Kurzübersicht
Ein Book of Work ist eine konsolidierte Liste laufender und geplanter WalkMe-Projekte über einen bestimmten Zeitraum. Ein strukturiertes Book of Work ermöglicht es Projektteams, strategische und Ad-hoc-Anfragen zu priorisieren. In der Regel ist dies das Ergebnis eines Aufnahmeprozesses und eines Priorisierungsrahmens.
Die folgenden Punkte sind üblicherweise in einem Book of Work enthalten:
- Definierter Satz von Kriterien für Projekte
- Geschätzter Arbeitsaufwand für die Fertigstellung
- Tatsächlicher und prognostizierter Nutzen für die Organisation
Wie sich dies auf Ihr Programm auswirkt
❌ Das Fehlen eines vereinbarten Book of Work kann zu einem oder mehreren der folgenden Probleme führen:
- Zuweisung von Resources für Projekte mit niedrigerem ROI
- Erhöhte Wertschöpfungszeit aufgrund der Komplexität
- Verpasste Chancen
- Abkopplung vom Zweck des Programms
Wer ist daran beteiligt?
Ihr Programm-Manager sollte der Primäreigentümer des Book of Work sein, wobei Ihr Executive-Sponsor und/oder der Lenkungsausschuss entweder als konsultierte oder informierte Partei in die abschließende Roadmap und Priorisierungsentscheidungen einbezogen wird.
Anmerkung
Die folgenden Überlegungen sind wichtig und hängen von der Art des Governance-Modells ab, das Ihr CoE für die digitale Adoption eingeführt hat. Weitere Informationen finden Sie unter Gemeinsame CoE-Governance-Modelle.
- Wenn Sie über ein zentralisiertes Governance-Modell verfügen, haben Sie nur ein Book of Work für Ihr gesamtes Digital Adoption-Programm. Wenn Sie von einem zentralisierten zu einem hybriden oder dezentralen Governance-Modell wechseln, werden Sie wahrscheinlich mehrere Books of Work haben.
- Wenn Sie Ressourcen unter den Implementierungsteams aufteilen (d. h. Sie haben ein Hybrid-Modell mit einem zentralen Team von Buildern und sie erstellen für mehrere Abteilungen), stellen Sie sicher, dass die Summe des geschätzten Aufwands die gesamte Builder-Bandbreite nicht übersteigt.
- Wenn Sie ein Hybrid-Modell mit mehreren Books of Work haben, werden einige Bereiche Ihres Programms unweigerlich autarker sein. Das Core-Governance-Team sollte den Wissensaustausch und die Annahme von „Best Practices“ fördern, damit Book of Work-Komponenten einfach für die Berichterstattung an Führungskräfte zusammengefasst werden können (z. B. geschätzter Gesamtaufwand für alle Projekte im gesamten COE für dieses/nächstes Quartal, prognostizierter Gesamtnutzen pro Werttreiber)
Wichtige Überlegungen
Obwohl es sich um eine primäre Ressource für den/die Kernprogramm-Manager, Projektleiter und Builder handelt, sollte diese Ressource gut genug organisiert sein, damit der/die Programm-Manager oder Projektleiter Informationen für Executive Sponsors einfach zusammenfassen können.
Tipp
Für eine einfachere Annahme integrieren Sie Ihr Book of Work in eine Plattform, die in Ihrer Organisation bereits verwendet wird: Smartsheet, Monday.com, JIRA, Tabelle in Sharepoint usw. Stellen Sie sicher, dass die Lizenzierungen allen Kernprogramm-Managern und Projektleitern zur Verfügung stehen.
Digital Adoption Institute
- Wer oder was wird benötigt, um zwischen den Projekten Prioritäten zu setzen? (z. B. Cash-Auswirkungen, Non-Cash-Auswirkungen, Aufwandsschätzung, ELT-Priorität, Unternehmensziel usw.)
- Wie sind die Projekte an die Geschäftsziele gebunden? (Siehe Business Value Alignment (Geschäftswertausrichtung) für weitere Details zur Zielkaskadierung von den strategischen bis hin zu digitalen Adoptionszielen)
- Haben wir eine Due-Diligence-Prüfung von den Stakeholdern des Unternehmens verlangt, um die tatsächlichen und prognostizierten Auswirkungen zu ermitteln?
Erste Schritte
- Identifizieren Sie strategische Projekte („Top-down“-Initiativen) für die nächsten 2 Quartale und schätzen Sie den Aufwand für deren Umsetzung
- Stellen Sie diese Projekte in einer Roadmap dar
- Überprüfen Sie die Ressourcenkapazität und subtrahieren Sie den strategischen Projektaufwand, um die Menge der „Bottom-up“-Aufnahme zu bestimmen, die Sie handhaben können (d. h. 75 % Top-down, 25 % offen für Aufnahmeanträge)
- Bestimmen Sie, ob diese Kapazität akzeptabel ist oder ob Sie in zusätzliche Ressourcen investieren müssen
- Dokumentieren Sie das Folgende in einer grundlegenden Standardarbeitsanweisung :
- Ermittlungsfragen, die Sie zur Priorisierung verwenden
- Wo sich das Book of Work befindet (welche Software/wie man darauf zugreift)
- Verfahren, Zeitablauf, Eigentümer und benötigte Dokumentation zur Erstellung/Aktualisierung des Book of Work
Gehen Sie einen Schritt weiter:
- Erwägen Sie die Erstellung eines grundlegenden Priorisierungsrechners, der bei der effizienten und unvoreingenommenen Priorisierung eingehender Anfragen hilft
Additional Resources & Peer Connections
