Aufnahme- und Priorisierungsprozess
Kurzübersicht
Ob Sie innerhalb eines Projekts (welche Workflows sollten wir zuerst erstellen?) oder zwischen Projekten (Wir haben viele Anfragen – welches Projekt sollten wir zuerst bearbeiten?) priorisieren – eine Priorisierungsstrategie ist kritisch.
Darüber hinaus umreißt ein Aufnahmeprozess die Bedürfnisse, Ergebnisse und die Beziehung zwischen dem WalkMe-Inhaltsanforderer und dem DAP-Bereitstellungsteam. Ein optimierter Aufnahmeprozess ist einer der ersten Schritte zur Erweiterung der Reichweite der Digital Adoption in Ihrem Unternehmen und zur Schaffung einer Praxis der Operational Excellence.
Wie sich dies auf Ihr Programm auswirkt
- Optimieren Sie die Informationserfassung
- Legen Sie die Erwartungen an den Projektgenehmigungsprozess und den Zeitplan fest
- Frühzeitige Wertausrichtung zwischen Requestor und CoE
- Führender Indikator für den CoE-Erfolg
- Unmöglichkeit der Skalierung
- Falsch ausgerichtete Erwartungen der Requestees
- Ressourcen, die in Projekten mit geringer Auswirkung gebunden sind
Schritt 1: Priorisierungskriterien festlegen
Auch wenn Sie nicht für einen vollständigen Aufnahmeprozess bereit sind, ist die Standardisierung von Fragen zur Priorisierung eine großartige Möglichkeit, um die Effizienz während der Entdeckungsphase eines neuen Projekts zu verbessern.
Bei der Priorisierung sollten Sie Fragen stellen, die die folgenden drei (3) Kategorien betreffen:
- Auswirkung: Was ist die erwartete Auswirkung auf Geschäftsziele und KPIs?
- Komplexität: Wie komplex ist/sind der/die Workflow(s)? Wie schwierig wird die Implementierung unter Berücksichtigung anderer organisatorischer Einschränkungen sein?
- Zielerreichung: Welche Abteilungen und wie viele Personen werden davon profitieren?
Siehe unten Vorlagen und Tools herunterladen für eine Beispielliste von Priorisierungsfragen, mit denen Sie arbeiten können! Überprüfen Sie die Liste (Hinzufügen, Subtrahieren, Bearbeiten), bis sie den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht.
Schritt 2: Erstellen Sie Ihr Intake-Formular
Ein Aufnahmeformular ist ein Dokument, das Anforderer ausfüllen und zur Überprüfung durch das DAP-Team einreichen müssen. Siehe unten Vorlagen und Tools herunterladen für Eingangsformular-Vorlagen unten für Ausgangsformular.
Integrieren Sie diesen Prozess für eine höhere Akzeptanz.
Die besten Unternehmen betten ein Aufnahmeformular in ihre aktuellen Workflows und Technologien ein. Beispiel:
- Unternehmen A hat einen gemeinsam genutzten Service-Anforderungsprozess in ServiceNow. Dieser Anfrageprozess beinhaltet jetzt die Möglichkeit, Unterstützung vom Digital Adoption Center of Excellence anzufordern.
- Das Unternehmen B verwendet JIRA und hat den WalkMe-Anforderungsprozess in den JIRA-Ticketing-Ablauf eingebettet.
- Unternehmen C hostet alle Anfrageformulare in Sharepoint und hat jetzt ein maßgeschneidertes Formular für die digitale Akzeptanz für Support.
- Unternehmen D verwendet einen WalkMe Launcher namens „Feedback über die In-App-Erfahrung“, der mit einem Anfrageformular verknüpft ist.
Schritt 3: Ordnen Sie Ihren Intake-Prozess zu
Ein Aufnahmeprozess ist das Standard-Betriebsverfahren mit Schritten von der Anfrage bis zur Genehmigung/dem Entscheidungspunkt. Es sollte Phasen mit einer klaren Definition der Eigentümerschaft und Einreise-/Exitkriterien enthalten. Die besten Standardarbeitsanweisungen bestehen aus zwei Komponenten: einer visuellen Darstellung (für ein besseres Verständnis) und einer detaillierten Beschreibung (oft in Tabellenform, mit einer Zeile für jede Phase).
Siehe unten Vorlagen und Tools herunterladen für eine Vorlage für den Aufnahmeprozess mit sowohl einem Flussdiagramm als auch einer detaillierten Tabellenansicht.
Schritt 4: Erstellen Sie Stakeholder-Kommunikation
Was passiert, wenn eine Anfrage eingereicht wird? Da dies eine Situation sein wird, der Sie wiederholt begegnen, ist die Standardisierung einer Antwort kritisch, um Ihre Zeit zu optimieren und die richtigen Erwartungen mit dem Anforderer festzulegen.
Empfehlungen hierfür sind:
- E-Mail-Vorlagen oder automatisierte Antwort
- One-Pager oder Handbuch mit Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQs) für die Partnerschaft mit dem DAP-Team (siehe unten Vorlagen und Tools herunterladen für One-Pager und Handbuch-Vorlagen).
Häufig gestellte Fragen
Kommunikationsmaterial sollte das Folgende beantworten:
- Wie schnell sollte ich über meine Anfrage hören?
- Was wird von mir erwartet, wenn dieses Projekt akzeptiert wird? Welche Dienste werden vom DAP-Team bereitgestellt und wofür bin ich verantwortlich?
- Was ist die typische Projektzykluszeit?
- Wo kann ich Beispiele für WalkMe Lösungen sehen, die in meinem Unternehmen bereits im Einsatz sind?
Checkliste für den Erfolg
Vorlagen und Tools herunterladen