Breve Visão Geral
A Documentação do Conhecimento do Projeto é um processo padronizado para registrar aspectos técnicos e táticos críticos do projeto ao longo do ciclo de vida do projeto até o lançamento.
Uma estratégia de documentação de conhecimento no nível do projeto fornece a base para uma estratégia de gerenciamento de conhecimento em escala no nível do programa/Centro de Excelência de Adoção Digital (CoE).
Como isso afeta seu programa
✅ Benefícios da operacionalização
- Maximização da eficiência dos recursos
- Tempo de lançamento mais rápido para novos Construtores
- Maior satisfação na equipe de Construção
- Escala acelerada para o seu Centro de Excelência em Adoção Digital
- Documentação das lições aprendidas
❌ Riscos de não operacionalizar
- Perda de eficiência
- Ciclo de projeto mais lento
- Tempo de geração de valor mais lento para as partes interessadas do negócio
Melhores práticas
Considere o seguinte:
- Decida sobre uma estratégia de documentação de conhecimento no início do projeto (durante a fase de Planejamento), incluindo onde a documentação fica armazenada a longo prazo
- Documente ao longo do ciclo de vida do projeto, não apenas no final
- Grave chamadas críticas, como revisões de conteúdo, reuniões de design de soluções e conversas de aprovação ou rejeição
- Atribuir a propriedade da documentação de transferência de conhecimento - Considere ter mais de um proprietário compartilhando a responsabilidade (por exemplo, Líder de Projeto e Construtor) para reduzir possíveis gargalos
Entrega do Resumo do Projeto
Em uma situação em que um novo conjunto de Líderes de Projeto e/ou Construtores gerenciará o conteúdo após o lançamento (por exemplo, se um Centro de Excelência entregar a otimização para uma Linha de Negócios), use a reunião de Entrega de Resumo do Projeto para expandir a Documentação de Conhecimento e garantir o alinhamento.
- Quando: Após a reunião de análise do projeto
- Proprietário: Líder do Projeto
- Participantes: Líder do Projeto, Departamento/equipe responsável pelas Operações em Curso do conteúdo, Construtores (opcional)
- Pré-requisitos para as partes interessadas do negócio: equipe de implementação contínua responsável por realizar os cursos necessários no Instituto de Adoção Digital (específico da função)
Exemplo de agenda de chamada
- Reveja os Objetivos de Negócio (BOs) e os Indicadores-chave de desempenho (KPIs) inicialmente acordados
- Revisão de alto nível da lista de verificação da Documentação de Conhecimento
- Rever processos e pontos problemáticos (+Como estes foram definidos e priorizados) e sua ligação aos objetivos de negócios (BOs) e KPIs
- Revisões de design de solução
- Discussão inicial de valor + quem/quando/como o valor será quantificado para a próxima reunião (internamente ou com o WalkMe)
- Rever as expectativas de manutenção e otimização/procedimento operacional padrão
Listas de verificação da documentação do conhecimento do projeto
Lista de verificação para padronizar os Builders
Os construtores devem documentar as seguintes informações ao longo do projeto e confirmar a integralidade com uma lista de verificação no final do projeto.
Informações do Construtor
☐ Nome do Construtor
☐ Quantidade de tempo gasto no projeto
☐ Datas críticas: data de início de construção, data(s) de garantia de qualidade, data(s) de teste de aceitação do usuário (UAT), data de lançamento
☐ Fase (por exemplo, se a primeira implementação neste aplicativo, especifique a Fase 1 e a data planejada para a Fase 2, se aplicável)
Informações do processo
Planejador de Projetos concluído (disponível nos cursos de Líder de Projeto do Digital Adoption Institute) com o seguinte:
☐ Descrição do fluxo de trabalho do usuário
☐ Itens do WalkMe usados para resolver o fluxo de trabalho do usuário:
☐ Nome do item
☐ Tipo de aplicativo (Smart Walk-Thru, SmartTip, Lançador, etc.)
☐ Localização no Editor
☐ Breve descrição do comportamento pretendido E/OU gravação de tela curta ou captura de tela do fluxo/comportamento pretendido do WalkMe (considere usar a ferramenta WalkMe Share)
☐ Objetivo e resultado comercial associado
☐ Link WalkMe Share (para visualização completa da arquitetura de conteúdo)
Informações do aplicativo
Nuances de construção específicas do aplicativo, como:
☐ Seletores jQuery específicos ou configurações de precisão para serem reutilizados + capturas de tela de exemplos (por exemplo, em uma construção do Salesforce, poderia ler-se "Na linha superior da página de oportunidade, use este seletor jQuery: ____ )
☐ Tentativas de soluções que não eram viáveis
☐ Construção de nuances para várias páginas/áreas do aplicativo (por exemplo, a Tabela X requer a ativação do Bloqueio de Elemento para todas as seleções de elementos)
Informações no nível do editor:
☐ Recursos personalizados ativados no Editor WalkMe + por que eles são úteis
☐ Identificador de usuário exclusivo (+ O IDP está em uso atualmente?)
☐ Estratégia de tags de segmentação e convenções de nomenclatura
☐ Ramificações criadas que podem ser reutilizadas para eficiência na manutenção do conteúdo
☐ Tickets de suporte (resoluções concluídas)
Lista de verificação para padronizar para os Líderes de Projeto
Os Líderes de Projeto devem documentar as seguintes informações ao longo do projeto, idealmente no recurso Planejador de Projetos (disponível no Digital Adoption Institute):
Informações Objetivas
☐ Objetivos de Negócio
☐ Indicadores-chave de desempenho (Indicadores-chave de desempenho - KPIs)
☐ Método e propriedade da medição dos KPIs
☐ Ligação clara entre processo/construção e Objetivo de Negócio
Informações de Pessoas
☐ Lista de partes interessadas
☐ Funções e responsabilidades (especialmente se fizer a transição para uma equipe pós-implantação)
Informações de resumo do projeto
☐ Tempo do Ciclo do Projeto
☐ Número de dias de atraso
☐ Tempo desde o lançamento até o valor
☐ Maior visibilidade dos riscos e resumos de mitigação de riscos (ou planos de mitigação em andamento)
☐ Cópias salvas das atualizações de status do projeto (por exemplo, por e-mail)
Começar
- O Gerente de Programa cria um grupo focal com os 2-3 principais Construtores e os 2-3 principais Líderes de Projeto da sua organização
- O Gerente de Programa analisa a Lista de Verificação de Documentação de Conhecimento para Construtores e a Lista de Verificação de Documentação de Conhecimento para Líderes de Projeto (veja acima) e solicita feedback.
- O Gerente de Programa agrega feedback e cria um Procedimento Operacional Padrão para indicar como o Líder do Projeto e o Construtor devem acompanhar detalhes importantes da implementação.
Observação
As listas de verificação da Documentação de Conhecimento são tão boas quanto a frequência com que são usadas.
O Gerente de Programa da sua Equipe de Adoção Digital é responsável por quaisquer novos procedimentos padronizados comunicados às funções relevantes do Centro de Excelência (neste caso, o Líder de Projeto e Construtor) e por manter essas funções responsáveis pelo cumprimento dos novos processos.
Additional Resources & Peer Connections
