Onboarding Tasks : Premiers pas

Mis à jour le juillet 5, 2020 Download PDFDownload as PDF
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Aperçu général

L’application Onboarding vous permet de créer une liste de tâches à accomplir pour votre utilisateur. Les Tasks (tâches) sont soit des Walk-Thrus, soit des vidéos ou encore, des articles dans Resources. Les Onboarding Tasks (tâches administratives) permettent aux utilisateurs de voir leurs progrès au fur et à mesure qu’ils avancent dans les tâches, en améliorant leur expérience et en les poussant à accomplir plus de tâches et à s’engager avec WalkMe.

L’application Onboarding peut être utilisée pour créer une liste de contrôle à des fins de formation en améliorant les taux de conversion de compte gratuit au compte payant ou en accélérant l’adoption de produit.

Cas d’utilisation

Accélérer la formation
Donnez aux utilisateurs un chemin simple et direct pour compléter la formation. Par exemple, créez une liste des tâches avec toutes les tâches nécessaires qu’un nouvel employé peut commencer à faire telles que la création d’un profil, la lecture de la politique de l’entreprise, la signature des avantages sociaux et la création d’un compte de dépenses.

Améliorer la conversion
Mettez fin à la confusion du client et rendez votre produit attrayant et simple. Par exemple, créez une liste de contrôle qui met en valeur les fonctionnalités de votre produit et incite les clients à agir.

Promouvoir l’adoption de produits
Améliorez l’expérience client et augmentez le nombre de clients fidèles en stimulant leur engagement avec votre site. Par exemple, créez une liste de contrôle qui guide l’utilisateur à travers tous les processus nécessaires pour commencer.
Les Tasks sur la liste Onboarding sont faites à base de Walk-Thrus ou Resources que vous avez déjà créés. Dans l’application Onboarding, vous pouvez ajouter un Walk-Thru comme une tâche avec un nom différent de celui que vous utilisez dans le Menu de lecture. Lorsque vous créez votre tâche, vous pouvez la segmenter pour la rendre visible à un public particulier, configurer les Activation Rules (règles d’activation) pour qu’elles n’apparaissent qu’à la fin d’un autre processus et déterminer des objectifs quand la tâche sera considérée comme achevée.

Comment ça marche

Les Tasks sur la liste Onboarding sont faites à base de Walk-Thrus ou Resources que vous avez déjà créés. Dans l’application Onboarding, vous pouvez ajouter un Walk-Thru comme une tâche avec un nom différent de celui que vous utilisez dans le Menu de lecture. Lorsque vous créez votre tâche, vous pouvez la segmenter pour la rendre visible à un public particulier, configurer les Activation Rules (règles d’activation) pour qu’elles n’apparaissent qu’à la fin d’un autre processus et déterminer des objectifs quand la tâche sera considérée comme achevée.

La liste d’Onboarding Tasks apparaît dans le Menu de lecture, dans un onglet séparé de vos autres Walk-Thrus, Resources et Shuttles. Lorsque l’utilisateur clique sur une tâche, WalkMe lancera le Walk-Thru ou la Resource associée.

Au fur et à mesure que chaque tâche est achevée, les progrès de l’utilisateur seront mis à jour dans la barre de progression. Vous pouvez rayer les tâches après leur achèvement et autoriser la Session Playback si vous le souhaitez. Lorsque vous concevez votre Tasks List UX (liste de tâches de l’expérience utilisateur), nous vous recommandons les meilleures pratiques suivantes :

  • Définissez les tâches à supprimer sur la Tasks List (liste des tâches) après leur achèvement si les tâches sont des actions ponctuelles en utilisant une Activation Rule (règle d’activation) avec l’une des conditions suivantes :
  • Grisez les tâches qui ne peuvent pas encore être achevées car des tâches antérieures doivent d’abord être achevées ;
  • Conditionnez la Task List pour qu’elle ne s’affiche pas du tout dans les circonstances suivantes :
    • Vous suivez l’achèvement des tâches des utilisateurs et vous ne voulez pas qu’ils le sachent ;
    • Vos utilisateurs ont achevé toutes les tâches qui sont des tâches ponctuelles. Dans ce cas, la Tasks List devient redondante.

Lorsque vous créez une tâche, vous pouvez ajouter une description, un Goal (objectif), une Segmentation et une Activation Rule.

Construire des Onboarding Tasks

  1. Dans l’Éditeur WalkMe, cliquez sur le signe + orange et sélectionnez Onboarding Task.
  2. Chaque Onboarding Task lancera un autre élément de contenu WalkMe. Choisissez le type de contenu avec lequel vous désirez lancer Onboarding Task et choisissez ensuite un élément de contenu particulier.
    Remarque : La plupart des Onboarding Tasks lancent un Smart WalkThru.
  3. Vous pouvez choisir de considérer une Onboarding Task comme achevée après l’achèvement du Smart WalkThru ou quand le Goal est atteint.

  4. Pour configurer un Goal pour l’Onboarding Task, cochez l’option By a Goal (en fonction de l’objectif) et cliquez sur Set a Goal (définir un objectif).

  5. Dans le Menu Goal, cliquez sur Set a Main Goal (définir un objectif principal).

  6. Si vous avez déjà défini les Goal Rules (règles d’objectifs) pour ce WalkThru, vous pouvez importer ces règles en cliquant sur le bouton Import Rules.
    Remarque : Nous vous recommandons de joindre les Goals à tous les Smart WalkThrus. Si votre Smart WalkThru n’a pas d’objectifs, ajoutez des objectifs à votre Smart WalkThru avant de continuer à construire votre Onboarding Task. Utilisez le menu Import Rules pour choisir le Content Type (type de contenu), Content Name (nom du contenu) et le Goal Name (nom de l’objectif) des règles que vous désirez importer.
    Lorsque vous avez sélectionné le bon objectif, cliquez sur Add (ajouter).
  7. Cliquez sur Done (fini) et Save (enregister) pour compléter l’Onboarding Task.

Ajouter les tâches Onboarding au menu WalkMe

Vos utilisateurs ne pourront pas voir vos Onboarding Tasks jusqu’à ce qu’elles soient ajoutées au Menu WalkMe.

Pour ajouter les Onboarding Tasks au Menu WalkMe, suivez le guide dans l’article Menu WalkMe : Premiers pas.

Objectifs

Les Goals (objectifs) sont un élément essentiel de la création d’une tâche. Une tâche comprend un Main Goal (objectif principal) et devrait être en relation avec vos indicateurs de performance clés. L’achèvement du Goal déterminera si la tâche sera supprimée de la liste des tâches dans le Player View (aperçu de lecture) pour l’utilisateur final. Le Goal déterminera également quand la tâche vous sera présentée comme achevée dans Insights.

Créer un Goal

Par défaut, le Goal sera « Walk-Thru completed » (Walk-Thru achevé) ou « Resource opened »(Ressource ouverte) mais nous vous recommandons de déterminer des Goals plus spécifiques pour les Walk-Thru tasks (tâches de Walk-Thru). De cette façon, si l’utilisateur abandonne le Walk-Thru en cours de route mais qu’il achève quand même une tâche (par exemple ;s’il clique sur Save ou s’il atteint l’URL désirée), il sera considéré comme achevé et barré de l’Onboarding list du côté de l’utilisateur final.

Les Onboarding Goals (objectifs administratifs) devraient être créés pour représenter l’achèvement de la tâche nécessaire ; par exemple, cela pourrait être un message spécifique qui apparaît dans le processus tel qu’un message d’achèvement ou une URL qu’ils atteindront. Assurez-vous de créer seulement des objectifs réalisables que l’utilisateur atteindra dans la Task.

Comment WalkMe vérifie les Goals

Contrairement aux objectifs Walk-Thru qui ne sont vérifiés qu’à la lecture du Walk-Thru à proprement dit, les Onboarding goals (objectifs administratifs) sont toujours vérifiés en arrière-plan, que l’utilisateur ouvre ou non le widget. Vous n’avez pas besoin de cliquer sur la tâche pour la rayer de la liste des tâches ; la tâche sera supprimée si l’utilisateur atteint le but même si le Walk-Thru ou la Task n’a jamais été commencé. De cette façon, l’Onbaording Checklist (liste de contrôle administrative) montrera ses progrès à l’utilisateur même s’il n’a pas interagi avec votre Walk-Thru.

Considérations de performance

Le seul moment où WalkMe arrête la vérification des Onboarding Goals est quand ces derniers sont atteints. Comme les objectifs sont constamment vérifiés en arrière-plan, ils peuvent ralentir WalkMe. La meilleure pratique est d’utiliser jQuery ou une URL et pas des éléments à l’écran. Les Goals basés sur Rule Types (types de règles) optimiseront les performances de WalkMe sur un site.

Goal Types (types d’objectifs)

Les Smart Walk-Thrus comprennent les Main Goals (objectifs principaux) et les Milestones (jalons) mais les tâches n’ont que des Main Goals. C’est parce que vous n’avez besoin que d’une action utilisateur qui va rayer la tâche dans la liste des tâches. Si vous souhaitez plus d’informations sur l’achèvement des tâches, vous pouvez créer des Milestones dans le Walk-Thru. Les Milestones sont particulièrement utiles pour comprendre le comportement des utilisateurs quand les Main Goals ne sont pas achevés. Si Analytics montre que les tâches ne sont pas achevées, vous pouvez vous référer aux Milestones que vous avez créés pour déterminer le point d’échec dans le Walk-Thru.

Activation Rules (règles d’activation)

Tandis que l’affichage des segments définit qui verra une tâche donnée, les règles d’activation sont des règles qui rendront une tâche donnée active/lisible à partir du widget. Vous pouvez utiliser les règles d’activation pour vous assurer que les tâches sont lues dans un ordre précis. Les règles d’activation peuvent être basées sur un élément à l’écran, un cookie, une URL, un jQuery ou les autres Rule Types (types de règles) dans le Rules Engine (moteur de règles). Si vous laissez l’Activation Rule en blanc, la tâche sera lisible à tout moment à partir du widget.

L’utilisation des Activation Rules vous permet de limiter les Onboarding Tasks disponibles. Par exemple, pour écrire un courriel, un utilisateur a dû créer un nom d’utilisateur et un compte mail au préalable. De la même façon, il n’est logique de permettre à l’utilisateur de compléter l’embauche dans l’ordre qu’il désire étant donné que le processus est linéaire dans son ensemble. Vous pouvez configurer l’Activation Rule de telle façon que l’utilisateur doit d’abord créer un profil utilisateur afin que la tâche « Write an Email » (écrire un e-mail) soit visible dans l’Onboarding list.

Dans l’image ci-dessous, la tâche ne sera pas visible dans l’onglet Tasks jusqu’à la date désignée :

Vous pouvez également configurer une règle d’activation selon l’« User Activity » (activité utilisateur) et « Task completed »(tâche achevée). Cela va configurer la tâche pour activer une seule fois la tâche sélectionnée dans le Rule Engine qui a été achevée et pas selon un objectif :

Onboarding Settings

Les Onboarding Settings (paramètres d’embauche) s’appliquent à toutes les tâches créées dans l’application Onboarding qu’elles soient segmentées ou activées pour la lecture simultanée ou non. Ici, vous pouvez activer ou désactiver l’Onboarding task list (liste des tâches administratives), choisir l’accès au Playback aux utilisateurs après l’achèvement de la tâche et de configurer les tâches à rayer. « Display Only Onboarding in Menu » (Afficher uniquement Onboarding dans le Menu) supprimera l’onglet Aide dans le widget et ne gardera que l’onglet tâches.

Vous pouvez changer des éléments supplémentaires en ce qui concerne l’Onboarding dans l’onglet Publish (publier) dans le Menu Organizer (Organisateur de menu) y compris le nom de l’onglet Task, l’ordre dans lequel les tâches apparaissent dans la liste des tâches, et si l’onglet Help (aide) de l’onglet Task devrait être le premier onglet visible du côté de l’utilisateur final.

User ID (indentifiant utilisateur)

Pour avoir des analyses utiles, vous aurez besoin d’extraire l’identifiant utilisateur. L’User ID vous permet de personnaliser les rapports dans Analytics pour voir qui a achevé la tâche et pour mettre en corrélation l’achèvement des tâches avec un utilisateur réel dans Analytics.

L’User ID peut être défini dans les WalkMe Settings.(paramètres WalkMe). Les identifiants d’utilisateur disponibles sont les suivants :

  • None (aucun) – C’est l’User ID par défaut et il n’est recommandé ;
  • WalkMe ID (identifiant Walkme) – Le WalkMe ID est généré par WalkMe et n’est pas la solution optimale pour collecter des informations utilisateur dans Analytics ;
  • Cookie – Le site définit un cookie avec un identifiant utilisateur unique. Remarque : Lorsque l’utilisateur supprime ses cookies ou utilise un navigateur différent, les tâches seront réinitialisées ;
  • jQuery – Utilisez les sélecteurs jQuery pour identifier les informations utilisateur uniques sur le site si possible. Par exemple, une adresse électronique que vous pouvez trouver en utilisant des sélecteurs ;
  • Variable – Utilisez une variable JavaScript qui est en corrélation avec un User ID. C’est le choix le plus courant pour les variables d’embauche ;
  • Salesforce – Salesforce UID qui apparaîtra dans Analytics comme une série de chiffres et de lettres aléatoires et, à moins que vous ayez le moyen de le traduire, utiliser Salesforce for User ID ne sera pas en mesure de fournir des analyses utiles.

Utiliser Onboarding Task Completed As A Goal ( tâche administrative achevée en tant qu’objectif )

Si vous avez créé un Onboarding Goal (objectif administratif), vous êtes alors en mesure d’utiliser cet objectif comme Rule Type pour d’autres conditions. Par exemple, si vous avez un objectif qui vérifie si quelqu’un a achevé la configuration de son profil utilisateur, vous pouvez automatiquement lancer une enquête en fonction du moment où l’objectif est achevé. Une autre utilisation est un ShoutOut qui encourage les utilisateurs à accomplir une Onboarding Task qui sera lancée jusqu’à ce que tous les objectifs soient atteints.

Lecture automatique d’un Walk-Thru ou d’un Shoutout en fonction de l’achèvement d’un Onboarding Goal

  1. Créez le Walk-Thru / ShoutOut, ou choisissez un existant dans l’Editor ;
  2. Cliquez sur l’icône Walk-Thru’s / ShoutOut’s Settings (paramètres Walk-Thru’s / ShoutOut) et allez sur l’onglet Engagement ;
  3. Cliquez sur « Create an Auto Play Rule » (Règle de création d’une lecture automatique) ;
  4. Ajoutez la règle suivante : User Activity → Onboarding Task → *Select a task from the list* → *Select a goal from the list* → Was Reached;
  5. Vous aurez besoin de créer la règle ci-dessus pour chaque Onboarding Task qui est pertinente pour le type d’utilisateur. Assurez-vous que les règles ont une logique « AND » entre elles ;
  6. Dans le cas d’un Walk-Thru que vous souhaitez être lu uniquement dans les conditions définies dans votre Auto Play rule (règle de lecture automatique), allez sur l’onglet Walk-Thru’s Segmentation (segmentation du Walk-Thru) et basculez sur l’option « Hide from menu » (masquer du menu). De cette façon, le Walk-Thru n’apparaîtra pas dans le Player Menu (menu de lecture) et sera accessible uniquement via l’Auto Play.

Lecture automatique d’un Survey en fonction de l’achèvement de l’Onboarding Goal

  1. Créez la Survey (enquête) ou choisissez-en-une existante dans l’Editor ;
  2. Cliquez sur Survey’s Settings (paramètres d’enquête) ;
  3. Cliquez sur « Create an Auto Play Rule » (Règle de création d’une lecture automatique) ;
  4. Ajoutez la règle suivante : User Activity → Onboarding Task → *Select a task from the list* → *Select a goal from the list* → Was Reached;
  5. Vous aurez besoin de créer la règle ci-dessus pour chaque Onboarding Task qui est pertinente pour le type d’utilisateur. Assurez-vous que les règles ont une logique « AND » entre elles ;

Le produit fini

Voici un exemple de ce que votre utilisateur final verra quand vous aurez créé une liste de tâches :

 

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