Invita a compañeros de trabajo a flujos de trabajo externos.

Breve descripción general

Introducción a Share Workflows: ¡la forma perfecta para que tu equipo colabore y comparta información! Esta función promueve una comunicación eficiente y garantiza que todas las partes interesadas relevantes participen en el proceso del flujo de trabajo. Es fácil de usar: solo tienes que invitar a tus compañeros de trabajo a flujos de trabajo específicos en el sitio de la consola externa enviando un enlace por correo electrónico. De esta manera, se puede trabajar juntos de manera más efectiva, ahorrando tiempo y aumentando la productividad.

Beneficios clave

• Intercambio selectivo: los usuarios pueden compartir flujos de trabajo de forma selectiva con individuos o grupos específicos, lo que garantiza que solo las partes interesadas relevantes tengan acceso a la información pertinente.

• Comunicación optimizada: la función facilita una comunicación eficiente al proporcionar una plataforma conveniente para invitar a destinatarios e incluir mensajes contextuales dentro de la invitación.

• Control mejorado: los usuarios de WalkMe mantienen el control sobre la difusión de la información, lo que garantiza que los flujos de trabajo confidenciales se compartan solo con usuarios autorizados.

Cómo enviar invitaciones

Los clientes pueden configurar fácilmente los aceleradores de flujo de trabajo utilizando la aplicación Workflows. Si tienes credenciales de WalkMe, puedes acceder a la aplicación a través de la consola interna.

Alternativamente, los clientes sin credenciales pueden utilizar la aplicación recibiendo una invitación de alguien que sí tenga credenciales. La consola externa se utiliza para este propósito. En esta sección, veremos cómo enviar invitaciones a los clientes.

Acceder al sitio externo

Al iniciar sesión en la consola interna de WalkMe y navegar hasta la aplicación Workflows en la barra lateral, serás recibido en la página de inicio que muestra la selección de dominios empresariales de WalkMe.

Un nuevo botón Compartir flujos de trabajo se encuentra en el encabezado, que te guía para iniciar el proceso de compartir.

Invitar a destinatarios

Haz clic en el botón Compartir flujos de trabajo para activar una ventana emergente en la que puedes introducir una o más direcciones de correo electrónico de los destinatarios. Además, tienes la opción de incluir un mensaje personalizado para los destinatarios, proporcionando contexto o instrucciones sobre los flujos de trabajo compartidos.

Haz clic en el botón Enviar invitación una vez que hayas terminado de introducir la información necesaria del destinatario y crear un mensaje.

En este punto, el sistema backend procesa la solicitud y genera invitaciones por correo electrónico personalizadas para cada destinatario especificado.

Interacción del destinatario

Los destinatarios reciben las invitaciones por correo electrónico que contienen el botón Acceder ahora a los flujos de trabajo de WalkMe. Al hacer clic en este botón dentro del correo electrónico, los destinatarios son dirigidos a una nueva pestaña del navegador, donde acceden instantáneamente al sitio externo de Workflows.

Código de verificación

Los usuarios que naveguen al sitio externo de Workflow que no hayan recibido acceso a través de un correo electrónico de invitación deberán introducir un código de verificación para acceder al sitio.

Los códigos de verificación se encuentran en el correo electrónico de invitación del destinatario.

Notas técnicas

• No se admite el intercambio de tareas externas: si un usuario comparte su lista de deseos, el correo electrónico incluirá enlaces a los flujos de trabajo. Sin embargo, las tareas no se pueden compartir externamente, por lo que no proporcionaremos enlaces a ellas en el correo electrónico.

• Validez de la invitación: cuando se invita a un usuario a acceder al sitio externo del Workflow Accelerator a través de correo electrónico, la invitación sigue siendo válida durante un período de 14 días a partir del momento de la emisión.

• Validez del código de verificación: el código de verificación proporcionado en el correo electrónico de invitación original sigue siendo válido durante un período de 14 días a partir del momento de la emisión.

• Medidas de seguridad: el requisito del código de validación mejora la seguridad al garantizar que solo los destinatarios autorizados con invitaciones o códigos de verificación válidos puedan acceder al sitio externo de Workflow Accelerator.

• Sensibilidad al tiempo: se recomienda a los usuarios que utilicen sus invitaciones y códigos de verificación dentro del período de validez estipulado de 14 días para evitar problemas de acceso. Después del período de validación de 6 días, un empleado o un usuario de WalkMe deberán volver a compartir el acceso con el usuario.