Aufnahme- und Priorisierungsprozess
Kurzübersicht
Unabhängig davon, ob Sie innerhalb eines Projekts priorisieren (welche Workflows sollten zuerst erstellt werden?) oder zwischen Projekten priorisieren (Wir haben viele Anfragen – welches Projekt sollten wir zuerst bearbeiten?), ist eine Priorisierungsstrategie entscheidend.
Darüber hinaus beschreibt ein Aufnahmeprozess die Anforderungen, Ergebnisse und die Beziehung zwischen dem Requester von WalkMe-Inhalten und dem DAP-Bereitstellungsteam. Ein optimierter Aufnahmeprozess ist einer der ersten Schritte zur Erweiterung der Reichweite der Digital Adoption in Ihrem Unternehmen und zur Schaffung einer Praxis der Operational Excellence.
Wie sich dies auf Ihr Programm auswirkt
- Optimieren Sie die Informationserfassung
- Legen Sie die Erwartungen an den Projektgenehmigungsprozess und den Zeitplan fest
- Frühzeitige Wertausrichtung zwischen Requestor und CoE
- Führender Indikator für den CoE-Erfolg
- Unmöglichkeit der Skalierung
- Falsch ausgerichtete Erwartungen der Requestees
- Ressourcen in Projekten mit geringen Auswirkungen
Schritt 1: Priorisierungskriterien festlegen
Selbst wenn Sie nicht für einen vollständigen Aufnahmeprozess bereit sind, ist die Standardisierung von Priorisierungsfragen eine gute Möglichkeit, die Effizienz während der Entdeckungsphase eines neuen Projekts zu verbessern.
Bei der Priorisierung sollten Sie Fragen stellen, die die folgenden drei (3) Kategorien betreffen:
- Auswirkung: Was ist die erwartete Auswirkung auf Geschäftsziele und KPIs?
- Komplexität: Wie komplex ist/sind der/die Workflow(s)? Wie schwierig wird die Implementierung unter Berücksichtigung anderer organisatorischer Einschränkungen sein?
- Zielerreichung: Welche Abteilungen und wie viele Personen werden davon profitieren?
Unter Vorlagen und Tools herunterladen unten finden Sie eine Beispielliste von Priorisierungsfragen, mit denen Sie arbeiten können! Überprüfen Sie die Liste (hinzufügen, entfernen, bearbeiten), bis sie den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.
Schritt 2: Erstellen Sie Ihr Intake-Formular
Ein Aufnahmeformular ist ein Dokument, das Requester ausfüllen und zur Überprüfung durch das DAP-Team einreichen müssen. Unter Vorlagen und Tools herunterladen unten finden Sie Vorlagen für Aufnahmeformulare.
Integrieren Sie diesen Prozess für eine höhere Akzeptanz.
Die besten Unternehmen betten ein Aufnahmeformular in ihre aktuellen Workflows und Technologien ein. Beispiel:
- Unternehmen A hat einen gemeinsam genutzten Service-Anforderungsprozess in ServiceNow. Dieser Anfrageprozess beinhaltet jetzt die Möglichkeit, Unterstützung vom Digital Adoption Center of Excellence anzufordern.
- Das Unternehmen B verwendet JIRA und hat den WalkMe-Anforderungsprozess in den JIRA-Ticketing-Ablauf eingebettet.
- Unternehmen C hostet alle Anfrageformulare in Sharepoint und hat jetzt ein maßgeschneidertes Formular für die digitale Akzeptanz für Support.
- Unternehmen D verwendet einen WalkMe Launcher namens „Feedback über die In-App-Erfahrung“, der mit einem Anfrageformular verknüpft ist.
Schritt 3: Planen Sie Ihren Aufnahmeprozess.
Ein Aufnahmeprozess ist das Standardbetriebsverfahren mit Schritten von der Anfrage bis zum Genehmigungs-/Entscheidungspunkt. Es sollte Phasen mit klarer Definition von Eigentümerschaft und Ein-/Ausstiegskriterien enthalten. Die besten Standardarbeitsanweisungen bestehen aus zwei Komponenten: einer visuellen Darstellung (für ein besseres Verständnis) und einer detaillierten Beschreibung (oft in Tabellenform, mit einer Zeile für jede Phase).
Unter Vorlagen und Tools herunterladen unten finden Sie eine Vorlage für den Aufnahmeprozess mit einem Flussdiagramm und einer detaillierten Tabellenansicht.
Schritt 4: Erstellen Sie Stakeholder-Kommunikation
Was passiert, wenn eine Anfrage gesendet wird? Da dies eine Situation ist, die immer wieder auftreten wird, ist es wichtig, eine Standardantwort zu formulieren, um Ihre Zeit optimal zu nutzen und beim Requestor angemessene Erwartungen zu erfüllen.
Empfehlungen hierfür sind:
- E-Mail-Vorlagen oder automatisierte Antwort
- One-Pager oder Handbuch mit Antworten auf FAQs für die Zusammenarbeit mit dem DAP-Team (siehe unter Vorlagen und Tools herunterladen unten für One-Pager- und Handbuchvorlagen).
Häufig gestellte Fragen
Kommunikationsmaterial sollte Folgendes beantworten:
- Wie schnell sollte ich eine Rückmeldung zu meiner Anfrage erhalten?
- Was wird von mir erwartet, wenn dieses Projekt angenommen wird? Welche Dienste werden vom DAP-Team bereitgestellt und wofür bin ich verantwortlich?
- Was ist die typische Projektlaufzeit?
- Wo kann ich Beispiele für WalkMe Lösungen sehen, die in meinem Unternehmen bereits im Einsatz sind?
Checkliste für den Erfolg
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