Gestion des Utilisateurs et Rôles Utilisateur

Last Updated mars 23, 2022 Download as PDF
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Aperçu général

La Gestion des Utilisateurs est une fonctionnalité du Centre d’administration qui prend en charge la collaboration en équipe dans l’Éditeur WalkMe. Dans la Gestion des Utilisateurs, les utilisateurs peuvent voir qui a accès à leur contenu WalkMe et contrôler les différents niveaux d’accès pour les autres utilisateurs du compte WalkMe. Configurez les permissions et les limites pour tous ceux qui ont accès à votre Éditeur ; par exemple, donnez l’accès à Voir seulement à certains utilisateurs et à Modifier à d’autres mais pas ne donnez pas l’accès à Publication.

Lorsque vous créez une équipe et un plan de mise en œuvre pour WalkMe, prenez en compte qui aura telle ou telle responsabilité. Il vaut mieux que les membres d’une équipe ne se servent pas des mêmes informations de connexion; il est préférable que chaque membre d’équipe ait son propre compte avec un accès au compte principal WalkMe. Configurer les rôles appropriés d’utilisateur empêchera que les éléments soient modifiés ou publiés par erreur avant d’être prêts. Lorsque chaque utilisateur a son propre compte, vous pouvez attribuer spécifiquement les permissions et les limites pour la construction, l’examen, la publication et l’analyse de votre contenu.

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Cas d’utilisation

Voici quelques exemples qui montrent comment utiliser les rôles :

  • Si vous désirez que quelqu’un publie juste un Smart Walk-Thru, sans avoir la capacité de le modifier ou de le changer, essayez le rôle d’Éditeur. Cela lui permettra de regarder le Smart Walk-Thrus et de publier seulement.
  • Si vous désirez que quelqu’un crée un Smart Walk-Thru pour vous, mais vous ne voulez pas qu’il soit en mesure de le publier ou de le mettre « en direct » sur votre site web, donnez-lui le rôle de Modérateur d’espace de travail.
  • Si vous désirez préserver l’intégrité du Smart Walk-Thru, attribuez le rôle de Propriétaire d’espace de travail. Ce rôle permettra à un utilisateur de modifier le texte mais cela ne lui permettra pas de changer le flux du Smart Walk-Thru.
  • Si vous avez embauché quelqu’un pour traduire votre Smart Walk-Thru vers une autre langue, essayez de lui donner le rôle de Traducteur.

Remarque : veuillez lire notre article Gestion de compte pour vous familiariser à ce sujet si je n’ai pas déjà le cas.

Comment ça marche

Pour accéder aux paramètres de la Gestion des utilisateurs, rendez-vous sur la page Utilisateurs et rôles dans le Centre d‘administration sur admin.walkme.com.

À propos des utilisateurs

Comment ajouter un nouvel utilisateur

  1. Cliquez sur l’icône « + »
  2. Saisissez l’adresse e-mail du ou des nouveaux utilisateurs
  3. Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier afin d’ajouter l’utilisateur
  4. Choisissez le rôle et le(s) système(s) à attribuer à cet utilisateur
    • Remarque : un seul rôle peut être attribué à un utilisateur, ce rôle s’appliquera à l’utilisateur pour tous les systèmes auxquels il est attribué.
  5. Cliquez sur « Advanced Settings » (paramètres avancés) pour choisir le type de SSO ainsi que l’ID SSO à attribuer
  6. Cliquez sur le bouton « Send Invitation » (envoyer l’invitation) pour envoyer un e-mail d’activation à l’utilisateur ou aux utilisateurs
  7. L’utilisateur recevra immédiatement un e-mail qui l’invitera à acter son compte WalkMe
    • Remarque : cet e-mail peut être classé par erreur dans le dossier des spams, veuillez vérifier ce dossier avant de contacter le Centre d’assistance pour obtenir l’aide.
  8. L’utilisateur doit cliquer sur le bouton « Activate My Account » (Activer mon compte) avant d’être dirigé vers la page de connexion WalkMe pour choisir son mot de passe
  9. Le nouvel utilisateur peut configurer son compte WalkMe en saisissant un mot de passe et en cliquant sur « Sign Up » (s’enregistrer)
  10. L’utilisateur est désormais enregistré sur la plateforme WalkMe

Remarques :

  • Un utilisateur peut être attribué à plusieurs systèmes, mais il ne peut avoir qu’un type de rôle
  • Les mots de passe nécessitent un minimum de 10 caractères, dont un caractère spécial

Comment afficher l’état d’un utilisateur

  1. Rendez-vous sur l’Administration WalkMe → Utilisateurs et Rôles
  2. Consultez la colonne « Status » du tableau des utilisateurs, il propose une explication pour chaque état via une infobulle

Comment renvoyer un e-mail d’activation

  1. Cliquez sur l’utilisateur en question dans la liste des utilisateurs
    • Remarque : l’utilisateur doit être en état orange « Provisioned » (pourvu)
  2. Cliquez sur « Resend Email » (renvoyer l’e-mail) pour renvoyer l’e-mail d’activation à l’utilisateur

Comment réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur

  1. Cliquez sur l’utilisateur en question dans la liste des utilisateurs
  2. Cliquez sur « Reset Password Via Email » (réinitialiser le mot de passe par e-mail) pour envoyer un e-mail qui invitera l’utilisateur à réinitialiser son mot de passe

Comment modifier un utilisateur

  1. Cliquez sur la rangée de l’utilisateur que vous souhaitez modifier
  2. Modifiez les détails souhaités
  3. Cliquez sur « Save ».

Comment supprimer un utilisateur

  • La suppression d’un utilisateur peut être effectuée à partir de l’écran « Edit User » (modifier l’utilisateur)
  • Cela bloquera complètement son accès à ce compte
  • Veuillez noter que la suppression d’un utilisateur supprimera son compte de façon permanente

Comment gérer les demandes d’accès pour rejoindre le compte

  • L’onglet « Access Requests » (demandes d’accès) n’est visible que pour les utilisateurs ayant un rôle d’administrateur
  • De là, les administrateurs pourront examiner les demandes d’utilisateurs qui veulent rejoindre le compte
  • L’administrateur pourra attribuer un rôle, un ou des systèmes et une SSO à ces utilisateurs de la même manière que les étapes décrites ci-dessus.

Rôles

Le rôle d’un utilisateur définit ses permissions et ses limites. Dans l’onglet Rôles, vous verrez tous les rôles énumérés avec le nombre d’utilisateurs qui l’endossent.

Chaque rôle indique l’accès de l’utilisateur aux fonctionnalités suivantes :

  • Espace de travail (réparti sur chaque App individuel)
  • Insights
  • Gestion des Utilisateurs
  • Modifier les langues
  • Configurer
  • Droits de publication
  • Personnaliser

Remarque :

Le rôle attribué s’applique sur tous les systèmes. Il n’est pas possible d’attribuer un rôle à chaque système séparément.

Droits d’accès

Chaque fonctionnalité peut être attribuée à l’un des niveaux de droits d’accès suivants :

  • Hérité – les permissions seront héritées de la fonctionnalité de parent concernée. Par exemple, si un environnement de Test sous la fonctionnalité des Droits de publication est attribuée comme Héritée, la valeur des Droits de publication sera appliquée
  • Aucun – l’utilisateur n’aura pas accès à la fonctionnalité. Par exemple, un utilisateur Aucun attribué à la fonctionnalité Insights ne pourra pas se connecter à Insights
  • Lire – l’utilisateur sera seulement en mesure de visualiser les éléments
  • Modifier – l’utilisateur sera en mesure de visualiser et de modifier le texte. Ne s’applique qu’à la modification du contenu grâce à l’outil multilingue
  • Écrire – l’utilisateur sera en mesure de visualiser et de modifier le texte et aussi d’ajouter de nouveaux éléments

Rôles prédéfinis

Les rôles prédéfinis sont les rôles avec les permissions définies destinées à des cas d’utilisation standard.
Vous pouvez voir les rôles prédéfinis en cliquant sur le nom du rôle dans l’onglet Rôle, mais ils ne peuvent pas être modifiés.

Voici les rôles prédéfinis du Centre d’Assistance WalkMe :

  • Administrateur – Accès complet
  • Accès à Analytics – Vue seulement (cas d’utilisation : examen d’Insights)
  • Conservateur de contenu – Vue seulement (cas d’utilisation : examen)
  • Modérateur de contenu – Écriture (cas d’utilisation : écriture technique)
  • Éditeur – Vue et publication
  • Traducteur – Permet au traducteur de traduire le contenu dans la page multi-langue
  • Modérateur d’espace de travail – Accès intégral à l’exception de la publication et de la Gestion des Utilisateurs
  • Propriétaire d’espace de travail – Accès intégral à l’exception de la Gestion des Utilisateurs

Rôles prédéfinis pour le multilingue

Voici les rôles prédéfinis que WalkMe prend en charge ; tous les rôles ont accès aux fonction d’importation et d’exportation de fichiers :

  • Conservateur de contenu – Vue seulement
  • Éditeur Vue seulement
  • Modérateur de contenu – Modifier la traduction, ajouter, supprimer et modifier la langue
  • Accès à Analytics – Vue seulement
  • Traducteur Modification de la traduction
  • Propriétaire d’espace de travail – Modifier la traduction, ajouter, supprimer et modifier la langue
  • Modérateur d’espace de travail – Modifier la traduction, ajouter, supprimer et modifier la langue
Si aucun rôle prédéfini ne correspond à vos besoins, vous pouvez créer un rôle personnalisé. Une fois le rôle créé, vous pouvez l’attribuer à des utilisateurs.

Ajouter un nouveau rôle personnalisé

WalkMe prend en charge un certain nombre de rôles prédéfinis (voir ci-dessus) qui ne peuvent être édités, bien qu’il soit possible de créer de nombreux rôles personnalisés.

Pour ajouter un rôle personnalisé :

  1. Dans l’onglet Rôles, cliquez sur le bouton + NEW ROLE (nouveau rôle)
  2. Donnez un nom au nouveau rôle et attribuez les droits d’accès appropriés pour chaque fonctionnalité
  3. Cliquez sur « Create » (créer) une fois prêt

Autorisation de rôle

Voici les permissions de rôle prédéfinies que WalkMe prend en charge :

  • Espace de travail – Permissions d’effectuer des actions sur l’un des déployables dans l’Éditeur
  • Paramètres – Permission d’enregistrer les paramètres dans l’Éditeur
  • Insights – Permissions d’effectuer des modifications dans Insights
    • Remarque : il est possible de limiter l’accès à Insights en définissant les permissions de rôle dans Insights comme « None » (aucun).
    • Les utilisateurs ne pourront pas accéder à Insights et verront le message suivant :
  • Gestion des utilisateurs – Permissions d’administration pour voir et gérer le contenu dans le Centre d’administration
  • Modification des langues – Permission pour le texte et l’aspect multilingue
  • Personnaliser – Permission d’effectuer des actions dans L’onglet ‘Customize‘ dans l’éditeur
  • Mettre à jour la version de Walkme – Une fois qu’une nouvelle version est disponible dans l’Éditeur, cette autorisation permet à un utilisateur d’activer la mise à jour
  • Espace d’administration – Permissions liées aux fonctionnalités du Centre d’administration, telles que les fonctions de sécurité
  • Gestion de contenu – Permission de publier du contenu dans l’Éditeur, y compris les paramètres

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