Documentation des connaissances du projet
Aperçu rapide
La documentation sur la connaissance du projet est un processus standardisé pour enregistrer les aspects techniques et tactiques critiques du projet tout au long du cycle de vie du projet avant sa mise en service.
Une stratégie de documentation du savoir au niveau du projet fournit les bases d'une stratégie de gestion du savoir à l'échelle du programme/du centre d'excellence d'adoption numérique (CoE).
Comment cela affecte votre programme
✅ Avantages de la mise en œuvre
- Efficacité des ressources maximisée
- Temps de mise en service plus rapide pour les nouveaux constructeurs
- Satisfaction plus élevée sur l'équipe du constructeur
- Accélération de la montée en puissance de votre centre d'excellence en matière d'adoption numérique
- Documentation des leçons apprises
❌ Risques liés à l'absence de mise en œuvre
- Perte d'efficacité
- Cycle de projet ralenti
- Ralentissement du délai de rentabilisation pour les parties prenantes de l'entreprise
Les meilleures pratiques
Tenez compte des éléments suivants :
- Décidez d'une stratégie de documentation du savoir au début du projet (pendant la phase de plan), y compris le lieu où la documentation est conservée à long terme
- Documentez tout au long du cycle de vie du projet, et pas seulement à la fin
- Enregistrez les appels critiques, comme les examens de contenu, les réunions de conception de solution et les discussions de type go/no-go (aller/retour)
- Attribuez la propriété de la documentation relative au transfert de connaissances - Envisagez de faire partager la responsabilité par plusieurs propriétaires (par exemple, le chef de projet et le constructeur) afin de réduire les goulets d'étranglement potentiels
Remise du résumé du projet
Dans une situation où un nouvel ensemble de chefs de projet et/ou de constructeurs gérera le contenu après sa mise en service (par exemple, si un centre d'excellence transfère l'optimisation à un secteur d'activité), utilisez la réunion de remise du résumé du projet pour développer la documentation sur le savoir et assurer l'alignement.
- Quand : Après la réunion de débriefing du projet
- Propriétaire : Chef de projet
- Participants : Chef de projet, service/équipe responsable des opérations en cours du contenu, Constructeurs (en option)
- Prérequis pour les parties prenantes de l'entreprise : Équipe de mise en œuvre en cours responsable de suivre les cours requis dans la plateforme d'adoption numérique (spécifique au rôle)
Exemple d'ordre du jour d'appel
- Examiner les BO et les KPI initialement approuvés
- Examen de haut niveau de la liste de contrôle de la documentation du savoir
- Examiner les processus et les points faibles (+Comment ils ont été déterminés et priorisés) et leur lien avec les BO et les KPI
- Examens de la conception de la solution
- Discussion initiale sur la valeur + Qui/quand/comment la valeur sera quantifiée pour la prochaine réunion (En interne ou avec WalkMe)
- Examiner les attentes de maintenance et d'optimisation/procédure d'exploitation standard
Listes de vérification de la documentation des connaissances du projet
Liste de contrôle à standardiser pour les constructeurs
Les constructeurs doivent suivre les informations tout au long du projet et confirmer l'exhaustivité avec une liste de contrôle à la fin du projet.
Liste de contrôle à standardiser pour les chefs de projet
Les chefs de projet doivent fournir les informations suivantes tout au long du projet, idéalement dans la ressource du planificateur de projet (disponible dans la plateforme d'adoption numérique)
Commencer
- Le gestionnaire de programme crée un groupe de discussion avec 2-3 principaux constructeurs et 2-3 principaux chefs de projet dans votre organisation
- Le gestionnaire de programme examine la liste de contrôle de la documentation du savoir pour les constructeurs et la liste de contrôle de la documentation du savoir pour les chefs de projet (voir ci-dessus) et demande des commentaires
- Le gestionnaire de programme rassemble les commentaires et crée une procédure d'exploitation standard pour la façon dont le chef de projet et le constructeur doivent suivre les détails importants de l'application et de la mise en œuvre