Project Knowledge Documentation
Kurzübersicht
Projuct Knowledge Documentation ist ein standardisierter Prozess zur Erfassung kritischer technischer und taktischer Aspekte des Projekts während des gesamten Projektlebenszyklus bis zum Go-Live.
Eine Wissensdokumentationsstrategie auf Projektebene bietet die Grundlage für eine skalierte Wissensmanagementstrategie auf Programm-/Digital Adoption Center of Excellence (CoE)-Ebene.
Wie sich dies auf Ihr Programm auswirkt
✅ Vorteile der Operationalisierung
- Maximierte Ressourceneffizienz
- Schnellere Rampenzeit für neue Builder
- Höhere Zufriedenheit im Builder-Team
- Beschleunigte Skalierung für Ihr Digital Adoption Center of Excellence
- Dokumentation der Lektionen
❌ Risiken ohne Operationalisierung
- Effizienzverlust
- Verlangsamter Projektzyklus
- Langsamere Wertsteigerung für Geschäftsakteure
Bewährte Verfahren
Berücksichtigen Sie das Folgende:
- Entscheiden Sie sich für eine Wissensdokumentationsstrategie früh im Projekt (während der Planphase), einschließlich der Frage, wo die Dokumentation langfristig gespeichert wird
- Dokument über den gesamten Projektlebenszyklus, nicht nur am Ende
- Zeichnen Sie kritische Anrufe auf, wie Inhaltsbewertungen, Lösungsdesign-Meetings und Go/No-Go-Konversationen
- Zuweisung der Eigentümerschaft an der Wissenstransferdokumentation – Erwägen Sie die Mitverantwortungsbeteiligung von mehr als einem Eigentümer (z. B. Project Lead und Builder), um potenzielle Engpässe zu reduzieren
Projektzusammenfassung-Handover
In einer Situation, in der ein neuer Satz von Projektleitern und/oder Buildern die Inhalte nach dem Go-Live verwalten wird (z. B. wenn ein Center of Excellence die Optimierung an eine Geschäftssparte übergibt), verwenden Sie das Project Summary Handover-Meeting, um die Wissensdokumentation zu erweitern und die Ausrichtung zu gewährleisten.
- Wann: Nach dem Projekt-Debrief-Meeting
- Eigentümer: Projektleitung
- Teilnehmer : Projektleiter, Abteilung/Team, die für die laufenden Operationen der Inhalte verantwortlich sind, Builder (optional)
- Voraussetzungen für Geschäftsakteure: Laufendes Implementierungsteam, das für die Teilnahme an den erforderlichen Kursen im Digital Adoption Institute (spezifisch für die Rolle) verantwortlich ist
Beispiel-Call-Agenda
- Überprüfen Sie die ersten vereinbarten BOs und KPIs
- Hochrangige Überprüfung der Wissensdokumentations-Checkliste
- Überprüfen Sie Prozesse und Schmerzpunkte (und wie diese im Umfang und in der Priorisierung durchgeführt wurden) und ihre Verbindung zu BOs und KPIs
- Lösungsdesign Bewertungen
- Initial Value Discussion + Wer/Wann/Wie der Wert für das nächste Meeting quantifiziert wird (intern oder mit WalkMe)
- Überprüfen Sie die Wartungs- und Optimierungserwartungen/Standardbetriebsanweisung
Checklisten für Project Knowledge Documentation
Checkliste zur Standardisierung für Builder
Ersteller sollten die folgenden Informationen während des gesamten Projekts dokumentieren und die Vollständigkeit mit einer Checkliste am Projektende bestätigen.
Checkliste zur Standardisierung für Projektleiter
Projektleiter sollten die folgenden Informationen während des gesamten Projekts dokumentieren, im Idealfall in der Project Planner-Ressource (verfügbar im Digital Adoption Institute)
Erste Schritte
- Der Programm-Manager erstellt eine Fokusgruppe mit 2-3 Top-Buildern und 2-3 Top-Projektleitern in Ihrer Organisation
- Der Programm-Manager überprüft die Wissensdokumentations-Checkliste für Builder und die Wissensdokumentations-Checkliste für Projektleiter (siehe oben) und bittet um Feedback
- Der Programm-Manager aggregiert Feedback und erstellt eine Standard-Betriebsanweisung, wie der Projektleiter und der Builder wichtige Anwendungs- und Implementierungsdetails im Auge behalten sollten