Procedimientos operativos estándar (Procedimientos Operativos Estándar, SOP) de CoE.
Breve descripción general
Un procedimiento operativo estándar (Procedimiento Operativo Estándar, SOP) Es un conjunto de instrucciones completas compiladas para que los equipos lleven a cabo procesos de rutina. Los SOP tienen como objetivo lograr eficiencia y coherencia, al tiempo que reducen errores de comunicación y otros errores.
Qué necesita un SOP
Los SOPs son para cualquier proceso repetitivo que podría beneficiarse de la eficiencia operativa, especialmente con varias partes interfuncionales involucradas. Los SOPs claros son uno de los fundamentos de una estrategia de adopción digital exitosa y a escala (y de un Centro de Excelencia para la Adopción Digital).
Qué se incluye en un SOP
Utiliza las 5 W (por qué, quién, qué, cuándo, dónde). para comprender qué se debe incluir en un SOP. Comienza siempre con el porqué.
- ¿Por qué este proceso necesita estandarización?
- ¿Por qué el acto de estandarización beneficia positivamente a la organización?
- Quién está involucrado en esto? ¿proceso? ¿Quién es el responsable, el encargado, el consultado y el informado?
- ¿Quién tiene la autoridad final para decir que este proceso se ha completado según las expectativas?
- ¿Quién es responsable de actualizar el SOP si los factores ambientales o económicos cambian en la organización?
- ¿Con quién se debe contactar si hay preguntas sobre el SOP?
- ¿Cuál es el proceso que se debe seguir?
- ¿Cuáles son los pasos a completar?
- ¿Cuáles son las fases de este proceso?
- ¿Cuál es la "definición de terminado" en cada fase?
- ¿Qué sucede antes y después de este proceso?
- ¿Cuáles son los desencadenantes para iniciar y finalizar este proceso?
- ¿Dónde se encuentran los documentos requeridos/dónde se accede a ellos?
- (+ ¿Todos los requeridos tienen los permisos adecuados para acceder)?
Cómo se ve un Procedimiento Operativo Estándar (SOP)
Un Procedimiento Operativo Estándar (SOP) a menudo incluye uno o más de los siguientes componentes:
Diagrama de flujo
Tabla
Documento de Word para añadir detalles a cualquier elemento visual.
SOP comunes de DAP
Comienza con la estandarización a nivel de implementación o proyecto.
Los Procedimientos Operativos Estándar (SOP) comunes para el gobierno de proyectos incluyen:
Gestión de las partes interesadas
Convenciones de nomenclatura y organización del editor.
Gestión de permisos de usuario
Marca de contenido y pautas de estilo.
Una vez que hayas estandarizado la gobernanza a nivel de proyecto, pasa a la gobernanza del programa con los siguientes Procedimientos Operativos Estándar (SOP) diseñados para ser la base de un Centro de Excelencia (CoE) de adopción digital:
Entrada (incluye priorización y aprobación)
Gestión de las partes interesadas (ampliado para incluir procesos para que el Centro de Excelencia (CoE) se comunique más ampliamente con las partes interesadas actuales y potenciales a medida que se amplía el alcance de la Plataforma de Análisis de Datos (DAP)).
Configuración técnica
Ciclo de vida del proyecto de la Plataforma de Análisis de Datos (DAP)
Informes de valor (ampliado para incluir procesos para informar valor, por generador de valor, en varios proyectos y departamentos).
Activos frente a Procedimientos Operativos Estándar (SOPs)
Un Procedimiento Operativo Estándar (SOP) es el proceso y la propiedad estándar. Los activos son las herramientas correspondientes que hacen que el Procedimiento Operativo Estándar sea táctico y práctico.
| Ejemplo de tema | Ejemplo de activos | Ejemplo de Procedimientos Operativos Estándar (SOP) |
| Admisión y aprobación |
Lista de preguntas de descubrimiento para determinar la prioridad. |
Proceso de admisión y aprobación (incluye propiedad, fases definidas con criterios de inicio y fin, y todos los pasos del proceso claramente delineados). |
Considera los siguientes escenarios:
Activo sin un Procedimiento Operativo Estándar (SOP)
Situación: nuestro CoE tiene un formulario de entrada, pero no es coherente con si lo utilizamos.
Impacto negativo potencial: incoherencia en las operaciones y la experiencia de las partes interesadas.
SOP sin un Activo
Situación: nuestro CoE tiene un proceso de admisión escrito en una diapositiva y en un documento de Word, pero realmente no aplicamos un formulario de admisión formal.
Impacto negativo potencial: trabajo administrativo desperdiciado que documenta el "proceso ideal" pero no lo pone en acción; incoherencia en las operaciones y la experiencia de las partes interesadas.
Comenzar
Comprende la diferencia entre la Gobernanza de Proyectos y la Gobernanza de Programas.
Comienza con poco: no tienes que escribir un Procedimiento Operativo Estándar (SOP) completo a la vez. Los pequeños elementos de estandarización sirven mucho, por ejemplo:
¿Quiénes son tus partes interesadas? ¿Con qué frecuencia reciben comunicaciones? (Este es el comienzo de tu). Gestión de las partes interesadas y comunicación Procedimiento Operativo Estándar (SOP)
¿Qué preguntas hace el CoE para examinar un proyecto potencial? (Este es el comienzo de tu). SOP de admisión)