Documentación de conocimiento del proyecto
Breve descripción general
La documentación del conocimiento del proyecto es un proceso estandarizado para registrar los aspectos técnicos y tácticos críticos del proyecto a lo largo de su ciclo de vida hasta su lanzamiento.
Una estrategia de documentación del conocimiento a nivel del proyecto proporciona las bases para una estrategia de gestión del conocimiento a escala a nivel del programa/Centro de Excelencia para la Adopción Digital (CoE).
Cómo afecta esto a tu programa
✅ Beneficios de la operacionalización.
- Eficiencia maximizada de los recursos
- Tiempo de inicio más rápido para los nuevos Constructores.
- Mayor satisfacción en el equipo de Constructores.
- Escala acelerada para tu Centro de Excelencia en la Adopción Digital.
- Documentación de las lecciones aprendidas
❌ Riesgos de no operacionalizar
- Pérdida de eficiencia
- Ciclo del proyecto más lento
- Tiempo más lento para generar valor para las partes interesadas del negocio.
Prácticas recomendadas
Considera lo siguiente:
- Decide sobre una estrategia de documentación del conocimiento al principio del proyecto (durante la fase de Plan), incluyendo dónde reside la documentación a largo plazo.
- Documenta a lo largo del ciclo de vida del proyecto, no solo al final.
- Graba llamadas críticas, como revisiones de contenido, reuniones de diseño de soluciones y conversaciones de aprobación o rechazo.
- Asigna la propiedad de la documentación de transferencia de conocimientos: considera que más de un propietario comparte la responsabilidad (por ejemplo, líder del proyecto y desarrollador) para reducir posibles cuellos de botella.
Entrega del resumen del proyecto
En una situación en la que un nuevo conjunto de Líderes de Proyecto y/o Creadores de Proyectos administrará el contenido después de su puesta en marcha (por ejemplo, si un Centro de Excelencia entrega la optimización a una Línea de Negocio), utiliza la reunión de Entrega del Resumen del Proyecto para ampliar la documentación del conocimiento y garantizar la alineación.
- Cuándo: después de la reunión de debate del proyecto.
- Propietario: Líder del proyecto.
- Participantes: Líder del proyecto, Departamento/equipo responsable de las operaciones continuas del contenido, Creadores (opcional)
- Requisitos previos para las partes interesadas del negocio: equipo de implementación continua responsable de tomar los cursos requeridos en el Instituto de Adopción Digital (específico del rol).
Ejemplo de agenda de llamadas
- Revisa los BOs y los KPI acordados inicialmente.
- Revisión de alto nivel de la lista de verificación de Documentación del Conocimiento.
- Revisa los procesos y los puntos débiles (+ Cómo se analizaron y priorizaron) y su enlace a los BOs y los KPI.
- Revisiones del diseño de soluciones
- Discusión inicial del valor + Quién, Cuándo y Cómo se cuantificará el valor para la siguiente reunión (internamente o con WalkMe).
- Revise las expectativas de mantenimiento y optimización/procedimiento operativo estándar.
Listas de verificación para la documentación del conocimiento del proyecto
Lista de verificación estandarizada para los Constructores.
Los Constructores deben documentar la siguiente información a lo largo del proyecto y confirmar la integridad con una lista de verificación al final del proyecto.
Lista de verificación estandarizada para los Líderes de Proyecto.
Los líderes del proyecto deben documentar la siguiente información a lo largo del proyecto, idealmente en el recurso Planificador del Proyecto (disponible en el Instituto de Adopción Digital):
Comenzar
- El gerente del programa crea un grupo focal con 2-3 mejores desarrolladores y 2-3 mejores líderes de proyecto en tu organización.
- El gerente del programa revisa la Lista de verificación de documentación del conocimiento para los desarrolladores y la Lista de verificación de documentación del conocimiento para los líderes de proyectos (véase más arriba) e invita a proporcionar comentarios.
- El gerente del programa agrega los comentarios y crea un procedimiento operativo estándar sobre cómo el líder del proyecto y el desarrollador deben realizar un seguimiento de los detalles importantes de la aplicación y la implementación.