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Procédures d’exploitation standard du CoE (SOP)

Last Updated juillet 8, 2024

Aperçu rapide

Une procédure d'exploitation standard (SOP) est un ensemble d'instructions complètes compilées pour les équipes afin qu'elles exécutent des processus de routine. Les SOP visent à atteindre l'efficacité et la cohérence, tout en réduisant la mauvaise communication et les erreurs.

Ce dont une SOP a besoin

Les SOP sont destinées à tout processus réducteur qui pourrait bénéficier d'une efficacité opérationnelle, surtout avec de multiples parties interfonctionnelles impliquées. Les SOP claires sont l'un des fondements d'une stratégie d'adoption numérique réussie et adaptée (et d'un Centre d'excellence d'adoption numérique).

Ce qui est inclus dans une SOP

Utilisez les 5 questions (Pourquoi, Qui, Quoi, Quand, Où) pour comprendre ce qui doit être inclus dans une SOP. Commencez toujours par le pourquoi.

Pourquoi
  • Pourquoi ce processus nécessite-t-il une standardisation ?
  • Pourquoi l'acte de standardisation profite-t-il positivement à l'organisation ?

Qui

  • Qui est impliqué dans ce processus ? Qui est responsable, consulté et informé ?
  • Qui a l'autorité finale pour dire que ce processus a été achevé conformément aux attentes ?
  • Qui est responsable de la mise à jour de la SOP si des facteurs environnementaux ou financiers changent dans l'organisation ?
  • Qui doit être contacté en cas de questions sur la SOP ?

Quoi

  • Quel est le processus qui doit être suivi ?
  • Quelles sont les étapes à compléter ?
  • Quelles sont les phases de ce processus ?
  • Quelle est la « définition de fait » à chaque phase ?

Quand

  • Que se passe-t-il avant et après ce processus ?
  • Quels sont les déclencheurs pour commencer et terminer ce processus ?

  • Où les documents requis vivent-ils/où peut-on y accèder ?
  • (+ Est-ce que toute personne a besoin ou possède les autorisations appropriées pour y accéder) ?

À quoi ressemble une SOP

Une SOP comprend souvent un ou plusieurs des composants suivants :

Organigramme

Tableau

Document Word pour ajouter des détails à tous les visuels

Conseil

N'ajoutez pas trop de détails au point de rendre la SOP inutilisable. Si vous trouvez que votre SOP devient trop chargée en texte, envisagez de la compléter avec un organigramme/visuel pour simplifier.

SOP DAP communes

Commencez par la standardisation au niveau de la mise en œuvre/du projet.

Conseil

Il est important de connaître la différence entre la gouvernance de projet et la gouvernance de programme.

Les deux visent à créer de la cohérence, de l'évolutivité et de l'efficacité grâce aux cadres et aux procédures d'exploitation standard

La gouvernance de projet fait référence au contrôle de la création de contenu et à l'exécution de projets DAP .

Gouvernance du programme - Comment le DAP fonctionne de manière holistique au sein de l'organisation.

Voir Gouvernance de projet versus Gouvernance de programme pour plus d'informations sur ce sujet.

Les SOP communes pour la gouvernance de projet comprennent :

Gestion des parties prenantes

Organisation de l'éditeur et conventions de nommage

Gestion des autorisations de l'utilisateur

Branding du contenu et directives de style

Documentation sur le savoir

Rapports de projet

Une fois que vous avez standardisé la gouvernance au niveau du projet, passez à la gouvernance du programme avec les SOP suivantes destinées à être la base d'un CoE d'adoption numérique :

Entrée (comprend la priorisation et l'approbation)

Gestion des parties prenantes (Étendue pour inclure les processus pour le CoE afin de communiquer plus largement avec les parties prenantes actuelles et potentielles à mesure que votre DAP se développe)

Configuration technique

Gouvernance informatique

Cycle de vie du projet DAP

Maintenance du contenu

Rapports de valeur (Étendus pour inclure les processus pour les rapports sur plus de valeur agrégée, par moteur de valeur, dans plusieurs projets et services)

Actifs versus SOP

Un SOP est le processus et la propriété standard. Les actifs sont des outils correspondants qui rendent le SOP tactique et exploitable.

Exemple de sujet Exemple d'actifs Exemple de SOP
Entrée et approbation

Formulaire d'entrée

Liste des questions de découverte pour déterminer la priorité

Processus d'entrée et d'approbation (comprend la propriété, les phases définies avec les critères de début et de fin, et toutes les étapes du processus clairement décrites
Conseil

Il est important d'avoir des éléments qui donnent vie à vos SOP. Visitez le kit d'outils Champion dans la communauté WalkMe pour des éléments téléchargeables tels que les exemples de formulaires d'entrée, les présentations de diapositives et plus encore.

Tenez compte des scénarios suivants :

Actif sans SOP

Situation : notre CoE dispose d'un formulaire d'entrée, mais il n'est pas toujours cohérent quant à son utilisation.

Impact négatif potentiel : Incohérence dans les opérations et l'expérience des parties prenantes

SOP sans actif

Situation : notre CoE a un processus d'entrée écrit sur une diapositive et dans un Document Word, mais nous n'appliquons pas vraiment un formulaire d'entrée formel.

Impact négatif potentiel : Gaspillage du travail administratif pour documenter le « processus idéal » sans le mettre en œuvre ; Incohérence dans les opérations et l'expérience des parties prenantes

Conseil

Ne laissez pas vos SOP mourir dans une base de connaissance ! Si vous allez créer ou mettre à jour une SOP, assurez-vous d'avoir une stratégie de déploiement, d'éducation et de gouvernance pour assurer que vos processus sont compris, adoptés et appliqués.

Commencer

Comprendre la différence entre la gouvernance de projet et la gouvernance de programme

Commencez petit : vous n'avez pas à écrire une SOP complète en une seule fois. Les petits bouts de standardisation font un long chemin, par exemple :

Qui sont vos parties prenantes ? À quelle fréquence reçoivent-ils des communications ? (C'est le début de votre Gestion et communication des parties prenantes SOP)

Quelles questions le CoE pose-t-il pour valider un projet potentiel ? (C'est le début de votre SOP d'entrée)

Additional Resources & Peer Connections

Visiter la communauté WalkMe pour mettre ce savoir en pratique aux côtés de vos pairs -

Téléchargez les présentations de diapositives, les ressources et les outils à partir du kit d'outils Champion

Rejoignez Strategy & DAPtics – un groupe dirigé par les pairs qui se réunit mensuellement pour partager les ressources et discuter de la stratégie d'adoption numérique

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