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La productividad de los empleados está estrechamente vinculada a la eficiencia digital. Las sesiones de incorporación largas, los cambios constantes en los sistemas y los procesos empresariales complejos pueden dificultar el rendimiento. Cuando los empleados no tienen las herramientas para completar su trabajo de manera fluida y precisa, el trabajo crítico se retrasa, las solicitudes de soporte aumentan y la moral de los empleados disminuye.
WalkMe puede cambiar eso. Esta guía cubre cómo utilizar WalkMe para identificar puntos de fricción clave, agilizar los flujos de trabajo de usuario y mejorar la productividad de los empleados. Repasaremos cada paso utilizando nuestro Marco de 4 P para la alineación de valor empresarial: Problema, Posible, Probable y Comprobable.
¿Cuáles son los desafíos y problemas que enfrentan tus empleados?
Los empleados a menudo encuentran una complejidad innecesaria en los sistemas que utilizan todos los días. La incorporación larga, la terminología confusa, los materiales de formación obsoletos, los flujos de trabajo poco claros y el soporte limitado en tiempo real contribuyen a ineficiencias y errores. Estos desafíos dan lugar a una finalización de tareas más lenta, más tickets de soporte y una menor satisfacción de los empleados.
Cuando los empleados pasan demasiado tiempo buscando respuestas o corrigiendo errores, no es solo su tiempo que se pierde; la empresa sufre una productividad reducida y una moral de los empleados en declive.
¿En qué deberías enfocarte para abordar este problema y cómo podrías resolverlo?
Para identificar lo que es posible, concéntrate en qué tareas tardan demasiado, dónde los empleados cometen errores y qué pasos causan frustración. Busca oportunidades para guiar a los usuarios a través de procesos complejos de manera más efectiva, automatizar acciones comunes y prevenir errores antes de que ocurran.
Comienza respondiendo estas preguntas:
Cada una de estas oportunidades se convierte en candidata para la orientación de WalkMe: una lista priorizada de iniciativas de alto valor alineadas con los resultados de productividad. Continúa leyendo para obtener orientación táctica sobre cómo abordar esas iniciativas.
Comienza por diagnosticar los procesos que ralentizan a los empleados. Trabaja con expertos en la materia (SMEs) para cada sistema con WalkMe instalado para identificar flujos de trabajo de alta prioridad, especialmente aquellos vinculados a tickets de soporte frecuentes, altas tasas de error o cuellos de botella conocidos. Una vez que hayas identificado esos flujos de trabajo, busca los eventos clave en cada proceso: los elementos en los que los usuarios deben hacer clic, las páginas que deben visitar, etc. Define esos eventos utilizando Eventos rastreados o Elementos involucrados, luego crea un embudo en Flow Analytics. que realiza un seguimiento del proceso de principio a fin. Como práctica recomendada, recomendamos configurar Eventos rastreados o Elementos comprometidos y recopilar datos durante aproximadamente 30 días para establecer una línea de base. Sin datos de referencia, es mucho más difícil demostrar el valor y la efectividad de tu contenido a lo largo del tiempo. A medida que los usuarios interactúan con estos procesos de alta prioridad, tu embudo mostrará dónde y cuándo los usuarios tienen dificultades. Busca abandonos: pasos en los que los usuarios abandonan un proceso o pasan más tiempo de lo esperado. Estos datos revelan no solo dónde ocurren problemas, sino también con qué frecuencia y qué tan severamente afectan a la productividad.
Si estás trabajando con un sistema compatible con Inteligencia UI., activa esta función para profundizar aún más. Inteligencia de interfaz de usuario identifica formularios de alto tráfico y resalta donde los usuarios tienen dificultades, como qué campos generan la mayoría de errores, cuánto tiempo tardan en completarse los formularios y qué campos omiten los usuarios con frecuencia. Estas ideas ayudan a priorizar dónde la orientación y la automatización de WalkMe tendrán el mayor impacto.
Una vez que hayas identificado dónde se encuentran los usuarios atascados, es hora de crear soluciones en la aplicación que respondan a sus necesidades en el momento adecuado.
Utiliza Smart Walk-Thrus para guiar a los empleados paso a paso a través de procesos complejos o propensos a errores. Los Smart Walk-Thrus resaltan exactamente dónde deben hacer clic los usuarios y qué acciones deben tomar, lo que ayuda a reducir errores, reprocesos y solicitudes de soporte. Esto es especialmente útil para flujos de trabajo poco frecuentes, como la inscripción de beneficios anuales o revisiones de rendimiento, ya que los usuarios deben volver a aprender el flujo de trabajo cada vez que lo utilizan.
Mejora tus Smart Walk-Thrus con pasos automáticos Elimina pasos de navegación de rutina, realiza tareas orientadas a elementos en nombre de tus usuarios o incluso automatiza por completo un proceso repetitivo de extremo a extremo. Por ejemplo, para tareas diarias como el seguimiento del tiempo y la gestión de oportunidades, el tiempo ahorrado al automatizar la mayor parte del proceso posible realmente se acumula.
Finalmente, asigna objetivos a cada Smart Walk-Thru para validar el impacto de tu orientación.
Mejora la productividad de los empleados emparejando Recursos con Lanzadores para entregar contenido crítico en el momento justo. Los recursos te permiten incluir documentos clave como guías de políticas, plantillas o preguntas frecuentes y hacerlos accesibles al instante dentro del flujo de trabajo a través de un lanzador. Los lanzadores son botones en los que se puede hacer clic y que se pueden colocar donde sea más probable que los usuarios necesiten acceder a información adicional. Por ejemplo, si los empleados hacen una pausa a menudo para encontrar un resumen de beneficios durante la inscripción o hacer referencia a una hoja de trabajo de compensación durante las revisiones, un lanzador bien colocado puede hacer aparecer el archivo correcto en un solo clic, lo que minimiza el cambio de contexto y acelera la finalización de tareas.
Para soporte bajo demanda, utiliza el menú WalkMe como centro para tus Recursos, Smart Walk-Thrus, Shuttles y Tareas de incorporación. Los empleados pueden revisar los recursos de ayuda clave según sea necesario, todo en un solo lugar.
Complementa tus Smart Walk-Thrus con SmartTips, indicadores que aparecen como un icono junto a un elemento o directamente sobre el elemento en sí. Los SmartTips son ideales para proporcionar contexto, hacer cumplir reglas empresariales o validar entradas en tiempo real. Por ejemplo, si los usuarios suelen formatear incorrectamente un campo de fecha u omitir un campo requerido, SmartTips puede mostrar el formato correcto o señalar entradas faltantes antes de enviarlas.
O, si los usuarios a menudo se atascan en un campo difícil, como un menú desplegable para seleccionar un código, un SmartTip con definiciones puede ayudar a los usuarios a hacer la selección correcta con confianza.
A medida que implementas mejoras, mantener informados a los empleados es tan importante como realizar las mejoras en sí mismas.
Utiliza ShoutOuts comunicar actualizaciones importantes directamente en la aplicación, en lugar de depender de correos electrónicos largos o repetir sesiones de capacitación. Estos mensajes personalizables pueden anunciar próximos cambios en el sistema o resaltar consejos para navegar por mejoras de procesos recientes. Los ShoutOuts ayudan a reducir la confusión, fomentar la sensibilización y aumentar la adopción de tus soluciones de productividad de empleados.
Si estás utilizando el menú de WalkMe para escritorio, considera programar notificaciones para anunciar actualizaciones de productos a tus empleados, incluso cuando no estén utilizando activamente la aplicación donde se produce el cambio.
Las herramientas de automatización e IA eliminan el trabajo manual que consume mucho tiempo, lo que ayuda a los empleados a completar tareas más rápidamente y acceder al conocimiento organizacional de manera más eficiente.
Utiliza WalkMe ActionBot Crear automatizaciones que reduzcan errores, agilicen procesos y ayuden a los empleados a completar el trabajo más rápido. Con su interfaz de chat intuitiva, ActionBot utiliza cuatro elementos clave para guiar a los empleados a través de las tareas paso a paso, sin la necesidad de formación o navegación compleja:
A continuación, utiliza las capacidades de IA generativa de WalkMe para ofrecer soporte proactivo y bajo demanda. La asistencia de IA siempre activa de WalkMe sugiere de manera proactiva orientación y ayuda en función de lo que el usuario esté haciendo, lo que reduce la necesidad de tickets de asistencia.
Finalmente, Asistencia de IA bajo demanda de WalkMe sirve como una interfaz de conversación, donde los empleados pueden hacer preguntas como "¿Cómo actualizo mi cliente potencial en Salesforce?" y obtener respuestas contextuales extraídas de las bases de conocimiento conectadas de tu organización. Esta capa de IA reduce el tiempo dedicado a buscar respuestas y ayuda a los empleados a mantenerse enfocados.
¿Cuáles son los resultados que puedes esperar de tu solución?
Ahora que sabes qué es posible y cómo lograrlo, tu organización puede esperar mejoras significativas tanto en el rendimiento como en la experiencia de los empleados:
¿Cómo mides si tu solución logró los resultados deseados?
En esta etapa, medirás el impacto de tus soluciones de WalkMe utilizando datos de WalkMe y KPI empresariales más amplios.
Estas son algunas formas de bajo esfuerzo de comenzar a medir la efectividad de tu contenido de WalkMe:
Sigue estos pasos para obtener información más profunda sobre el comportamiento del usuario:
Utiliza estos métodos líderes para comprender realmente el impacto empresarial de tu solución de WalkMe:
Conecta datos de WalkMe con los sistemas empresariales de tu organización a través de integraciones de datos. WalkMe admite ambos integraciones de datos salientes e integraciones de datos entrantes, que te permiten analizar la correlación de WalkMe con tus datos empresariales internos.
Si tu objetivo es mejorar la productividad de los empleados, tiene sentido conectar los datos de WalkMe con:
Incluso sin integraciones de datos, puedes demostrar el impacto realizando un seguimiento de métricas como la evitación de costos de errores de proceso reducidos (por ejemplo, órdenes de compra, oportunidades de ventas o entradas de hoja de tiempo) o la reducción de tickets de soporte generados por empleados antes y después de WalkMe.
Este enfoque te ayuda a cuantificar el impacto de WalkMe en la productividad de los empleados, lo que vincula la adopción digital directamente con el tiempo ahorrado, menos errores y una mayor eficiencia de procesos en toda la organización.