Breve descripción general

El Tablero de optimización de licencias te ayuda a identificar las ineficiencias y las oportunidades de ahorro de costes en tu gasto en software. Compara los datos de licencia que proporcionas con el uso real para detectar ineficiencias al instante y optimizar la forma en que tu organización gasta en software.

WalkMe Discovery

Cómo funciona

Una licencia se refiere a una cuenta de usuario de pago. Un tipo de licencia denota permisos de usuario específicos, como editar, ver o acceso de administrador.

Total de ahorros potenciales (valor de las licencias)

Identifica las licencias no utilizadas y subutilizadas y toma medidas para reducir costes y optimizar tu stack tecnológico.

• Ahorros directos: licencias que no se utilizan en ningún momento
• Ahorros opcionales: el 10% más bajo de los usuarios en función del tiempo total invertido
• Licencias de uso activo: número de usuarios que utilizan activamente la aplicación.

Desglose de costos por departamento

Coste por departamento, basado en el número y el costo de las licencias por departamento que proporciones.

• Requiere integración IDP o carga CSV.

Coste por empleado

Coste total de las licencias de software por usuario.

• Coste promedio por empleado: coste total de todas las licencias dividido entre el número total de usuarios
• Promedio de licencias por empleado: número total de licencias dividido entre el número total de usuarios

Aplicaciones con el mayor potencial de ahorro

Las 5 aplicaciones con el valor de licencia más alto y con poco o ningún uso.

Desglose de costos por categoría

Coste por categoría basado en el número y el costo de las licencias por categoría como se indica en tu CSV.

Todas las aplicaciones

Una vista completa de cada aplicación de software utilizada en tu organización, que incluye:

• El nombre de la aplicación, tal como se define en la biblioteca de aplicaciones de WalkMe
• Total de licencias, tal como se proporciona en tu CSV
• Fecha de renovación del contrato y coste anual del contrato
• Tasa de utilización: el porcentaje de usuarios activos en comparación con el total de licencias
• Ahorros potenciales, basados en licencias infrautilizadas
• Categoría de aplicación, tal como se define en la biblioteca de aplicaciones de WalkMe
• Propietario de la aplicación, como has indicado

Este widget te ofrece una vista completa de tu cartera de software, para que puedas tomar decisiones informadas sobre el uso y la asignación de licencias.

Medición del uso de licencias

El uso de licencias compara el número de usuarios que visitan una aplicación con el número de licencias por las que paga la organización.

Gráfico de actividad de usuario

Este gráfico visualiza la popularidad de una aplicación en función del número de usuarios y el tiempo invertido, junto con una lista de usuarios activos y su nivel de actividad. Utilízalo para identificar posibles ahorros de costos y optimizar el uso del software.

Cómo introducir la información de la licencia en la interfaz de usuario

Si ya tienes información de licencias para algunas aplicaciones y deseas ver de inmediato la utilización y los ahorros potenciales, añade la información directamente en la tabla. Puedes editar la información de la licencia o añadirla para más aplicaciones en cualquier momento.

Cómo cargar el CSV del panel de licencias

Para obtener la experiencia completa del Tablero de licencias, carga un CSV con la información de las licencias de cada aplicación. Esto rellena el tablero automáticamente y te brinda una información más profunda sobre tus gastos de software.

Para cargar un CSV:

1. Abre la aplicación Discovery y ve a Ajustes
2. Selecciona Integraciones, luego Integraciones manuales y luego Licencias
3. Descarga la plantilla y carga un archivo CSV con el ID de la aplicación, el nombre de la aplicación, el número de licencias y el costo por licencia.

No es necesario cargar un CSV para utilizar el Tablero de licencias. También puedes actualizar los valores directamente en la tabla Todas las aplicaciones.

Aplicaciones compatibles y tipos de licencias

La mayoría de las herramientas de gestión de licencias realizan un seguimiento de los inicios de sesión en lugar de los comportamientos y patrones de uso reales. Discovery te ofrece ese alcance adicional, ya que te permite ver no solo cuántos usuarios acceden a una aplicación, sino también con qué frecuencia y durante cuánto tiempo. Esto se vuelve crítico cuando llega el momento de administrar las licencias, ya sea para reducirlas o reasignarlas.

El Tablero de optimización de licencias admite todas las aplicaciones para el análisis de licencias. WalkMe identifica automáticamente la mayoría de las aplicaciones cuando descargas la plantilla CSV. Si no se identifica una aplicación, no aparecerá en el tablero, incluso si está en el CSV. En este caso, abre un ticket de asistencia y WalkMe añadirá la aplicación al gestor de aplicaciones para que pueda realizar análisis futuros.

Si una aplicación tiene varios tipos de licencia, como permisos de edición, visualización o administrador, el equipo de WalkMe trabajará contigo para configurar estas reglas.

Propiedades técnicas que WalkMe puede realizar un seguimiento para diferenciar los tipos de licencia:

• URL: un usuario con un tipo de licencia específico puede acceder a una URL única que otros tipos de licencia no pueden
  • Ejemplo, ServiceNow: los agentes visitan URL que contienen "/workspace/agent"
• Botones: un usuario con un tipo de licencia específico puede seleccionar un botón único que otros tipos de licencia no pueden, por ejemplo, crear, exportar o editar
  • Ejemplo, ServiceNow: los aprobadores interactúan con los botones "Aprobar"

Hay varias formas de añadir reglas de tipo de licencia para una aplicación:

1. WalkMe puede ofrecer un intercambio de pantalla para revisar la configuración de forma conjunta, recomendado si no eres técnico y quieres aprender a inspeccionar la página y verificar los valores HTML
2. Puedes investigar por tu cuenta, sin conexión
3. Puedes compartir el acceso a aplicaciones con varios permisos de tipo de licencia para que WalkMe pueda revisarlas sin conexión
4. Puedes compartir listas de usuarios por tipo de licencia para que WalkMe pueda revisar sus análisis en busca de diferencias únicas