Kostenstelle
Mitarbeitercodes
Verwaltungsstruktur
Und mehr
Wir empfehlen, einige Fälle der Aktionen zu berücksichtigen, die Sie auf der Grundlage der Daten ergreifen könnten, und welche Felder Sie in Ihrem Mitarbeiterverzeichnis verwenden müssten, um Benutzer zu kategorisieren.
Durch die Eingabe von Lizenzanzahl und -kosten in WalkMe Discovery können Sie Softwareinvestitionen effizienter gestalten, indem Sie:
Den Wert ungenutzter oder nicht genutzter Lizenzen realisieren
Bereiche identifizieren, um Kosten für bestimmte Softwareanwendungen zu senken
Tools konsolidieren, die in verschiedenen Teams verwendet werden
Lizenzen neu zuordnen, anstatt mehr zu kaufen
Es ist am besten, diese Informationen freizugeben, nachdem der Discovery-Prozess einige Wochen lang ausgeführt wurde, da wir allem in Ihrem System eindeutige App-IDs zuweisen. Sie können so wenige oder so viele verfolgen, wie Sie möchten und Lizenzinformationen im Laufe der Zeit hinzufügen.
Nochmaliger Hinweis:
WalkMe Discovery lernt aus dem Benutzerverhalten im Browser (basierend auf der WalkMe-Erweiterung). Wir haben keinen Zugriff auf Ihre Lizenzinformation und keine direkte Integration mit Ihren Anwendungen.
Sollte ich Lizenzinformationen direkt in das Dashboard „Lizenzen“ eingeben oder eine CSV-Datei importieren?
Sobald Discovery einige Wochen lang ausgeführt wurde, haben die identifizierten Apps jeweils eine eindeutige ID. Dann können Sie Lizenzbeträge und -kosten direkt in die Tabelle im Lizenz-Dashboard eingeben. Sie können auch eine CSV-Datei exportieren, die für jede identifizierte App eine Zeile enthält.
Anmerkung
Die Nutzung der In-App-Desktop-Anwendung wird nicht vom Discovery-Prozess erfasst, sondern es werden hybride Desktop-/Cloud-Anwendungen angezeigt, die über Onlinefunktionen verfügen oder zum Öffnen eine Browseraktion erfordern (wie ein Start eines Zoom-Meetings oder eine SSO-Authentifizierung).
Wenn Sie bereits Zugriff auf Lizenzinformationen für einige Apps haben und die Nutzung und potenzielle Einsparungen sofort aufdecken möchten, können Sie die Informationen direkt in der Tabelle hinzufügen. Sie können Lizenzinformationen jederzeit bearbeiten oder Lizenzinformationen zu weiteren Apps hinzufügen.
Wenn Sie noch keine Lizenzinformationen verfügbar haben und Informationen über alle Ihre Apps sammeln möchten, kann es von Vorteil sein, die CSV-Datei zu exportieren und diese Dokumente offline mit relevanten Teammitgliedern zu teilen. Aktualisieren Sie die CSV-Datei mit Lizenzinformationen und laden Sie die CSV-Datei dann erneut in Discovery hoch.
Wenn die CSV-Datei teilweise vollständig ist, zeigt das Dashboard Teildaten an. Sie können beispielsweise Lizenzbeträge ohne Kosten einbeziehen, aber Sie sehen keine Kosten im Dashboard. Ansonsten gibt es Felder, die wir zur Identifizierung der App verwenden und die nicht bearbeitbar sind (App-Name/-ID).
In allen Prozessen wird das Symbol „$“ weiterhin angezeigt, auch wenn Beträge 'in Nicht-US-Währungen' eingegeben werden.
Welche Apps unterstützen die Analyse des Lizenztyps?
Wenn Sie Informationen direkt in die Tabelle eingeben oder die CSV-Vorlage überprüfen, können Sie feststellen, dass einige Apps die Analyse des Lizenztyps unterstützen.
Apps mit einem Häkchen in der Benutzeroberfläche unterstützen bereits die Analyse des Lizenztyps. Dies basiert auf früheren Forschungen und laufendem Lernen. WalkMe identifiziert Lizenztypen auf der Grundlage der interaktiven URLs/Aktionen/Buttons (Senden, Abbrechen usw.).
In der CSV-Datei aufgeführte Apps enthalten auch eine Angabe für Lizenztypen.
Wenn die App nicht in der Benutzeroberfläche oder CSV angezeigt wird, ist es höchstwahrscheinlich, dass die App selbst erstellt wurde. Bitte wenden Sie sich an den WalkMe-Support und geben Sie Ihren WalkMe-Kontakt an, und WalkMe R&D fügt sie hinzu.
Wenn die App einen Lizenztyp hat, wird sie sofort unterstützt.
Wenn die App mehrere Lizenztypen hat, arbeitet WalkMe mit Ihnen an der Definition von Regeln für die Identifizierung der Lizenztypen zusammen und WalkMe R&D konfiguriert sie auf unserer Seite (bestimmte besuchte URLs, Schaltflächen zum Erstellen/Bearbeiten/Speichern usw.).
Wie erhalte ich Lizenzbetrags- und -kostendaten?
Kontaktieren Sie einzelne App-Besitzer
Konsultieren Sie Ihre Beschaffungs- oder IT-Teams
Schritt 4 - Definieren, wer Zugriff auf Discovery hat
Warum Berechtigungen für Discovery definieren?
Damit jeder die Daten sehen kann, muss mindestens ein bestimmter Admin zugewiesen sein. Diese Person muss andere Benutzer mit unterschiedlichen Berechtigungsebenen einladen. Für Neukunden wird der Admin auf der Grundlage des ersten in Salesforce aufgeführten Kontakts definiert. Für Bestandskunden erhalten bei der Discovery-Aktivierung alle bestehenden WalkMe-Admins Admin-Berechtigungen für Discovery. Nach der Aktivierung müssen Admins zusätzliche Berechtigungen definieren und/oder Benutzer aus ihren Teams hinzufügen.
Anmerkung
NurBenutzer, die bereits in der Kontoverwaltung registriert sind, können zur Discovery eingeladen werden.
Welche Berechtigungsstufen sind verfügbar?
Definieren Sie den Zugriff auf Dashboard-Ebene pro WalkMe-Benutzer:
