Workday® : meilleures pratiques générales

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WalkMe fournit une assistance et des conseils étape par étape à travers des processus communs dans Workday®. Utilisez WalkMe pour clarifier les zones déroutantes et améliorer la précision de vos rapports, économisant ainsi du temps et de l'argent.

Remarque : les marques et les noms de produit de Workday® sont la propriété de Workday ®, Inc. WalkMe n'est pas affilié à Workday®, Inc. et Workday® , Inc. ne parrainent ni n'approuvent WalkMe, ses produits ou son site Web.

En quelques mots

WalkMe est utilisé pour simplifier l'expérience en ligne pour Workday®. WalkMe peut vous aider dans des tâches telles que la définition d'objectifs, les évaluations de performances et la création de demandes d'emploi : étant donné que les utilisateurs utilisent souvent Workday® de manière sporadique, ils oublient comment effectuer ces processus, ce qui entraîne des appels d'assistance. Même correctement formés, les utilisateurs oublient souvent comment mener à bien les processus alors qu'ils en ont réellement besoin. De plus, les champs de Workday® peuvent parfois prêter à confusion, entraînant des erreurs coûteuses ou une saisie de données fastidieuse. WalkMe est capable de résoudre ces problèmes en fournissant une assistance rapide et efficace. Utilisez les techniques simples et les meilleures pratiques que nous décrivons dans cet article pour obtenir les meilleurs résultats.

Comment ça marche

Workday® est une application à page unique, ce qui signifie que l'URL ne change pas de manière prévisible sur différentes pages. La page d'accueil de Workday® est divisée en Worklets qui vous permettent de vous diriger vers différents processus. Les worklets peuvent être personnalisés pour chaque utilisateur, mais certains n'existent que pour certains groupes d'utilisateurs.

Workday® est également mis à jour fréquemment, ce qui entraîne parfois un comportement inattendu. WalkMe dispose d'une version personnalisée de notre logiciel, optimisée pour Workday®. Cette version contient des fonctionnalités spéciales Workday® pour optimiser les performances de WalkMe sur votre site. WalkMe vérifie régulièrement si votre Smart Walk-Thrus fonctionne correctement. Si un comportement inhabituel est détecté, nous travaillerons de manière proactive pour résoudre le problème avec vous.

Mise en page de Workday®

Workday® se compose d'une page d'accueil, de pages, de sous-pages et de formulaires. Un utilisateur ouvrira le plus souvent un Walk-Thru à partir de la page d'accueil, mais il peut également commencer à partir d'un worklet, dont chacun a sa propre page.

Les utilisateurs peuvent commencer un processus à partir de n'importe lequel de ces emplacements. Les points de départ peuvent être utilisés pour accueillir plusieurs points de départ. Ces points de démarrage peuvent être configurés avec des règles spécifiques à Workday® décrites ci-dessous.

Dans certains cas, les tâches ne seront pas accessibles via ces worklets. Dans ce cas, les utilisateurs doivent être dirigés vers le champ de recherche afin de terminer leurs tâches. Lorsqu'un utilisateur effectue une recherche, il peut utiliser le menu déroulant de saisie automatique fourni par Workday® et être redirigé directement vers une sous-page. Cependant, si un utilisateur appuie sur Rechercher (ou la touche entrée sur le clavier), il sera redirigé vers une page de résultats de recherche.

Les utilisateurs peuvent commencer le processus Workday de trois façons 

• À partir de la page d'accueil
  • La plupart de nos utilisateurs commencent le Smart Walk-Thru à partir de cette page
• À partir de la boîte de recherche
• À partir de la boîte de réception

Il est recommandé aux clients de ne pas utiliser la boîte de réception pour démarrer les processus, car il est plus facile de créer des Walk-Thrus à partir de la page d'accueil. Un Shout-Out au bon moment au début ou à la fin d'un trimestre peut aider à pousser le personnel à terminer les processus d'évaluation des performances directement à partir de la page d'accueil.

Moteur de règles Workday®

Avec WalkMe for Workday®, les utilisateurs peuvent accéder à des types de règles spécifiques à Workday®. Ces règles ont été configurées pour utiliser une variable pour vérifier l'emplacement d'un utilisateur et doivent être utilisées dans les points de départ, les objectifs et la segmentation.

• Page :  Également connu sous le nom de Worklet, détecte si un utilisateur est sur une page. Utilisez le remplisseur de valeur actuelle pour charger les informations sur la page sur laquelle vous vous trouvez actuellement. Ce type de règle doit toujours être utilisé en combinaison avec une règle de sous-page. Connectez les deux règles à l'aide AND.
• Sous-page : à partir de Pages, vous pouvez accéder à différentes sous-pages. Chaque sous-page a également une variable unique. Si aucune sous-page n'est disponible, utilisez l'opérateur « N'existe pas ». Ce type de règle doit toujours être utilisé en combinaison avec une règle de page. Connectez les deux règles à l'aide AND.
• Formulaire : En utilisant le type de règle Workday® spécial WalkMe, vous pouvez facilement déterminer si un utilisateur est sur un formulaire et identifier le nom du formulaire.

Remarque : Pour les pages, les sous-pages et les formulaires, vous pouvez cliquer sur l'icône de sélection automatique (loupe) pour remplir la page ou la sous-page sur laquelle vous vous trouvez actuellement lors de la création de la règle.

Segmentation pour Workday®

Tous les worklets Workday® ne sont pas disponibles à tous les utilisateurs. Par exemple, seuls les responsables auront le worklet « My Team » (Mon équipe), et les éléments liés à ce worklet ne devraient apparaître qu'aux utilisateurs qui l'ont. WalkMe a une variable qui vous permet de segmenter vos éléments WalkMe en fonction de la disponibilité ou non d'un worklet.

Tout d'abord, vous devez connaître l'ID du worklet. Dans le moteur de règles, sélectionnez Type de règle de données utilisateur. Ensuite, sélectionnez Variable. Saisissez les éléments suivants dans la boîte de texte : walkMeWorkday.segmentation.worklets. Ajoutez l'ID du worklet à la fin de la variable pour identifier un worklet spécifique. Ensuite, choisissez « Existe ».

Les meilleures pratiques

Walk-Thrus dans Workday®

Les clients sont plus susceptibles d'effectuer de simples Walk-Thrus. Les Walk-Thrus courts sont plus faciles à construire et à maintenir. La meilleure pratique est d'inclure les éléments suivants.

• Soyez bref. Nous vous recommandons d'utiliser moins de 5 étapes principales
• Ajoutez des points de démarrage pour permettre à vos utilisateurs de commencer à partir de n'importe quelle page
• Assurez-vous d'inclure une étape de navigation qui permettra aux utilisateurs de démarrer entièrement à partir d'un autre worklet en cliquant sur Accueil
  • Cette étape ne doit apparaître que si l'utilisateur n'est pas sur la page d'accueil

Il est important que les clients apprennent à créer des processus simples dans Workday® pour faciliter la maintenance et la mise à jour de leur travail.

Utilisez les SmartTips pour aider l'utilisateur à remplir les champs d'un formulaire

Les SmartTips sont des infobulles avancées qui fournissent des informations contextuelles supplémentaires à votre utilisateur. Les SmartTips individuels sont créés dans un Set : un groupe de SmartTips qui apparaissent généralement de la même manière ou sur la même page. Les SmartTips peuvent être utilisés à la place ou en même temps qu'un Walk-Thru. Les astuces SmartTips sont idéales pour traiter les formulaires problématiques, ainsi que pour fournir un moyen de valider les informations saisies.

Le moteur de règles sur Workday®

WalkMe a un type de règle spécial pour Workday® qui peut identifier les pages et les sous-pages à l'aide d'une variable. Utilisez le remplisseur de valeur actuelle pour remplir automatiquement la variable de page ou de sous-page.

Dans Workday®, évitez d'utiliser Identifier par texte dans les paramètres de précision. WalkMe n'utilise pas de texte à l'écran pour identifier les éléments. Si vous essayez d'identifier du texte dans une règle, assurez-vous d'utiliser l'élément à l'écran « Le texte est/le texte n'est pas ».

Sélection d'éléments

Certains éléments de Workday® sont génériques, WalkMe peut donc vous diriger vers le mauvais élément. Si la note de l'élément est inférieure à trois barres, utilisez le bouton de re-sélection de l'élément pour trouver une meilleure option.

Éviter la vérification des erreurs

Workday® dispose d'un système de détection d'erreurs intégré, ce qui signifie moins de travail pour vous !

Tester, tester, tester, répéter

Assurez-vous de tester tout ce que vous créez pour vous assurer que cela fonctionne de manière cohérente. Lisez votre Walk-Thru à partir de différentes pages et formulaires pour voir s'il sera lu par erreur sur des pages où cela ne devrait pas se produire.

Dépannage dans Workday®

SmartTips

Si vos SmartTips n'apparaissent pas là où ils le devraient sur Workday®, vous devrez peut-être supprimer certaines de vos règles de segmentation ou d'affichage. Essayez certaines des recommandations ci-dessous pour résoudre votre problème. S'il vous manque juste un ou deux SmartTips (pas l'ensemble complet), essayez de resélectionner les éléments ou de les placer sur différents éléments à proximité

Si votre ensemble entier ne s'affiche pas, essayez ce qui suit :

1. Accédez à la page où les SmartTips doivent apparaître
2. Ouvrez les paramètres de segmentation SmartTips
   1. Recherchez les règles qui ne s'affichent pas comme réelles
   2. Vérifiez que ces entrées sont correctes
   3. Si vous placez vos SmartTips dans un endroit accessible à partir d'un Worklet, de la page de recherche ou de la boîte de réception, essayez de supprimer la variable de page
      • Assurez-vous de laisser la sous-page et le formulaire en place, le cas échéant

Si vos SmartTips apparaissent à des endroits où ils ne devraient pas, cela signifie que vous devez ajouter une segmentation ou des variables supplémentaires à spécifier

1. Essayez d'ajouter une variable de page si vous n'en avez pas déjà une
2. Essayez d'ajouter une variable de sous-page si vous n'en avez pas déjà une
3. Si vous ne pouvez pas sélectionner de sous-page de variable, modifiez l'opérateur à « n'existe pas ».
4. Essayez d'ajouter une variable de formulaire si vous utilisez des SmartTips sur un formulaire