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CoE Standard Operating Procedures (SOPs)

Last Updated Juli 8, 2024

Kurzübersicht

Ein Standard Operating Procedure (SOP) ist eine Reihe umfassender Anweisungen, die für Teams zusammengestellt wurden, um Routineprozesse durchzuführen. SOPs zielen darauf ab, Effizienz und Konsistenz zu erreichen und gleichzeitig Missverständnisse und Fehler zu reduzieren.

Was ein SOP benötigt

SOPs sind für alle sich wiederholenden Prozesse gedacht, die von betrieblicher Effizienz profitieren könnten, insbesondere bei mehreren funktionsübergreifenden Beteiligten. Klare SOPs sind eine der Grundlagen einer erfolgreichen, skalierten Strategie für die digitale Akzeptanz (und eines Center of Excellence für digitale Akzeptanz).

Was in einem SOP enthalten ist

Verwenden Sie die 5 Ws (Warum, Wer, Was, Wann, Wo), um zu verstehen, was in einem SOP enthalten sein sollte. Beginnen Sie stets mit dem Warum.

Warum
  • Warum muss dieser Prozess standardisiert werden?
  • Warum hat die Standardisierung positive Auswirkungen auf das Unternehmen?

Wer

  • Wer ist daran beteiligt Prozess? Wer ist verantwortlich, konsultiert und informiert?
  • Wer hat die letzte Autorität, zu sagen, dass dieser Prozess den Erwartungen entspricht?
  • Wer ist für die Aktualisierung des SOP verantwortlich, wenn sich Umwelt- oder Wirtschaftsfaktoren in der Organisation ändern?
  • Wer sollte kontaktiert werden, wenn es Fragen im SOP gibt?

Was

  • Was ist der Prozess, der befolgt werden muss?
  • Was sind die abzuschließenden Schritte?
  • Was sind die Phasen dieses Prozesses?
  • Was ist die „Definition von getan“ in jeder Phase?

Wann

  • Was passiert vor und nach diesem Prozess?
  • Was sind die Auslöser für den Start und das Ende dieses Prozesses?

Wo

  • Wo befinden sich die erforderlichen Dokumente/wo greift jemand darauf zu?
  • (+ Haben alle erforderlichen Personen die richtigen Zugriffsberechtigungen?)

Wie ein SOP aussieht

Ein SOP enthält oft eine oder mehrere der folgenden Komponenten:

Flussdiagramm

Tisch

Word-Dokument, um allen Visualisierungen Details hinzuzufügen

Tipp

Fügen Sie nicht so viele Details hinzu, dass das SOP unbrauchbar wird. Wenn Sie feststellen, dass Ihr SOP textlastig wird, erwägen Sie die Ergänzung mit einem Flussdiagramm/Visuellen zur Vereinfachung.

Allgemeine DAP-SOPs

Beginnen Sie mit der Standardisierung auf Implementierungs-/Projektebene.

Tipp

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Projekt-Governance und Programm-Governance zu kennen.

Beide – sollen Konsistenz, Skalierbarkeit und Effizienz durch Frameworks und Standard-Betriebsanweisungen schaffen.

Projekt-Governance – Steuerung der Erstellung von Inhalten und der Ausführung von DAP-Projekten.

Programm-Governance – wie DAP ganzheitlich innerhalb des Unternehmens funktioniert.

Siehe Projekt-Governance vs. Programm-Governance für weitere Informationen zu diesem Thema.

Allgemeine SOPs für die Projekt-Governance umfassen:

Stakeholder-Management

Editor-Organisation und Namenskonventionen

Benutzerberechtigungsverwaltung

Inhalts-Branding- und Stilrichtlinien

Wissensdokumentation

Projektberichterstattung

Sobald Sie die Governance auf Projektebene standardisiert haben, gehen Sie in die Programm-Governance mit den folgenden SOPs, die die Grundlage für ein CoE für die digitale Adoption sein sollen:

Intake (Enthält Priorisierung und Genehmigung)

Stakeholder-Management (Erweitert, um Prozesse für das CoE zu enthalten, um mit aktuellen und potenziellen Stakeholdern zu kommunizieren, während Ihre DAP-Reichweite wächst)

Technische Einrichtung

IT-Governance

DAP-Projekt-Lebenszyklus

Inhaltspflege

Value Reporting (Erweitert, um Prozesse für die Berichterstattung über mehr Gesamtwert nach Werttreiber in mehreren Projekten und Abteilungen zu enthalten)

Assets vs. SOPs

Ein SOP ist der Standardprozess und die Eigentümerschaft. Assets sind entsprechende Tools, die SOPs taktisch und umsetzbar machen.

Beispiel-Thema Beispiel-Assets Beispiel-SOPs
Intake und Genehmigung

Intake-Formular

Liste der Ermittlungsfragen zum Festlegen der Priorität

Intake- und Genehmigungsprozess (Enthält Eigentümerschaft, definierte Phasen mit Start- und Endkriterien und alle Prozessschritte klar umrissen)
Tipp

Es ist wichtig, über Assets zu verfügen, die Ihre SOPs zum Leben erwecken. Im Champion Toolkit in der WalkMe Community finden Sie herunterladbare Assets wie Intake-Formularbeispiele, Foliendecks und mehr.

Berücksichtigen Sie die folgenden Szenarien:

Asset ohne SOP

Situation: Unser CoE hat ein Intake-Formular, aber wir verwenden es nicht einheitlich.

Potenzielle negative Auswirkungen: Uneinheitliche betriebliche Abläufe und Stakeholder-Erfahrung

SOP ohne Asset

Situation: Unser CoE verfügt über einen Intake-Prozess, der auf einer Folie und in einem Word-Dokument aufgeschrieben ist, aber wir setzen nicht wirklich ein formales Intake-Formular durch.

Potenzielle negative Auswirkungen: Verschwendete Verwaltungsarbeit, die den „idealen Prozess“ dokumentiert, aber nicht in Maßnahmen umsetzt; uneinheitliche betriebliche Abläufe und Stakeholder-Erfahrung.

Tipp

Lassen Sie Ihre SOPs nicht in einer Wissensdatenbank sterben! Wenn Sie ein SOP erstellen oder aktualisieren werden, stellen Sie sicher, dass Sie eine Rollout-, Bildungs- und Governance-Strategie haben, um sicherzustellen, dass Ihre Prozesse verstanden, angenommen und durchgesetzt werden.

Erste Schritte

Verstehen Sie den Unterschied zwischen Projekt-Governance und Programm-Governance

Fangen Sie klein an: Sie müssen nicht ein ganzes SOP auf einmal schreiben. Kleine Bits der Standardisierung gehen einen langen Weg, zum Beispiel:

Wer sind Ihre Stakeholder? Wie oft erhalten sie Kommunikation? (Dies ist der Anfang Ihres SOP für Stakeholder-Management und -Kommunikation.)

Welche Fragen stellt das CoE, um ein potenzielles Projekt zu überprüfen? (Dies ist der Anfang Ihres Intake-SOP.)

Additional Resources & Peer Connections

Besuchen Sie die WalkMe Community, um dieses Wissen mit Ihren Kollegen in die Praxis umzusetzen –

Foliendecks, Ressourcen und Tools aus dem Champion Toolkit herunterladen

Strategy & DAPtics beitreten – eine Peer-Gruppe, die sich monatlich trifft, um Ressourcen auszutauschen und die Strategie für die digitale Akzeptanz zu besprechen

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