Processus d’entrée et de priorisation
Aperçu général
Que vous donniez des priorités dans un projet (quels flux de travail devons-nous créer en premier ? ) ou entre des projets (nous avons beaucoup de demandes, quel projet devons-nous traiter en premier ? ), une stratégie de priorisation est critique.
En outre, un processus d'admission décrit les besoins, les résultats et la relation entre le demandeur de contenu WalkMe et l'équipe de livraison DAP. Un processus d'admission rationalisé est l'une des premières étapes pour étendre la portée de l'adoption numérique dans votre entreprise et créer une pratique d'excellence opérationnelle.
Comment cela affecte votre programme
- Rationaliser la collecte d'informations
- Définir clairement les attentes sur le processus d'approbation de projet et le calendrier
- Alignement précoce de la valeur entre le demandeur et le CoE
- Indicateur de premier plan du succès du CoE
- Incapacité de mettre en œuvre
- Attentes mal alignées des demandeurs
- Ressources liées dans des projets à faible impact
Étape 1 : définir des critères de priorisation
Même si vous n'êtes pas prêt pour un processus d'admission complet, la standardisation des questions de priorisation est un excellent moyen d'améliorer l'efficacité pendant la phase de découverte d'un nouveau projet.
Lorsque vous définissez des priorités, posez-vous des questions sur les trois (3) catégories suivantes :
- Impact : quel est l'effet attendu sur les objectifs commerciaux et les KPI ?
- Complexité : Dans quelle mesure le ou les flux de travail sont-ils complexes ? Dans quelle mesure la mise en œuvre sera-t-elle difficile en raison d'autres restrictions organisationnelles ?
- Portée Quels départements et combien de personnes bénéficieront de cela ?
Voir les modèles de téléchargement et les outils ci-dessous pour obtenir un exemple de liste de questions de priorisation sur lesquelles vous pouvez travailler ! Examinez la liste (ajouter, soustraire, modifier) jusqu'à ce qu'elle corresponde aux besoins de votre entreprise.
Étape 2 : créer votre formulaire d'admission
Un formulaire d'admission est un document que les demandeurs doivent remplir et soumettre pour l'examen de l'équipe DAP. Voir les modèles de formulaire d'admission et les outils ci-dessous pour commencer.
Intégrez ce processus pour une adoption plus élevée.
Les entreprises les plus performantes intègrent un formulaire d'admission dans leurs flux de travail et leurs technologies actuels. Par exemple :
- L'entreprise A dispose d'un processus de demande de service partagé dans ServiceNow. Ce processus de demande inclut désormais la possibilité de demander l'aide du Centre d'excellence pour l'adoption numérique.
- L'entreprise B utilise JIRA et a intégré le processus de demande de WalkMe dans le flux de tickets JIRA .
- L'entreprise C héberge tous les formulaires de demande dans Sharepoint et dispose désormais d'un formulaire personnalisé de demande au centre d'assistance pour l'adoption numérique.
- L'entreprise D utilise un WalkMe Launcher intitulé « Feedback on the In-App Experience » qui renvoie à un formulaire de demande.
Étape 3 : cartographier votre processus d'entrée
Un processus d'admission est la procédure d'exploitation standard avec des étapes allant de la demande à l'approbation/au point de décision. Il doit inclure des phases avec une définition claire de la propriété et des critères d'entrée/sortie. Les meilleures procédures d'exploitation standard comprennent deux composants : une cartographie visuelle (pour une compréhension de haut niveau) et une description détaillée (souvent sous forme de tableau, avec une ligne pour chaque phase).
Voir les modèles et les outils de téléchargement ci-dessous pour un modèle de processus d'admission avec un organigramme et une vue détaillée du tableau.
Étape 4 : créer des communications des parties prenantes
Que se passe-t-il lorsqu'une demande est soumise ? Comme il s'agira d'une situation à plusieurs reprises, la standardisation d'une réponse est essentielle pour optimiser votre temps et définir les attentes appropriées avec le demandeur.
Voici quelques recommandations à ce sujet :
- Modèles d'e-mail ou réponse automatisée
- Une page ou un manuel avec des réponses aux FAQ pour le partenariat avec l'équipe DAP (voir les modèles et les outils de téléchargement ci-dessous pour les modèles de manuel et d'une page).
Questions fréquemment posées
Le matériel de communication doit répondre aux éléments suivants :
- Combien de temps dois-je recevoir des nouvelles de ma demande ?
- Qu'attend-on de moi si ce projet est accepté ? Quels services sont fournis par l'équipe DAP et de quoi suis-je responsable ?
- Quelle est la durée du cycle du projet typique ?
- Où puis-je voir des exemples de solutions WalkMe déjà en service dans mon entreprise ?
Liste de vérification pour réussir
Télécharger des modèles et des outils