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Um Procedimento Operacional Padrão (SOP) é um conjunto de instruções abrangentes compiladas para as equipes realizarem processos de rotina. Os SOPs visam alcançar eficiência e consistência, reduzindo a falta de comunicação e erros.
Os SOPs são para qualquer processo repetitivo que possa se beneficiar da eficiência operacional, especialmente com várias partes interfuncionais envolvidas. SOPs claros são uma das bases de uma estratégia de adoção digital bem-sucedida e em escala (e um Centro de Excelência em Adoção Digital).
Use as 5 W's (Por quê, Quem, O Que, Quando, Onde) para entender o que deve ser incluído em um SOP. Comece sempre com o porquê.
Um SOP inclui frequentemente um ou mais dos seguintes componentes:
Fluxograma
Tabela
Documento do Word para adicionar detalhes a quaisquer elementos visuais
Comece com a padronização no nível de implementação/projeto.
Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) comuns para Governança do Projeto incluem:
Organização do Editor e Convenções de Nomeação
Gerenciamento de permissões de usuário
Identidade de Conteúdo e Diretrizes de Estilo
Depois de padronizar a governança no nível do projeto, avance para a governança do programa com os seguintes Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs), projetados para serem a base para um Centro de Excelência (CoE) de Adoção Digital:
Entrada (inclui priorização e aprovação)
Gerenciamento das partes interessadas (ampliado para incluir processos para o CoE se comunicar mais amplamente com as partes interessadas atuais e potenciais à medida que o alcance do DAP se expande)
Configuração técnica
Relatórios de valor (ampliados para incluir processos para relatar valor mais agregado, por gerador de valor, em vários projetos e departamentos)
Um Procedimento Operacional Padrão (SOP) é o processo padrão e a propriedade. Os ativos são ferramentas correspondentes que tornam o SOP tático e acionável.
| Exemplo de tópico | Exemplo de ativos | Exemplos de SOPs |
| Entrada e Aprovação |
Lista de perguntas de descoberta para determinar a prioridade |
Processo de entrada e aprovação (inclui propriedade, fases definidas com critérios de início e fim, e todas as etapas do processo claramente descritas) |
Considere os seguintes cenários:
Situação: o nosso CoE tem um formulário de entrada, mas não é consistente com o uso que fazemos.
Potencial impacto negativo: inconsistência nas operações e na experiência das partes interessadas
Situação: nosso CoE tem um processo de entrada escrito em um slide e em um documento do Word, mas não aplicamos um formulário de entrada formal.
Potencial impacto negativo: trabalho administrativo desperdiçado documentando o "processo ideal", mas não colocando-o em ação; Inconsistência nas operações e na experiência das partes interessadas
Entenda a diferença entre Governança do Projeto e Governança do Programa
Comece pequeno: você não precisa escrever um Procedimento Operacional Padrão (SOP) inteiro de uma só vez. Pequenos pedaços de padronização ajudam muito, por exemplo:
Quem são as suas partes interessadas? Com que frequência eles recebem comunicações? (Este é o começo do seu) Gestão das Partes Interessadas e Comunicação (Procedimento Operacional Padrão - SOP)
Quais perguntas o CoE faz para avaliar um projeto em potencial? (Este é o começo do seu) Recepção (Procedimento Operacional Padrão - SOP)