Breve Visão Geral
O Discovery é uma ferramenta versátil com várias opções de configuração. Dependendo das suas necessidades, algumas integrações de dados adicionais podem ser necessárias.
Siga o guia abaixo para garantir que você esteja maximizando o valor do Discovery de acordo com suas necessidades.
Configurações de coleta de dados
Assim que o Discovery for ativado para a coleta de dados, você terá acesso às configurações do Discovery por meio do Console WalkMe aqui: Configurações do Discovery
Como Funciona
Etapa um: Identificar usuários
Para identificar os usuários dos aplicativos, você precisa definir as Configurações de Coleta de Dados para "Usuários identificados".
Por que identificar usuários?
Por padrão, o WalkMe usa hash e desidentifica os detalhes do usuário final (endereço de e-mail), mas há vários motivos pelos quais você pode escolher identificar seus usuários:
- Visualizar o uso do aplicativo por departamento (ou algum outro atributo organizacional)
- Visualize os usuários específicos dos aplicativos e seus tipos de função
- Consulte os gastos com aplicativos associados aos departamentos
- Identifique usuários específicos que podem não precisar de suas licenças
Todos esses recursos oferecem o benefício de tomar decisões mais inteligentes baseadas em dados sobre sua estratégia de adoção digital com base nas pessoas que usam os aplicativos.
Tenho permissão para identificar os usuários?
Ver usuários de um aplicativo é uma prática comum, disponível para pessoas específicas em sua organização para fins comerciais típicos, por exemplo:
- Provisionamento de usuários em SSO/IDP, como Okta ou Azure
- Executar relatórios de uso de provedores de SaaS, como Salesforce ou Confluence
- Visualizando informações de contato do usuário em aplicativos como Slack ou Workday
Se quiser aproveitar os benefícios de identificar usuários, mas não tiver certeza sobre as permissões, verifique:
- Visualizando informações de departamento e função para usuários anônimos (Configurações) >
- Controlar quem pode visualizar os detalhes do usuário (Configurações de >Permissões)
DICA PRO: A maioria dos clientes do Discovery identifica seus usuários. Isso beneficia sua empresa na tomada de decisões e permite que sua equipe tome ações que melhorem a experiência dos funcionários e otimizem os investimentos em software.
Etapa dois: adicionando os atributos "Departamento" e "Função"
Por que adicionar atributos de departamento e função?
Ao importar dados do diretório de funcionários (Workday, SuccessFactors, etc.), você pode ver coisas como
- Quais departamentos são os principais usuários de um aplicativo
- Todos os aplicativos usados por uma população (um departamento, um centro de custos, uma área geográfica etc.)
- Os tipos de funções ou cargos das pessoas que usam aplicativos específicos
- Quais departamentos gastam mais em software
Atualmente, o produto oferece suporte a um atributo organizacional e um atributo de usuário final, normalmente esse é o tipo de departamento e função, mas você pode criar esses atributos como quiser.
Para segmentar os dados com base na estrutura e funções da organização, você tem duas opções:
- Importe dados de um diretório como Workday, SuccessFactors ou outro diretório de funcionários
- Use sua integração WalkMe existente com o IDP (Okta, Azure, etc.)
- Todos os provedores de IDP suportados pelo WalkMe em geral são suportados pela Discovery
Observação
A configuração de coleta de dados "Identificado" versus "Hashed" afeta a capacidade de visualizar valores de e-mail, nome e função nos painéis do Discovery. O departamento é a única variável independente, pois não é considerada diretamente parte da identidade do usuário.
Em outras palavras, você pode operar no modo "Hashed", mas ainda expor os valores do Departamento. Todos os outros valores serão codificados em hash (e-mail, nome, função).
Devo fazer uma importação ou usar o IDP?
| Método |
O que você deve saber |
| Importar um CSV |
- Os dados são geralmente mais acionáveis, por exemplo, você pode escolher entre vários tipos diferentes de departamentos/organizações, atributos e funções ou cargos de trabalho. Muitas vezes é mais intuitivo para a forma como você pensa sobre a estrutura da sua organização.
- Como é uma importação única, é mais uma espécie de "instantâneo" da sua base de funcionários no momento da importação e precisará ser atualizado de tempos em tempos.
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| Usar a integração IDP |
- A maioria dos clientes que usam o IDP só captura informações do usuário em um conjunto limitado de aplicativos, portanto, você provavelmente não obterá todos os usuários
- Muitas vezes, os atributos integrados ao IDP são limitados, por exemplo, você pode não ter um campo Departamento disponível
- Os valores nos atributos do IDP, como Departamento, podem ser muito difíceis de executar. Muitos clientes têm centenas ou milhares de códigos para departamentos, o que dificulta a visualização de como determinadas populações estão usando os aplicativos.
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Melhores práticas
Recomendamos fazer uma importação, se possível. Isso lhe dará mais opções para escolher como segmentar.
Você pode usar outros atributos além de Departamento e Função. Alguns clientes optam por usar:
- Departamento (muitas vezes existem muitos tipos diferentes)
- Unidade de negócios
- Geografia
- Centro de custos
- Códigos de funcionários
- Estrutura de gestão
- E muito mais
Recomendamos considerar alguns casos das ações que você pode tomar com base nos dados e quais campos você precisaria usar no diretório de funcionários para categorizar os usuários.
Você pode acessar o CSV de importação aqui: Carregamento de CSV de detalhes do usuário
O que você precisa saber sobre o CSV
- O e-mail é necessário para que possamos corresponder aos usuários que identificamos
- O departamento pode ser qualquer atributo do diretório, permitindo que:
- Veja todos os aplicativos usados nesse segmento da população
- Veja os custos associados a esses aplicativos ao inserir os dados de licença
- Filtrar usuários do aplicativo por um ou mais segmentos
- A função pode ser qualquer atributo do diretório, permitindo que:
- Filtrar o uso do aplicativo por atributo de usuário
- Inclua títulos de cargos, tipos de funções, informações do gerente, geografia, etc.
Importante considerar
Embora você possa optar por inserir qualquer atributo em Departamento ou Função,
- Você só pode visualizar os atributos que importa
- Alterar os atributos no futuro será voltado para o futuro, não retroativo
Como faço para obter esses dados?
- Olhe para o diretório de funcionários e decida quais atributos são de seu interesse para análise de aplicativos
- Informe o técnico de RH ou equipe de TI por que você está procurando uma exportação do sistema
- Quando você receber uma exportação, formatá-la da mesma forma que o CSV é formatado
- Para quaisquer dúvidas, entre em contato com o suporte do WalkMe
Ao inserir valores e custos de licença no WalkMe Discovery, você pode tornar os investimentos em software mais eficientes por:
- Percebendo o valor das licenças não utilizadas ou subutilizadas
- Identificar áreas para reduzir custos em aplicativos de software específicos
- Consolidação de ferramentas usadas em diferentes equipes
- Realocar licenças em vez de comprar mais
É melhor compartilhar essas informações após o processo de Descoberta ser executado por algumas semanas, pois atribuímos IDs de aplicativos exclusivos a tudo no sistema. Você pode optar por rastrear quantos ou quantos quiser e continuar adicionando informações de licenças ao longo do tempo.
Lembrete
O WalkMe Discovery aprende com o comportamento do usuário no navegador (com base na extensão WalkMe), não temos nenhuma das informações de licença nem nos integramos com nenhum dos aplicativos diretamente.
Depois que o Discovery tiver sido executado por algumas semanas, os aplicativos identificados terão um ID exclusivo atribuído. Nesse ponto, você poderá inserir valores e custos de licença diretamente na tabela no painel de licença. Você também pode exportar um arquivo CSV com um item de linha para cada aplicativo identificado.
Observação
O uso do aplicativo desktop no aplicativo não é capturado pelo processo de descoberta, mas aplicativos híbridos desktop/nuvem que têm recursos on-line ou exigem uma ação do navegador para abrir (como o lançamento de uma reunião do Zoom ou uma autenticação SSO) serão exibidos.
Se você já tiver acesso às informações de licença de alguns aplicativos e quiser descobrir a utilização e economias potenciais instantaneamente, sinta-se à vontade para adicionar as informações diretamente na tabela. Você pode editar as informações de licenças ou adicionar informações de licença a mais aplicativos a qualquer momento.
Se você ainda não tiver informações de licenças disponíveis e quiser coletar informações sobre todos os aplicativos, pode ser benéfico exportar o CSV e poder compartilhar esses documentos off-line com os membros da equipe relevantes. Atualize o CSV com informações de licença e carregue novamente o CSV no Discovery.
Se o CSV estiver parcialmente completo, o painel exibirá dados parciais. Por exemplo, você pode incluir valores de licença sem custos, mas você não verá os custos no painel. Além disso, existem campos que usamos para identificar o aplicativo que não são editáveis (nome/id do aplicativo).
Você pode acessar o CSV de importação aqui: Carregamento CSV de Licenças
Observação
Em qualquer processo, se os custos forem inseridos em valores não monetários dos EUA, o símbolo $ ainda será exibido.
Quais aplicativos oferecem suporte à análise de tipo de licença?
Ao inserir informações diretamente na tabela ou ao revisar o modelo CSV, você pode notar que alguns aplicativos oferecem suporte à análise do tipo de licença.
Os aplicativos com uma marca de seleção na UI já oferecem suporte à análise do tipo de licença. Isso é baseado em pesquisas anteriores e aprendizado contínuo. O WalkMe identifica os tipos de licença com base nas URLs/ações/botões interagidos (enviar, cancelar, etc).
Os aplicativos listados no CSV também incluem uma indicação para os tipos de licença.
Se o aplicativo não estiver aparecendo na interface do usuário ou no CSV, é mais provável que o aplicativo seja desenvolvido internamente. Entre em contato com o suporte do WalkMe e inclua seu contato do WalkMe, e o WalkMe R&D irá adicioná-lo.
- Se o aplicativo tiver um tipo de licença, ele será suportado desde o início.
- Se o aplicativo tiver vários tipos de licença, o WalkMe trabalhará com você na definição de regras para identificar os tipos de licença e o WalkMe R&D configurará isso do nosso lado (URLs específicos visitados, botões criar/editar/salvar, etc).
Como posso obter dados sobre o valor da licença e os custos?
- Entrar em contato com proprietários de aplicativos individuais
- Consulte suas equipes de compras ou de TI
Etapa 4 - Definir quem tem acesso ao Discovery
Por que definir permissões para o Discovery?
Para que todos possam ver os dados, é necessário que haja pelo menos um administrador designado. Essa pessoa deve convidar outros usuários com diferentes níveis de permissão.
Por padrão, todos os administradores definidos no centro de administração são administradores no Discovery.
Observação
Os usuários do O nly já registrados no centro de administração podem ser convidados para o Discovery.
Quais níveis de permissão estão disponíveis?
Defina o acesso no nível do painel por usuário do WalkMe:
- Apps
- Departamentos
- Usuários
- Licenças
Você pode definir permissões e acesso aqui: Permissões de Descoberta
Resumo - Itens de Ação
Embora o Discovery colete e agregue seus dados, é melhor ser proativo e:
- Verifique as configurações de coleta de dados - Identificado versus Hash, Departamentos
- Gerar CSV de detalhes dos funcionários
- Reunir quantidades e custos de licenças
- Defina permissões de usuário para o Discovery
