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Benutzerverwaltung und Benutzerrollen

Aktualisiert am Mai 26, 2020 Download PDFDownload as PDF
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Note:

Dieser Artikel behandelt die neue Version des User Management-Systems, veröffentlicht im Mai 2019. Sie ist derzeit nur für neue WalkMe-Benutzer verfügbar und die Freigabe erfolgt schrittweise für alle anderen Benutzer. Klicken Sie hier, um zum Artikel über das Legacy User Management System zu gelangen.

Kurzübersicht

User Management ist eine Funktion in Analytics, die die Teamzusammenarbeit im WalkMe Editor unterstützt. Im User Management können Benutzer sehen, wer auf ihre WalkMe-Inhalte Zugriff hat, und verschiedene Zugriffsebenen für andere Benutzer im WalkMe-Account steuern. Legen Sie Berechtigungen und Einschränkungen für alle Personen fest, die auf Ihren Editor zugreifen. Gestatten Sie z. B. anderen Benutzern Zugriff auf das Anzeigen und anderen Benutzern Zugriff für die Bearbeitung, aber nicht für die Veröffentlichung.

Berücksichtigen Sie bei der Zusammenstellung eines Teams und eines Implementierungsplans für WalkMe, wer welche Verantwortlichkeiten hat. Es empfiehlt sich, dass die Mitglieder eines Teams nicht dieselben Anmeldedaten verwenden; vielmehr sollte jedes Teammitglied über ein eigenes Konto mit Zugriff auf das Hauptkonto von WalkMe verfügen. Durch das Festlegen geeigneter Benutzerrollen verhindern Sie, dass Elemente vor der Fertigstellung fälschlicherweise geändert oder veröffentlicht werden. Wenn jeder Benutzer über ein eigenes Konto verfügt, können Sie spezielle Berechtigungen und Einschränkungen für das Erstellen, Überprüfen, Bearbeiten, Veröffentlichen und Analysieren Ihrer Inhalte zuweisen.

Anwendungsfälle

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für die Verwendung von Rollen:

  • Wenn Sie möchten, dass jemand einfach einen Smart Walk-Thru veröffentlicht, ohne die Möglichkeit, ihn zu bearbeiten oder zu ändern, versuchen Sie es mit der Rolle Publisher. Sie ermöglicht ihnen, die Smart Walk-Thrus zu überschauen und nur zu veröffentlichen.
  • Wenn Sie möchten, dass jemand einen Smart Walk-Thru für Sie erstellt, aber nicht in der Lage sein soll, ihn auf Ihrer Website zu veröffentlichen oder „live“ zu schalten, geben Sie ihm die Rolle Workspace Owner.
  • Wenn Sie die Integrität des Smart Walk-Thrus bewahren möchten, weisen Sie die Rolle Workspace Moderator zu. Diese Rolle erlaubt es einem Benutzer, den Text zu bearbeiten, aber nicht den Ablauf des Smart Walk-Thru zu ändern.
  • Wenn Sie jemanden beauftragt haben, Ihren Smart Walk-Thru in eine andere Sprache zu übersetzen, versuchen Sie, ihm die Rolle Translator zu geben, aber grenzen Sie ihn von allem anderen ab.

Anmerkung: Wenn Sie ein Multi-System-Administrationskonto haben, lesen Sie bitte auch unseren Artikel zur Multi-System-Administration.

Funktionsweise

Um auf die Einstellungen von User Management zuzugreifen, gehen Sie zu Insights.walkme.com, navigieren Sie zur Seite Accounts und klicken Sie im linken Menü auf die Registerkarte User Management.

Anmerkung:

Für vorhandene Benutzer erfolgte beim Übergang auf das neue System die Umstellung der Verwaltung der Veröffentlichungsrechte von User Settings auf die Role Settings.

Hinzufügen eines neuen Benutzers

  1. Füllen Sie auf der Registerkarte User das Formular aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche ADD USER.
  2. Wenn ein neuer Benutzer erstellt wird, verwenden Sie ausschließlich eine E-Mail-Adresse, die nicht bereits einem WalkMe-Konto zugeordnet ist.
  3. Einem neuen Benutzer muss eine Rolle zugewiesen werden.

 

Anmerkung:

Wenn sich ein neuer Benutzer zum ersten Mal bei WalkMe anmeldet, wird er angewiesen, das ihm zugewiesene Anfangskennwort zurückzusetzen.

Löschen eines Benutzers

Löschen Sie einen Benutzer, um ihm jeglichen Zugriff auf dieses Konto vollständig zu verwehren. Beachten Sie, dass das Löschen eines Benutzers dieses Konto dauerhaft löscht.

Rollen

Die Rolle des Benutzers definiert seine Berechtigungen und Einschränkungen. Jede Rolle legt den Zugriff des Benutzers auf die folgenden Funktionen fest:
  • Workspace (aufgeschlüsselt nach jeder einzelnen App)
  • Insights
  • User Management
  • Edit Languages
  • Settings
  • Publish Rights (aufgeschlüsselt nach Umgebungen oder „Umgebungen pro MSA-System“ (falls relevant))
  • Customize
MSA

Für MSA-Benutzer gilt die zugewiesene Rolle für alle Systeme. Es ist nicht möglich, für jedes System separat eine Rolle zuzuweisen.

Zugriffsberechtigungen

Jeder Funktion lässt sich eine der folgenden Zugriffsberechtigungsstufen zuweisen:

  • Inherit – Die Berechtigungen werden von der entsprechenden übergeordneten Funktion geerbt.  Wenn z. B. der Testumgebung unter der Funktion Publish Rights die Funktion Inherit zugewiesen wird, wird der Wert der Veröffentlichungsrechte angewandt.
  • None– Der Benutzer hat keinen Zugriff auf die Funktion. Z. B. kann sich der Benutzer „None“, der der Insights-Funktion zugeordnet ist, nicht bei Insights anmelden.
  • Read – Der Benutzer kann Elemente lediglich anzeigen.
  • Modify – Der Benutzer kann den Text sowohl anzeigen als auch ändern. Diese Option gilt nur für Elemente mit Texten.
  • Write – Der Benutzer hat die Möglichkeit, den Text anzuzeigen und zu ändern sowie neue Elemente hinzuzufügen.

Vordefinierte Rollen

Vordefinierte Rollen sind Rollen mit festgelegten Berechtigungen, die für typische Anwendungsfälle vorgesehen sind.
Vordefinierte Rollen können angezeigt, aber nicht bearbeitet werden.

Dies sind die vordefinierten Rollen für den WalkMe Support:

  • Admin – Vollzugriff
  • Analytics Access – Nur anzeigen (Anwendungsfall: Insights-Prüfer)
  • Content Curator – Nur anzeigen (Anwendungsfall: Prüfer)
  • Content Moderator – Schreiben (Anwendungsfall: technischer Autor)
  • Publisher – Anzeigen und veröffentlichen
  • Translator – Erlauben Sie dem Übersetzer, Inhalte auf der Multi-Language-Seite zu übersetzen.
  • Workspace Moderator – Vollzugriff, außer veröffentlichen und User Management
  • Workspace Owner – Vollzugriff, außer User Management
Wenn keine der vorgegebenen Rollen Ihren Bedürfnissen entspricht, können Sie eine benutzerdefinierte Rolle anlegen. Nach dem Anlegen einer Rolle können Sie diese den Benutzern zuordnen.

Hinzufügen einer neuen benutzerdefinierten Rolle

WalkMe unterstützt eine Reihe von vordefinierten Rollen (siehe oben), die nicht bearbeitet werden können. Es ist jedoch möglich, eine beliebige Anzahl von benutzerdefinierten Rollen zu erstellen.

Hinzufügen einer neuen benutzerdefinierten Rolle:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Role“.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche ADD ROLE.
  3. Weisen Sie jeder Funktion das entsprechende Zugriffsrecht zu:

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