Etapa de gestión de contenido 1: mantenimiento
Breve descripción general
La gestión de contenido es el trabajo necesario para garantizar que todo el contenido del sitio web sea relevante, preciso, actualizado, valioso y conforme a los estándares. Una estrategia de gestión de contenido reduce el riesgo de que los usuarios interactúen con contenido obsoleto o roto y optimiza la probabilidad de que tengan una experiencia óptima tanto con la aplicación como con la orientación de WalkMe en la aplicación.
Para la estrategia de recursos del equipo de DAP, se recomienda un equilibrio entre creación, mantenimiento y optimización de contenido.
3 pasos para mantener el contenido en funcionamiento
¿Qué es el mantenimiento del ciclo de lanzamiento de la plataforma y por qué es importante?
El mantenimiento del ciclo de lanzamiento de la plataforma es el proceso correctivo y adaptativo para el control de calidad y el mantenimiento de contenido a medida que se actualiza la plataforma.
Aunque no es necesario que la publicación del contenido de WalkMe se alinee con los ciclos de lanzamiento de aplicaciones, los Equipos de Producto deben tener conocimiento de los ciclos de desarrollo y lanzamiento de la aplicación subyacente.
Salesforce, por ejemplo, tiene tres versiones estacionales al año. Conocer esta información es fundamental para que el gerente del programa ajuste la capacidad de recursos del líder del proyecto y del generador de modo que estén disponibles para tareas de mantenimiento 2 a 4 semanas antes del lanzamiento estacional.
A continuación se indican tres (3) pasos proactivos que se deben tomar para garantizar que el contenido siga funcionando cuando se lancen productos:
El gerente del programa o el líder del proyecto deben identificar un contacto de administrador del sistema, IS, TI o producto (dependiendo del caso de uso de WalkMe) y abordar lo siguiente:
- ¿Cómo se ve actualmente el ciclo de desarrollo y mantenimiento en [plataforma]?
- ¿Cuánto tiempo se tarda?
- ¿Qué equipos y roles están involucrados?
Al forjar esta relación, el equipo de CoE siempre debe comenzar preguntando a las partes interesadas cuál es su nivel de familiaridad con WalkMe y estar preparado para ofrecer una breve demostración de la herramienta en acción. Consulta el WalkMe Champion Toolkit para obtener recursos útiles.
El equipo de CoE y el de aplicaciones también deben estar alineados sobre el nivel de formación y documentación de WalkMe que necesita el equipo de aplicaciones para sentirse informado y cómodo. Algunos equipos de aplicaciones pueden requerir una descripción general de alto nivel sobre cómo funciona WalkMe + una lista de las páginas en las que se encuentra, otros pueden desear profundizar en el mismo.
Si surge alguna pregunta de seguridad, el CoE debe afirmar su autoridad para tranquilizar al equipo de aplicaciones sobre la realización de la diligencia debida con las revisiones de seguridad y arquitectura. Si es necesario, el CoE puede compartir la documentación de WalkMe sobre seguridad y cumplimiento o o arquitectura, que se encuentra aquí.
El gerente del programa o el líder del proyecto deben programar una cadencia recurrente (por ejemplo, trimestral) con 1 o 2 de estos contactos, dependiendo del ciclo típico de desarrollo, mantenimiento y lanzamiento. Un ejemplo de orden del día para esta reunión podría ser el siguiente:
- El administrador del sistema revisa las áreas de la aplicación con los cambios esperados
- El líder del proyecto de adopción digital viene preparado para comprender el alcance de WalkMe en la aplicación y evaluar el nivel de posible impacto
- El líder del proyecto de adopción digital evalúa los requisitos de mantenimiento y trabaja con el Gestor de programas para asignar recursos del Generador a las tareas de mantenimiento
Alinéate con los equipos de Producto, PMO o Gestión de cambios para comprender cómo se administran los ciclos de contenido en tu empresa fuera de la adopción digital. Los siguientes son ejemplos de cómo se pueden adoptar y adaptar los procesos existentes de tu empresa a las necesidades de adopción digital:
- Sistema de emisión de tickets ServiceNow o JIRA utilizado para incorporar solicitudes de proyectos de WalkMe (tanto para contenido nuevo como para mantenimiento de contenido)
- Puntos de historia para estimar el esfuerzo de una tarea de mantenimiento usada para valorar el nivel de esfuerzo para la creación de contenido de WalkMe
- Notas de ceremonias agile sprint para ayudar a la alineación entre el equipo de adopción digital y los propietarios de productos
- Tableros Kanban de Monday.com para añadir priorización y visualización a la gestión de contenido continua
Estimar los esfuerzos de mantenimiento de contenido
Consulta la sección Descarga de herramientas y plantillas de este artículo para descargar la calculadora de estimación de esfuerzo.
Mejora las habilidades de los generadores en Control de calidad
Una estrategia de mantenimiento de contenido sólida supone que los generadores tengan habilidades de control de calidad y resolución de problemas. Requiere que el Generador revise y complete lo siguiente:
Más información sobre el plan de estudios de control de calidad.
Incluye Control de calidad 101, Control de calidad para aplicaciones específicas, Problemas con las aplicaciones de WalkMe y Resolución de problemas 101.
NUEVAS actualizaciones del plan de estudios en octubre de 2024.
Comparte los siguientes microcursos de Tip Tuesday con los generadores:
- Flow Tracker (asistente de control de calidad integrado en la aplicación de WalkMe)
- Cómo realizar el control de calidad del menú de widgets y reproductor
- Cómo asegurar la calidad de un Shoutout
- Cómo realizar un control de calidad de un Smart Walk-Thru
- Cómo realizar el control de calidad de un Iniciador
- Cómo realizar el control de calidad de Iniciadores invisibles
- Cómo hacer QA de un SmartTip
Comparte los siguientes artículos del Centro de ayuda con los generadores:
- Artículos de mantenimiento (todos)
- Problemas de creación
- Problemas de configuración e integración
- Resolución de problemas avanzada
Herramientas y recursos integrados en el producto
Reduce el nivel de esfuerzo necesario con las siguientes herramientas de mantenimiento y optimización dentro del producto WalkMe:
Cómo acceder:
- La función puede activarse por parte del CSM o del contacto de WalkMe previa solicitud
- Consulta los enlaces de soporte para los sistemas compatibles y las limitaciones conocidas
Cómo utilizar:
- Pruebas optimizadas
- Automatizar las pruebas manuales
Más información aquí (y sobre otros informes disponibles). Utiliza este informe para conectar la calculadora de mantenimiento (Champion Tookit).
Cómo acceder:
Cómo utilizar:
- Comparte esto con los equipos de IS/Producto para asegurarte de que estén alineados con los cambios que pueden afectar al contenido
- Muestra el tipo implementable y el estado del elemento
Más información aquí (y sobre otros informes disponibles).
Cómo acceder:
Cómo utilizar:
- Comparte esto con los equipos de IS/Producto para asegurarte de que estén alineados con los cambios que pueden afectar al contenido
- Muestra el tipo implementable, el nombre y el estado del elemento
Cómo acceder: share.walkme.com (inicia sesión con credenciales del Editor) o a través de WalkMe Editor
Cómo utilizar:
- Proceso de revisión interfuncional optimizado para el contenido de WM
- Exportar contenido para la gestión del conocimiento de KB
Cómo acceder: console.walkme.com/activity-board
Cómo utilizar:
- Descripción general del estado de la cuenta (número de sistemas, número de elementos en producción, número de miembros del equipo)
- Identificar lo que funciona y lo que no, y aprovechar los aprendizajes para optimizar el contenido
Más información con este vídeo de Tip Tuesday
Cómo acceder: en el WalkMe Editor
Cómo utilizar: "Buscar y reemplazar" para localizar dependencias de contenido y completar actualizaciones masivas fácilmente
Descargar plantillas y herramientas
Cómo operacionalizar
Ejemplo de calendario de mantenimiento de contenido
He aquí un ejemplo de cómo puedes poner en funcionamiento las responsabilidades del generador: 3 cosas que pueden hacer los generadores semanal, mensual y trimestralmente.
- Ejecutar el informe de errores de Insights
- Ejecuta WalkMe Shield.
- Configura WalkMe Share (mientras creas).
- Habla con el propietario del producto sobre el próximo ciclo de lanzamiento.
- Ejecuta el informe desplegable de Insights. Analiza la interacción actual y dónde podrías realizar ajustes.
- Utiliza el Asistente de WalkMe.
- Revisa Insights.
- Ejecuta la calculadora de mantenimiento.
- Visita la sección Champion Toolkit --> Estrategia de mantenimiento de contenido para descargar una calculadora de estimación de esfuerzo simple basada en el informe desplegable.
- Revisa el Panel de actividades.
Lista de verificación para el éxito