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Kurzübersicht
Inhaltsmanagement muss gemacht werden, um sicherzustellen, dass alle Inhalte auf der Webseite relevant, genau, aktuell, hilfreich und konform sind. Eine Strategie für das Inhaltsmanagement reduziert das Risiko, dass Benutzer mit veralteten oder fehlerhaften Inhalten interagieren, und optimiert die Wahrscheinlichkeit, dass sie sowohl mit der Anwendung als auch mit der WalkMe-In-Anwendungsanleitung ein optimales Erlebnis haben.
Für Ihre DAP-Team-Resourcing-Strategie wird ein Gleichgewicht zwischen der Erstellung, Wartung und Optimierung von Inhalten empfohlen.
Zwei Phasen des Inhaltsmanagements
Nicht nur inhaltliche Brüche können das Leseerlebnis eines Benutzers beeinträchtigen. Eine durchdachte Strategie beim Inhaltsmanagement stellt sicher, dass sowohl für die Inhaltspflege als auch für die Inhaltsoptimierung Prozesse vorhanden sind. Der Unterschied ist wie folgt definiert:
- Pflege der Inhalte: Funktioniert der Inhalt wie erwartet?
- Inhaltsoptimierung: Steht das Geschäftsziel, das diese Inhalte ursprünglich ansprechen sollten, immer noch an erster Stelle für das Unternehmen? Funktioniert unsere Lösungsstrategie immer noch für unsere Stakeholder? Wie integrieren wir Benutzerfeedback?
Dieser Artikel behandelt die erste dieser beiden Phasen: eine Strategie für die Inhaltswartung.
Diese gleiche Unterscheidung zwischen Wartung und Optimierung gilt, wenn Learning Arc und kontextbezogene KI-Unterstützung sind live – aber die Mechaniken unterscheiden sich. Learning Arc-Inhalte werden über seine eigene Konsole und nicht über den WalkMe-Editor erstellt und veröffentlicht, daher benötigen sie eine eigene Wartungsüberprüfung, anstatt mit Ihrem Kern-DAP-QA-Prozess zusammenzuarbeiten. KI hat keine „Inhalte“, die in demselben Sinne unbrauchbar werden können, aber ihre Governance-Einstellungen (Admin Center->Sicherheit) können genau wie ein veralteter Walk-Thru veralten, wenn niemand sie regelmäßig überprüft.
Wichtige Tools und Ressourcen
3 Schritte, damit Ihr Inhalt funktioniert
Was versteht man unter der Wartung von Plattform-Release-Zyklen und warum ist sie wichtig?
Bei der regelmäßigen Pflege des Plattform-Releases handelt es sich um den Prozess zur Berichtigung und Anpassung der QA und zur Inhaltspflege in Form von Plattformaktualisierungen.
Auch wenn die Veröffentlichung von WalkMe-Inhalten nicht mit den Release-Zyklen von Anwendungen übereinstimmen muss, sollten Ihre Produktteams die Entwicklungs- und Veröffentlichungszyklen der zugrunde liegenden Anwendung beachten .
Salesforce hat beispielsweise drei saisonale Releases pro Jahr. Weiß Ihr Programm-Manager darüber Bescheid, kann er die Arbet von Projektleitern und Buildern so einteilen, dass sie 2 bis 4 Wochen vor dem saisonalen Release für Aufgaben im Zusammenhang mit der Inhaltspflege zur Verfügung stehen.
Im Folgenden finden sie drei (3) proaktive Schritte, die sie unternehmen können, um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte auch bei Produktveröffentlichungen funktionieren:
Schritt 1: Bauen Sie eine Beziehung zu Ihrem(n) Produktverantwortlichen auf.
Der Programm-Manager oder Projektleiter sollte einen System-Admin, IS-, IT- oder Produktkontakt (je nach Einsatzgebiet von WalkMe) benennen und mit ihm Folgendes besprechen:
- Wie sieht Ihr Entwicklungs- und Pflegeszyklus derzeit auf [Plattform] aus?
- Wie lange dauert es?
- Welche Teams und Rollen sind beteiligt?
Beim Beziehungsaufbau sollte das CoE-Team immer zunächst die beteiligten Personen fragen, wie gut sie mit WalkMe vertraut sind, und darauf vorbereitet sein, das eingesetzte Tool kurz vorzuführen. Siehe das WalkMe Champion Toolkit für hilfreiche Ressourcen.
Das CoE und das Anwendungsteam sollten sich auch darauf einigen, auf welchem Niveau das Anwendungsteam in WalkMe ausgebildet sein sollte, um gut damit umgehen zu können. Einige Anwendungsteams benötigen eventuell eher einen allgemeinen Überblick über die Funktionsweise von WalkMe sowie eine Liste der Seiten, auf denen es eingesetzt ist, andere möchten vielleicht tiefer in die Materie eintauchen.
Bei Fragen zur Sicherheit, sollte das CoE gegenüber dem Anwendungsteam klarstellen, dass die Sicherheit und Architektur sorgfältig geprüft wurden. Bei Bedarf kann das CoE die hier zur Verfügung stehende Dokumentation zu Sicherheit und Compliance oder Architektur bereitstellen.
Wenn Learning Arc oder KI im Bereich sind, sollte diese Beziehungsliste wachsen: Ihr Learning Arc-Kontakt sitzt eher in L&D als in der IT, und Ihr KI-Governance-Kontakt ist wahrscheinlich derjenige, der die Seite „Admin Center-Sicherheit“ besitzt – gehen Sie nicht davon aus, dass Ihr vorhandener Core-DAP-Product Owner beide abdeckt.
Schritt 2: Planen Sie einen Rhythmus.
Der Programm-Manager oder Projektleiter sollte je nach typischem Entwicklungs-, Pflege- und Release-Zyklus einen wiederkehrenden Rhythmus (z. B. 1-mal/vierteljährlich) mit 1 bis 2 dieser Kontakte einplanen. Eine Agenda für solch ein Meeting könnte wie folgt aussehen:
- System-Admin überprüft Bereiche in der Anwendung, bei denen Änderungen zu erwarten sind
- Der Leiter des Projekts „Digital Adoption“, in welchen Umfang WalkMe in der Anwendung eingesetzt werden kann, und bewertet, in welchem Maße es sich auswirkt
- Der Leiter des Projekts „Digital Adoption“ legt den Umfang der Inhaltspflege fest und weist den jeweiligen Pflegeaufgaben Builder-Ressourcen zu.
Schritt 3: Erstellen Sie einen in den bestehenden Prozess eingebetteten Wartungsablauf.
Stimmen Sie mit Ihren Produkt-, PMO- und/oder Change-Management-Teams ab, um zu verstehen, wie Inhaltszyklen in Ihrem Unternehmen außerhalb der digitalen Akzeptanz verwaltet werden. Im Folgenden finden Sie Beispiele dafür, wie der vorhandene Prozess in Ihrem Unternehmen auf die Anforderungen der digitalen Akzeptanz zugeschnitten und angepasst werden kann –
- ServiceNow- oder JIRA-Ticketing-System, das zur Integration von WalkMe-Projektanfragen verwendet wird (für sowohl neue Inhalte als auch die Inhaltspflege)
- Story zeigt auf die Schätzung des Aufwands einer Wartungsaufgabe, die zur Schätzung des Aufwands für die WalkMe-Inhaltserstellung verwendet wird.
- Notizen von agilen Sprint-Zeremonien zur Unterstützung bei der Ausrichtung zwischen dem Digital Adoption-Team und Product Ownern
- Monday.com-Kanban-Boards, um das laufende Inhaltsmanagement um Priorisierung und Visualisierung zu erweitern
Aufwand für die Pflege von Inhalten abschätzen
Siehe den Abschnitt Tools und Vorlagen herunterladen dieses Artikels, um den Rechner für die Aufwandsschätzung herunterzuladen.
Weiterqualifizierung Ihrer Bauarbeiter in der Qualitätssicherung.
Eine starke Strategie zur Pflege von Inhalten setzt voraus, dass Ihre Builder über Fähigkeiten in Qualitätssicherung und Fehlerbehebung verfügen. Benötigen Sie die Überprüfung des Builders und den Abschluss des Folgenden:
Tipp Dienstags: Wie man jede WalkMe-Anwendung QA führt
Teilen Sie den folgenden Tipp am Dienstag mit Ihren Buildern:
Help Center-Artikel: Best Practices für die Wartung
Teilen Sie die folgenden Help Center-Artikel mit Ihren Buildern:
Reduzieren Sie den benötigten Aufwand mithilfe folgender Pflege- und Optimierungstools im WalkMe-Produktportfolio:
WalkMe Shield
Erfahren Sie hier mehr.
Wie man Zugung erhält:
- Funktion kann auf Anfrage von Ansprechpartner bei CSM oder WalkMe aktiviert werden
- Siehe unterstützende Links für unterstützte Systeme und bekannte Einschränkungen
Anleitung:
- Optimierte Tests
- Automatisieren von manuellen Tests
Insights<strong> Engagement nach Element-Bericht</strong>
Erfahren Sie hier mehr (und über andere Berichte, die Ihnen zur Verfügung stehen). Verwenden Sie diesen Bericht, um ihn in den Wartungsrechner (champion Tookit) einzugeben.
Wie man Zugung erhält:
Anleitung:
- Stellen Sie Ihren IS-/Produktteams diesen Bericht zur Verfügung, damit sie wissen, welche Änderungen sich auf Ihre Inhalte auswirken können.
- Zeigt den bereitstellbaren Typ und den Status des Elements an.
Activity Board
Erfahren Sie hier mehr.
Wie man Zugang erhält: console.walkme.com/activity-board
Anleitung:
- Überblick über den Kontostatus (Anzahl der Systeme, Anzahl der Elemente in der Produktion, Anzahl der Teammitglieder)
- Zeigt an, was funktioniert und was nicht und nutzt diese Erkenntnisse, um Inhalte zu optimieren
Erweiterte Suche
Mehr erfahren mit diesem Tipp-Dienstag-Video
Wie man Zugang erhält: Im WalkMe Editor
Wie zu verwenden: "Suchen und Ersetzen" zum Auffinden von Inhaltsabhängigkeiten und zur einfachen Durchführung von Massenaktualisierungen
Diese Tools berichten derzeit über DAP-Kernbereitstellungen. Für Learning Arc wird der Inhaltsstatus von innerhalb der Learning Arc-Konsole selbst und nicht von den oben genannten Insights-Berichten überwacht; für KI gibt es heute keinen Wartungsbericht, der ausgeführt wird – das nächstgelegene Äquivalent ist das regelmäßige Überprüfen der Seite Sicherheit des Admin Centers, um zu bestätigen, dass der KI-Umschalter und die Governance-Einstellungen noch mit Ihrer Absicht übereinstimmen.
Aufwandsschätzungsrechner
Fügen Sie Ihren Bericht „Engagement nach Element“ von WalkMe Insights ein, um eine konservative Schätzung der Wartungszeit zu erhalten. Verwendung für die Ressourcenplanung – d. h. wenn ich die obersten 20 % meiner Inhalte vierteljährlich erneut aufrufen müsste, hat mein Team die Bandbreite?
Hier herunterladen
Standard-Operating Procedure (SOP)-Vorlagen für die Inhaltswartung
Zwei SOP-Vorlagen für die Wartung des Plattform-Release-Zyklus (proaktiv) und die Problemwartung (reaktiv).
Hier herunterladen
Wie man operationalisiert
Beispielkalender für die Inhaltswartung
Hier ist ein Beispiel dafür, wie sie die Verantwortlichkeiten der Builder operationalisieren können – 3 Dinge, die Builder wöchentlich, monatlich und vierteljährlich tun können.
Vierteljährlich
- Überprüfung Einblicke.
- Führen Sie den Wartungsrechner aus.
- Besuchen Sie den Abschnitt Champion Toolkit -- >Inhaltswartungsstrategie, um einen einfachen Aufwandsschätzungsrechner auf der Grundlage des Berichts über Engagement nach Element herunterzuladen.
- Überprüfen Sie das Activity Board.
- Wenn live, überprüfen Sie stichprobenartig die Aktualität der Learning Arc-Inhalte in der Konsole und bestätigen Sie, dass die KI-Umschalter-/Governance-Einstellungen auf der Seite Admin Center-Sicherheit noch Ihre aktuelle Richtlinie widerspiegeln – beides wird in den obigen Berichten nicht angezeigt, sodass man sie bei regelmäßiger Prüfung leicht vergisst.
Checkliste für den Erfolg
Für eine erfolgreiche Pflege zu berücksichtigende Punkte
Mit den folgenden Schritten können Sie sicherstellen, dass Ihre Inhaltsfunktion optimiert bleibt.
Schritt 1
☐ Aufbau einer Beziehung mit einem Single Point of Contact pro Anwendung (Anwendungsadmin oder Product Owner) und Einrichtung einer Kadenz
☐ Umfang der Änderungen und Zeitplan kennen
☐ Stellen Sie dem Team mithilfe des Berichts Insights Engagement nach Element eine Dokumentation darüber zur Verfügung, welche Inhalte auf Ihrer Plattform live sind
☐ Auswirkungen auf Ihren WalkMe-Entwicklungszyklus (d. h. welche neuen Inhalte müssen erstellt werden? Welche vorhandenen Inhalte müssen angepasst werden? Was wird im Backlog erfasst?)
☐ Machen Sie sich mit den Ihnen verfügbaren produktinternen und DAP-Blueprint-Tools vertraut (siehe Liste oben)
Schritt 2
☐ Schließen Sie WalkMe in vordefinierte manuelle Qualitätskontroll- (QC) oder UAT-Skripte (User Acceptance Tests) ein
☐ (wenn Sie agil arbeiten) Legen Sie den % jedes Sprints fest, der für die Inhaltspflege beiseite gelegt wird
Schritt 3
☐ Einbettung in ein derzeit verwendetes Ticketing- oder Tracking-System (z. B. JIRA, ServiceNow)
☐ Für die Problembehandlung: Erstellen (oder Einbetten in ein derzeit verwendetes) Priorisierungsframework, um den Schweregrad des Bruchs zu ermitteln.
☐ Richten Sie eine Benachrichtigungsstrategie ein – Wie wird Ihr Digital Adoption-Team über ein Inhaltsproblem benachrichtigt, auf das es reagieren muss?
