Processus d’entrée et de priorisation

Aperçu général

Que vous priorisiez au sein d'un projet (quels flux de travail devons-nous créer en premier ?) ou entre les projets (Nous avons beaucoup de demandes - quel projet devons-nous traiter en premier ?), une stratégie de priorisation est essentielle.

En outre, un processus d'admission décrit les besoins, les résultats et la relation entre le demandeur de contenu WalkMe et l'équipe de livraison DAP. Un processus d'admission rationalisé est l'une des premières étapes pour étendre la portée de l'adoption numérique dans votre entreprise et créer une pratique d'excellence opérationnelle.

Comment cela affecte votre programme

Étape 1 : Définir les critères de priorisation

Même si vous n'êtes pas prêt pour un processus d'entrée complet, la standardisation des questions de priorisation est un excellent moyen d'améliorer l'efficacité pendant la phase de découverte d'un nouveau projet.

Lorsque vous définissez des priorités, posez-vous des questions sur les trois (3) catégories suivantes :

• Impact : quel est l'effet attendu sur les objectifs commerciaux et les KPI ?

• Complexité : Dans quelle mesure le ou les flux de travail sont-ils complexes ? Dans quelle mesure la mise en œuvre sera-t-elle difficile en raison d'autres restrictions organisationnelles ?
• Portée Quels départements et combien de personnes bénéficieront de cela ?

Consultez les modèles et outils à télécharger ci-dessous pour un exemple de liste des questions de priorisation sur lesquelles vous pouvez travailler ! Examinez la liste (ajoutez, soustrayez, modifiez) jusqu'à ce qu'elle corresponde aux besoins de votre entreprise.

Étape 2 : créer votre formulaire d'admission

Un formulaire de réception est un document que les demandeurs doivent remplir et soumettre pour examen par l'équipe DAP. Voir les modèles et outils à télécharger ci-dessous pour les modèles de formulaires d'inscription à utiliser.

Intégrez ce processus pour favoriser une meilleure adoption.

Les entreprises les plus performantes intègrent un formulaire d'admission dans leurs flux de travail et leurs technologies actuels. Par exemple :

• L'entreprise A dispose d'un processus de demande de service partagé dans ServiceNow. Ce processus de demande inclut désormais la possibilité de demander l'aide du Centre d'excellence pour l'adoption numérique.
• L'entreprise B utilise JIRA et a intégré le processus de demande de WalkMe dans le flux de tickets JIRA .
• La société C héberge tous les formulaires de demande dans Sharepoint et dispose désormais d'un formulaire de demande d'assistance personnalisé pour l'adoption numérique. (EN)
• L'entreprise D utilise un WalkMe Launcher intitulé « Feedback on the In-App Experience » qui renvoie à un formulaire de demande.

Étape 3 : Mappez votre processus d'inscription.

Un processus d'inscription est la procédure opérationnelle standard avec des étapes allant de la demande à l'approbation ou au point de décision. Il doit comprendre des phases avec une définition claire des responsabilités et des critères d'entrée/sortie. Les meilleures procédures standards d'exploitation comprennent deux composants : un mappage visuel (pour une compréhension de haut niveau) et une description détaillée (souvent sous forme de tableau, avec une ligne pour chaque phase).

Consultez les modèles et outils à télécharger ci-dessous pour un modèle de processus de réception avec un organigramme et un tableau détaillé.

Étape 4 : établir des communications avec les parties prenantes

Que se passe-t-il après la soumission de la demande ? Comme il s'agit d'une situation que vous rencontrez fréquemment, la standardisation d'une réponse est essentielle pour optimiser votre temps et définir des attentes appropriées avec le requérant.

Voici quelques recommandations à ce sujet :

• Modèles d'e-mail ou réponse automatisée
• Un résumé ou un manuel avec des réponses aux questions fréquemment posées pour le partenariat avec l'équipe DAP (voir télécharger les modèles et outils ci-dessous pour les modèles de résumé et de manuel).

Questions fréquemment posées

Le matériel de communication doit répondre aux questions suivantes :

• Combien de temps dois-je attendre pour recevoir une réponse à ma demande ?
• Qu'attend-on de moi si ce projet est accepté ? Quels services sont fournis par l'équipe DAP et de quoi suis-je responsable ?
• Quelle est la durée typique du cycle du projet ?
• Où puis-je voir des exemples de solutions WalkMe déjà disponibles dans mon entreprise ?

Liste de vérification pour réussir

Télécharger des modèles et des outils