Aperçu rapide
Discovery est un outil polyvalent avec plusieurs options de configuration. En fonction de vos besoins, certaines intégrations de données supplémentaires peuvent être nécessaires. Suivez le guide ci-dessous pour vous assurer de maximiser la valeur de Discovery pour vos besoins.
WalkMe Discovery
Paramètres de la collecte de données
Une fois que Discovery est activé pour la collecte de données, vous aurez accès aux paramètres Discovery dans la WalkMe Console.
WalkMe Discovery: Settings Page
Étape 1 : identifier les utilisateurs
Pour identifier les utilisateurs des applications, définissez les paramètres de collecte de données sur Utilisateurs identifiés.
Pourquoi identifier les utilisateurs ?
Par défaut, WalkMe hache et désidentifie les détails de l'utilisateur finale (adresse email), mais il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous pouvez choisir d'identifier vos utilisateurs :
- Affichez l'utilisation des applications par département ou un autre attribut organisationnel
- Afficher les utilisateurs spécifiques des applications et leurs types de rôles
- Voir les dépenses d'application associées aux départements
- Identifier les utilisateurs spécifiques qui peuvent ne pas avoir besoin de leurs licences
Cela vous aide à prendre des décisions plus intelligentes et basées sur les données sur votre stratégie d'adoption numérique en fonction de la façon dont les utilisateurs utilisent les applications.
Suis-je autorisé à identifier les utilisateurs ?
Voir les utilisateurs d'une application est une pratique courante, disponible pour des personnes spécifiques dans votre organisation à des fins commerciales typiques, par exemple :
- Approvisionner les utilisateurs dans les outils SSO ou IDP comme Okta ou Azure
- Exécution des rapports d'utilisation à partir de fournisseurs SaaS tels que Salesforce ou Confluence
- Consulter les coordonnées de l'utilisateur dans des applications telles que Slack ou Workday
Si vous souhaitez bénéficier des avantages de l'identification des utilisateurs, mais que vous n'êtes pas sûr des autorisations, consultez :
- Affichage des informations sur le département et le rôle pour les utilisateurs anonymes (lien nécessaire — signale cette référence comme incomplète dans la source)
- Contrôler qui peut afficher les détails de l'utilisateur : sélectionnez Paramètres, puis Autorisations
Conseil
La plupart des clients Discovery identifient leurs utilisateurs. Il favorise la prise de décision de votre entreprise et aide votre équipe à améliorer l'expérience des employés et à optimiser les investissements logiciels.
Remarque
Discovery dispose de deux mécanismes d'identification des utilisateurs et chacun est stocké différemment :
- IDP : Discovery reçoit des cartographies IDP à partir du service IDP, avec des données différentes pour le mode identifié et le mode haché. Si vous passez du mode identifié au mode haché, les mappages IDP précédents restent jusqu'à ce que ces utilisateurs reçoivent de nouveaux mappages en mode haché, moment où les anciennes données identifiées sont effacées et remplacées
- DTID : Discovery tente d'identifier les e-mails des utilisateurs à mesure que les utilisateurs naviguent dans les applications courantes. Les e-mails collectés en mode identifié sont stockés sur les serveurs Discovery sans suppression automatique, mais vous pouvez demander au service Recherche et Développement de désactiver DTID et de supprimer les valeurs historiques de DTID
Étape 2 : ajout des attributs « Département » et « Rôle »
Pourquoi ajouter les attributs Département et Rôle ?
En important des données de votre répertoire des employés (Workday, SuccessFactors et autres), vous pouvez voir :
- Quels départements sont les utilisateurs principaux d'une application
- Toutes les applications utilisées par une population, telle qu'un département, un centre de coûts ou une géographie
- Le type de rôles ou les titres de travail des personnes utilisant des applications spécifiques
- Quels départements dépensent le plus sur les logiciels
Le produit prend actuellement en charge un attribut organisationnel et un attribut d'utilisateur final, généralement du département et du type de rôle, bien que vous puissiez les définir comme vous le souhaitez.
Pour segmenter vos données en fonction de la structure de l'organisation et des rôles, vous avez deux options :
- Importer les données à partir d'un répertoire tel que Workday, SuccessFactors ou un autre répertoire des employés
- Utilisez votre intégration WalkMe existante avec IDP, telle qu'Okta ou Azure
- Tous les fournisseurs IDP pris en charge par WalkMe en général sont pris en charge par Discovery
Remarque
Le paramètre de collecte de données "identifiées" ou "hachées" affecte la possibilité d'afficher les valeurs d'email, de nom et de rôle dans les tableaux de bord Discovery. Le département est la seule variable indépendante, car il n'est pas considéré comme faisant partie de l'identité d'un utilisateur. Vous pouvez fonctionner en mode haché et toujours voir les valeurs des départements, tandis que l'e-mail, le nom et le rôle restent hachés.
Dois-je effectuer une importation ou utiliser IDP ?
- Importer un CSV
- Les données sont souvent plus exploitables ; vous pouvez choisir parmi plusieurs types de départements, attributs de l'organisation, rôles ou titres de travail
- Il est souvent plus intuitif pour la façon dont vous pensez à la structure de votre organisation
- Étant donné qu'il s'agit d'une importation unique, il s'agit davantage d'un instantané de votre base d'employés au moment de l'importation et nécessite des mises à jour périodiques
- Utiliser l'intégration IDP
- La plupart des clients qui utilisent IDP capturent uniquement les informations de l'utilisateur sur un ensemble limité d'applications, alors, vous n'obtiendrez probablement pas tous vos utilisateurs
- Les attributs intégrés à IDP sont souvent limités ; par exemple, vous pouvez ne pas avoir de champ Département disponible
- Les valeurs d'attributs IDP telles que le département peuvent être difficiles à utiliser, car de nombreux clients disposent de centaines ou de milliers de codes de département
Les meilleures pratiques
Nous vous recommandons d'effectuer une importation si possible, car elle vous donne plus d'options pour la segmentation.
Vous pouvez utiliser des attributs autres que le Département et le Rôle. Certains clients choisissent :
- Département (de nombreux types existent souvent)
- Unité commerciale
- Géographie
- Centre de coûts
- Codes des employés
- Structure de gestion
- Et plus encore
Considérez quelques cas d'actions que vous pourriez prendre en fonction des données et des champs dont vous auriez besoin à partir de votre répertoire des employés pour catégoriser les utilisateurs.
Vous pouvez accéder à l'importation CSV dans la page Utilisateurs.
WalkMe Discovery: Users
Ce que vous devez savoir sur le CSV
- L'adresse électronique est requise pour correspondre aux utilisateurs que nous identifions
- Le département peut être n'importe quel attribut depuis votre répertoire, vous permettant de :
- Affichez toutes les applications utilisées dans ce segment de la population
- Affichez les coûts associés à ces applications lorsque vous introduisez les données de licence
- Filtrer les utilisateurs de l'application par un ou plusieurs segments
- Le rôle peut être n'importe quel attribut de votre répertoire, vous permettant de :
- Filtrez l'utilisation de l'application par un attribut utilisateur
- Accédez aux titres de travail, aux types de rôles, aux informations du gestionnaire, à la géographie et plus encore
Important à prendre en compte
Vous pouvez introduire n'importe quel attribut sous Département ou Rôle, mais :
- Vous pouvez uniquement afficher les attributs que vous avez importés
- La modification des attributs à l'avenir est prospective et non rétroactive
- Examinez votre répertoire des employés et décidez quels attributs sont importants pour l'analyse des applications
- Informez votre équipe de technologie RH ou informatique pourquoi vous avez besoin d'une exportation à partir du système
- Lorsque vous obtenez une exportation, formatez-la au même format que le modèle CSV
- Pour des questions, contactez le Centre d'assistance WalkMe
La saisie des montants et des coûts de licence dans Discovery vous aide à rendre les investissements logiciels plus efficaces en :
- Réaliser la valeur des licences inutilisées ou sous-utilisées
- Identifier les domaines pour réduire les coûts sur des applications logicielles spécifiques
- Regroupez les outils utilisés dans différentes équipes
- Réaffecter les licences au lieu d'en acheter plus
Il est préférable de partager ces informations une fois que Discovery est exécuté pendant quelques semaines, car les identifiants d'application uniques sont attribués à tous les éléments de votre système à ce moment-là. Vous pouvez suivre aussi peu ou autant de licences que vous le souhaitez et continuer à ajouter des informations au fil du temps.
Remarque
WalkMe Discovery apprend du comportement des utilisateurs dans le navigateur via l'extension WalkMe. Nous ne disposons pas de vos informations sur vos licences et ne nous intégrons pas directement à vos applications.
Une fois que Discovery est exécuté pendant quelques semaines, chaque application identifiée obtient un ID unique. À ce stade, vous pouvez saisir les montants et les coûts de licence directement dans le tableau du tableau de bord des licences ou exporter un CSV avec un élément de ligne pour chaque application identifiée.
Remarque
L'utilisation des applications de bureau dans l'application n'est pas capturée par le processus de découverte, mais les applications de bureau et cloud hybrides avec des capacités en ligne ou qui nécessitent une action du navigateur pour s'ouvrir (comme le lancement d'une réunion Zoom ou une authentification SSO) apparaîtront.
Si vous disposez déjà des informations de licence pour quelques applications et que vous souhaitez voir l'utilisation et les économies potentielles immédiatement, ajoutez les informations directement dans le tableau. Vous pouvez modifier les informations de licence ou les ajouter pour plus d'applications à tout moment.
Si vous ne disposez pas encore d'informations sur les licences et que vous souhaitez les collecter pour toutes vos applications, il peut être utile d'exporter le CSV et de le partager hors ligne avec votre équipe. Mettez à jour le CSV avec les informations de licence, puis téléchargez-le à nouveau dans Discovery.
Si le CSV n'est que partiellement terminé, le tableau de bord affiche des données partielles. Par exemple, vous pouvez inclure les montants des licences sans les coûts, bien que les coûts ne s'affichent pas. Les champs Nom de l'application et ID de l'application sont utilisés pour l'identification et ne sont pas modifiables.
Remarque
Si les coûts sont saisis dans une devise non américaine, le tableau de bord affiche toujours le signe du dollar.
Quelles applications prennent en charge l'analyse du type de licence ?
Lorsque vous saisissez des informations directement dans le tableau ou que vous examinez le modèle CSV, vous pouvez remarquer que certaines applications prennent en charge l'analyse du type de licence.
Les applications avec une coche dans l'interface utilisateur prennent déjà en charge l'analyse du type de licence, en fonction des recherches précédentes et de l'apprentissage en cours. WalkMe identifie les types de licence sur la base des URL, des actions et des boutons avec lesquels les utilisateurs ont interagi, tels que soumettre ou annuler.
Les applications répertoriées dans le CSV affichent également une indication pour les types de licence.
Si une application n'apparaît pas dans l'interface utilisateur ou le CSV, elle est très probablement naturelle. Contactez le support WalkMe et inclure votre contact WalkMe, et le service R&D de WalkMe l'ajoutera.
- Si l'application a un type de licence, elle est prise en charge dès la première utilisation
- Si l'application a plusieurs types de licence, WalkMe travaillera avec vous pour définir des règles d'identification (URL spécifiques visitées, boutons de création/modification/sauvegarde et similaires) et la R&D les configurera de son côté
- Contacter les propriétaires d'applications individuelles
- Consultez vos équipes d'approvisionnement ou informatiques
Étape 4 : déterminer qui a accès à Discovery
Pourquoi définir les autorisations pour Discovery ?
Pour que quiconque puisse voir les données, il faut qu'au moins un administrateur soit désigné. Cette personne invite d'autres utilisateurs avec différents niveaux d'autorisation Pour les nouveaux clients, l'administrateur est défini en fonction du premier contact répertorié dans Salesforce. Pour les clients existants, tous les administrateurs WalkMe existants obtiennent les autorisations d'administrateur sur Discovery lors de l'activation. Après l'activation, les administrateurs définissent des autorisations supplémentaires ou ajoutent des utilisateurs à partir de leurs équipes.
Remarque
Seuls les utilisateurs déjà enregistrés dans le Centre d'administration sont éligibles pour l'invitation à Discovery.
Quels niveaux d'autorisations sont disponibles ?
Définir l'accès au tableau de bord par utilisateur WalkMe :
- Applis
- Services
- Utilisateurs
- Licences
Vous pouvez définir les autorisations et l'accès dans Paramètres de découverte.
WalkMe Discovery: Settings Page
Résumé : Éléments d'action
Bien que Discovery collecte et agrège vos données, il est préférable d'être proactif et :
- Vérifiez les paramètres de collecte de données : identifiés ou hachés, départements
- Générer un CSV des détails des employés
- Rassemblez les montants et les coûts des licences
- Définissez les autorisations utilisateur pour Discovery
