Veränderungen sind allgegenwärtig, ihre erfolgreiche Umsetzung aber nicht. Unabhängig davon, ob Sie eine neue Anwendung einführen, eine alte einstellen oder einen bestehenden Workflow aktualisieren, hängt der Erfolg davon ab, wie schnell sich die Mitarbeiter anpassen. Ohne angemessene Kommunikation und Unterstützung während des Prozesses kommen Veränderungsinitiativen zum Stillstand, digitale Reibungsverluste nehmen zu und die Kosten einer verzögerten Einführung steigen.

WalkMe kann das ändern. Dieser Leitfaden zeigt, wie man WalkMe verwenden kann, um die Time-to-Value neuer Software und Prozesse zu beschleunigen, indem man die Mitarbeiter informiert, unterstützt und in die richtige Richtung lenkt. Wir führen jeden Schritt mithilfe unserer 4-Ps-Modelle für die Ausrichtung des Geschäftswerts: Problem, Möglich, Wahrscheinlich und Nachweisbar.

Problem

Mit welchen Herausforderungen und Problemen sind Ihre Mitarbeiter konfrontiert?

Jede neue Anwendung, Systemaktualisierung oder Prozessänderung soll eine Verbesserung sein, aber die Mitarbeitererfahrung erzählt oft eine andere Geschichte. Ohne Transparenz darüber, was sich ändert, und ohne Unterstützung bei der Umsetzung, greifen Mitarbeiter auf alte Gewohnheiten zurück oder ignorieren neue Tools vollständig. Viele schaffen Umgehungen, die Arbeitsabläufe unterbrechen und die Produktivität verlangsamen.

Das Ergebnis? Langsamere Rollouts, längere Zeit bis zur Fertigkeit, verschwendete Software-Ausgaben und frustrierte Teams. Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern nicht helfen können, neue Arbeitsweisen schnell und sicher zu übernehmen, werden die Vorteile der Änderung nie sichtbar.

Möglich

Worauf sollten Sie sich konzentrieren, um dieses Problem anzugehen, und wie könnten Sie es lösen?

Identifizieren Sie die Aufgaben und Prozesse, die am meisten von Ihrer bevorstehenden Änderung betroffen sind. Suchen Sie nach Möglichkeiten, neue Verhaltensweisen zu verstärken und alte zu verhindern.

Beginnen Sie damit, diese Fragen zu beantworten:

• Was sind die wichtigsten Arbeitsabläufe oder Aufgaben, die von dieser Änderung betroffen sind?
• Welche Aspekte des neuen Systems oder Prozesses werden den Benutzern am ungewohntesten sein?
• Welche Fragen oder Support-Anfragen erwarten Sie in Bezug auf die Änderung?
• Welche Benutzerrollen oder Abteilungen sind am stärksten betroffen und wie messen Sie die erfolgreiche Akzeptanz?
• Gibt es vorhandene Schulungsmaterialien oder Ressourcen, die zum Zeitpunkt des Bedarfs in der App angezeigt werden könnten?

Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen dabei, die Just-in-Time-Anleitungen und Benachrichtigungen zu identifizieren, die Ihre Benutzer am meisten benötigen. Lesen Sie weiter, um taktische Anleitungen zum Entwerfen und Erstellen dieser Lösungen zu erhalten.

Schritt 1: Kommunizieren Sie früh und oft

Bevor eine Änderung live geht, müssen Benutzer verstehen, was sie erwarten können. Verwendung ShoutOuts um Benutzer innerhalb der Anwendung mit klaren Nachrichten darüber zu informieren, was sich ändert, wann es in Kraft tritt und welche Aktion erforderlich ist. Sie könnten beispielsweise ankündigen, dass ein Legacy-System im nächsten Monat eingestellt wird und eine Weitere Informationen finden Sie in Ihrer internen Wissensdatenbank.

Verwenden Sie das WalkMe-Menü um gezielte Benachrichtigungen zu senden, die Benutzer auch außerhalb der App erreichen, in der die Änderung stattfinden wird. Dies stellt sicher, dass die richtigen Personen die Nachricht zum richtigen Zeitpunkt erhalten, unabhängig davon, wo sie arbeiten. Schließen Sie Onboarding-Aufgaben, um alle erforderlichen Aktionen wie das Ausfüllen der Compliance-Dokumentation, das Lesen der FAQs über den neuen Prozess oder die Registrierung für eine Lernsitzung zu verfolgen.

Schritt 2: Blockieren Sie veraltete Workflows und leiten Sie Benutzer um.

Wenn Ihre Änderung live ist, reicht es nicht aus, den Benutzern zu sagen, dass sie dem neuen Prozess folgen sollen. Sie müssen sie auch aktiv vom alten Prozess weglenken. Wenn Benutzer weiterhin auf einen nicht mehr gültigen Prozess oder ein nicht mehr gültiges Tool zugreifen können, blockieren Sie die Funktionalität mit einem ShoutOut.. Verwenden Sie den ShoutOut nicht nur, um den alten Prozess zu blockieren, sondern auch, um Benutzer mithilfe des Aktionsbuttons des ShoutOut zum neuen Prozess zu führen.

Blockieren Sie ein altes System und leiten Sie Benutzer mithilfe eines Shuttle zu einem neuen System.
Wenn Sie beispielsweise ein wichtiges Verkaufs-Dashboard aus Ihrem CRM in ein BI-Tool verschieben, erstellen Sie einen ShoutOut, der das alte Dashboard blockiert und Benutzer mit einem Shuttle zum neuen Dashboard weiterleitet. Dies leitet Benutzer sofort an den richtigen Ort.

Blockieren Sie einen alten Prozess und helfen Sie den Benutzern, den neuen Prozess mithilfe eines Smart Walk-Thru zu finden
Wenn Sie einen Prozess innerhalb desselben Systems ändern, z. B. ein benutzerdefiniertes Objekt in Ihrem CRM durch ein anderes ersetzen, verwenden Sie Ihren ShoutOut, um das nicht mehr verwendete Objekt zu blockieren. Verwenden Sie dann anstelle eines Launchers einen Smart Walk-Thru, der Benutzer zum richtigen Objekt führt. Schließen Sie automatische Schritte für die anfängliche Navigation, um den Benutzeraufwand zu minimieren. Dies hilft Benutzern zu verstehen, wo sich der neue Prozess innerhalb der Benutzeroberfläche befindet, damit sie ihn beim nächsten Mal selbst finden können.

Schritt 3: Führen Sie Benutzer durch die neue Erfahrung

Sobald sich die Benutzer am richtigen Ort befinden, stellt die Anleitung von WalkMe sicher, dass sie erfolgreich sind. Verwenden Sie Smart Walk-Thrus, um Benutzer Schritt für Schritt durch neue Software oder Prozesse zu führen, wodurch Zögern und Unsicherheit reduziert werden.

Ziele anhängen zu jedem Smart Walk-Thru, um zu messen, wie effektiv es die gewünschten Verhaltensweisen fördert. Diese Daten geben Ihnen in Echtzeit Einblicke in den Fortschritt der Einführung und heben hervor, wo weitere Unterstützung erforderlich sein könnte.

Wenn Ihr neuer Prozess Formulare mit unbekannten oder erforderlichen Feldern enthält, verwenden Sie SmartTips, um das Formular zu vereinfachen und zu entmystifizieren.

Wahrscheinlich

Was sind die Ergebnisse, die Sie von Ihrer Lösung erwarten können?

Jetzt, da Sie wissen, was möglich ist und wie Sie es erreichen können, kann Ihr Unternehmen bei Ihrer nächsten Änderungsmanagement-Herausforderung und darüber hinaus bedeutende Verbesserungen erwarten:

• Schnellere Rollouts und niedrigere benutzerdefinierte Entwicklungskosten, da WalkMe-Anleitungen die Einführung neuer Tools und Prozesse beschleunigen
• Die Softwarelizenzierungskosten werden gesenkt, indem ältere Tools schneller eingestellt werden.
• Höhere eNPS-Werte, die durch eine nahtlosere und weniger frustrierende digitale Erfahrung verursacht werden

Nachweisbar

Wie messen Sie, ob Ihre Lösung die gewünschten Ergebnisse erzielt hat?

In dieser Phase messen Sie die Auswirkungen Ihrer WalkMe-Lösungen sowohl anhand von WalkMe-Daten als auch anhand breiterer Geschäfts-KPIs.

Zusätzliche Ressourcen