Proceso de admisión y priorización

Breve descripción general

Ya sea que estés priorizando dentro de un proyecto (¿qué flujos de trabajo debemos crear primero?) o entre proyectos (Tenemos muchas solicitudes, ¿qué proyecto debemos abordar primero?), una estrategia de priorización es fundamental.

Además, un proceso de admisión describe las necesidades, los resultados y la relación entre el solicitante de contenido de WalkMe y el equipo de entrega de DAP. Un proceso de admisión optimizado es uno de los primeros pasos para ampliar el alcance de la adopción digital de su empresa y crear una práctica de excelencia operativa.

Cómo afecta esto a tu programa

Paso 1: establezca los criterios de priorización

Incluso si no estás listo para un proceso de admisión completo, estandarizar las preguntas de priorización es una excelente forma de mejorar la eficiencia durante la fase de descubrimiento de un nuevo proyecto.

Al priorizar, considera hacer preguntas que aborden las siguientes tres (3) categorías:

• Impacto: ¿cuál es el efecto esperado en los objetivos empresariales y los Indicadores Clave de Desempeño (KPI, por sus siglas en inglés)?

• Complejidad: ¿Qué tan intrincados son los flujos de trabajo? ¿Qué tan difícil será la implementación teniendo en cuenta otras restricciones organizativas?
• Alcance: ¿qué departamentos y cuántas personas se beneficiarán de esto?

Consulta: Descarga plantillas y herramientas a continuación para obtener una lista de ejemplos de preguntas de priorización con las que puedes trabajar. Revisa la lista (añadir, restar, editar) hasta que se adapte a las necesidades de tu empresa.

Paso 2: crea el formulario de entrada

Un formulario de admisión es un documento que los solicitantes deben rellenar y enviar para la revisión del equipo de DAP. Consulta Plantillas y herramientas para descargar a continuación para obtener plantillas de formulario de solicitud para comenzar.

Integra este proceso para una mayor adopción.

Las mejores empresas integran un formulario de solicitud en sus flujos de trabajo y tecnologías actuales. Por ejemplo:

• La empresa A tiene un proceso de solicitud de servicio compartido en ServiceNow. Este proceso de solicitud ahora incluye la capacidad de solicitar soporte al Centro de Excelencia en la Adopción Digital.
• La empresa B utiliza JIRA y ha incorporado el proceso de solicitud de WalkMe en el flujo de emisión de tickets de JIRA.
• La empresa C aloja todos los formularios de solicitud en Sharepoint y ahora tiene un formulario de solicitud de soporte de adopción digital personalizado.
• La empresa D utiliza un Lanzador de WalkMe llamado «Comentarios sobre la experiencia en la aplicación» que se vincula a un formulario de solicitud.

Paso 3: define el proceso de entrada.

Un proceso de admisión es el Procedimiento operativo estándar con pasos desde Solicitar hasta Aprobación/Punto de decisión. Debe incluir fases con una definición clara de la propiedad y los criterios de entrada/salida. Los mejores procedimientos operativos estándar incluyen dos componentes: un mapeo visual (para una comprensión de alto nivel) y una descripción detallada (a menudo en formato de tabla, con una fila para cada fase).

Consulta Descargar plantillas y herramientas a continuación para obtener una plantilla de proceso de admisión con un diagrama de flujo y una vista de tabla detallada.

Paso 4: crea comunicaciones con las partes interesadas

¿Qué sucede cuando se envía una solicitud? Dado que esta será una situación que te encontrarás repetidamente, la estandarización de una respuesta es fundamental para optimizar tu tiempo y establecer las expectativas adecuadas con el solicitante.

Las recomendaciones para esto incluyen:

• Plantillas de correo electrónico o respuesta automatizada
• Un documento de una página o manual con respuestas a las preguntas frecuentes para la asociación con el equipo de DAP (consulta la sección de Descargar plantillas y herramientas a continuación para obtener plantillas de documento de una página y de manual).

Preguntas frecuentes

El material de comunicación debe responder a lo siguiente:

• ¿Qué tan pronto se me dará respuesta sobre mi solicitud?
• ¿Qué se espera de mí si se acepta este proyecto? ¿Qué servicios proporciona el equipo de DAP y de qué soy responsable?
• ¿Cuál es el tiempo de ciclo típico del proyecto?
• ¿Dónde puedo ver ejemplos de soluciones de WalkMe que ya están disponibles en mi empresa?

Lista de verificación para el éxito

Descargar plantillas y herramientas