Die Produktivität der Mitarbeiter ist eng mit der digitalen Effizienz verbunden. Lange Onboarding-Sitzungen, ständige Änderungen in Systemen und komplexe Geschäftsprozesse können die Leistung beeinträchtigen. Wenn Mitarbeiter nicht über die Tools verfügen, um ihre Arbeit reibungslos und genau zu erledigen, wird kritische Arbeit verzögert, Support-Anfragen nehmen zu und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter sinkt.

WalkMe kann das ändern. Dieser Leitfaden behandelt die Verwendung von WalkMe, um wichtige Reibungspunkte zu identifizieren, Benutzerarbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern. Wir werden jeden Schritt mithilfe unserer 4-PS-Modelle für die Ausrichtung des Geschäftswerts: Problem, Möglich, Wahrscheinlich und Nachweisbar.

Problem

Mit welchen Herausforderungen und Problemen sind Ihre Mitarbeiter konfrontiert?

Mitarbeiter stoßen oft auf unnötige Komplexität in den Systemen, die sie täglich verwenden. Langes Onboarding, verwirrende Terminologie, veraltete Schulungsmaterialien, unklare Workflows und der begrenzte Echtzeit-Support tragen zu Ineffizienzen und Fehlern bei. Diese Herausforderungen führen zu einer langsameren Aufgabenabwicklung, mehr Support-Tickets und einer geringeren Mitarbeiterzufriedenheit.

Wenn Mitarbeiter zu viel Zeit damit verbringen, nach Antworten zu suchen oder Fehler zu korrigieren, ist nicht nur ihre Zeit verloren; das Unternehmen leidet unter reduzierter Produktivität und sinkender Arbeitsmoral der Mitarbeiter.

Möglich

Worauf sollten Sie sich konzentrieren, um dieses Problem anzugehen, und wie könnten Sie es lösen?

Um zu identifizieren, was möglich ist, konzentrieren Sie sich darauf, welche Aufgaben zu lange dauern, wo Mitarbeiter Fehler machen und welche Schritte Frustration verursachen. Suchen Sie nach Möglichkeiten, Benutzer effektiver durch komplexe Prozesse zu führen, häufige Aktionen zu automatisieren und Fehler zu verhindern, bevor sie auftreten.

Beginnen Sie damit, diese Fragen zu beantworten:

• Welche Systeme oder Arbeitsabläufe sind für die Mitarbeiter am frustrierendsten oder zeitaufwendigsten?
• Wo verbringen Mitarbeiter zu viel Zeit mit einfachen oder sich wiederholenden Aufgaben?
• Gibt es Möglichkeiten, Klicks zu reduzieren, Schritte zu automatisieren oder Benutzer effizienter zu führen?
• Welche Mitarbeitersegmente oder Rollen würden am meisten von Echtzeit-Anleitungen oder Aufgabenautomatisierung profitieren?
• Wie spiegeln Support-Tickets, Schattenprozesse oder manuelle Umgehungen die Reibung im digitalen Erlebnis wider?

Jede dieser Möglichkeiten wird zu einem möglichen Kandidaten für WalkMe-Anleitungen: eine priorisierte Liste von Initiativen mit hohem Wert, die auf Produktivitätsergebnisse ausgerichtet sind. Lesen Sie weiter für taktische Anleitungen dazu, wie Sie diese Initiativen angehen können.

Schritt 1: Identifizieren Sie Reibungspunkte

Beginnen Sie mit der Diagnose der Prozesse, die die Mitarbeiter verlangsamen. Arbeiten Sie mit Fachexperten für jedes System, auf dem WalkMe installiert ist, um Arbeitsabläufe mit hoher Priorität zu identifizieren – insbesondere solche, die mit häufigen Support-Tickets, hohen Fehlerraten oder bekannten Engpässen verbunden sind. Sobald Sie diese Workflows identifiziert haben, finden Sie die wichtigsten Ereignisse in jedem Prozess: die Elemente, die Benutzer anklicken sollten, die Seiten, die sie besuchen sollten, usw. Definieren Sie diese Ereignisse mithilfe Verfolgte Ereignisse oder Eingebundene Elemente, erstellen Sie dann einen Trichter in Flow Analytics. Das verfolgt den Prozess von Anfang bis Ende. Als bewährte Praxis empfehlen wir, verfolgte Ereignisse oder Engagierte Elemente einzurichten und Daten für etwa 30 Tage zu sammeln, um eine Basislinie zu erstellen. Ohne Basisdaten wird es viel schwieriger, den Wert und die Effektivität Ihrer Inhalte im Laufe der Zeit zu demonstrieren. Wenn Benutzer mit diesen Prozessen mit hoher Priorität interagieren, wird klar ersichtlich, wo und wann Benutzer Probleme haben. Achten Sie auf Abbrüche: Schritte, in denen Benutzer einen Prozess abbrechen oder mehr Zeit als erwartet verbringen. Diese Daten zeigen nicht nur, wo Probleme auftreten, sondern auch, wie oft und wie stark sie die Produktivität beeinträchtigen.

Wenn Sie mit einem System arbeiten, das von UI Intelligence unterstützt wird , aktivieren Sie diese Funktion, um noch tiefere Einblicke zu gewinnen. UI Intelligence identifiziert Formulare mit hohem Traffic und hebt hervor, wo Benutzer Probleme haben, z. B. welche Felder die meisten Fehler generieren, wie lange das Ausfüllen der Formulare dauert und welche Felder Benutzer häufig überspringen. Diese Erkenntnisse helfen dabei, Prioritäten zu setzen, wo WalkMe-Anleitung und Automatisierung die größten Auswirkungen haben.

Schritt 2: WalkMe-Anleitung bereitstellen

Sobald Sie identifiziert haben, wo Benutzer nicht weiter kommen, ist es an der Zeit, In-App-Lösungen zu erstellen, die sie genau im Moment ihres Bedarfs unterstützen.

Unterstützen Sie komplexe Workflows mit Smart Walk-Thrus.

Verwenden Sie Smart Walk-Thrus um Mitarbeiter Schritt für Schritt durch komplexe oder fehleranfällige Prozesse zu führen. Smart Walk-Thrus heben genau hervor, wo Benutzer klicken müssen und welche Aktionen ausgeführt werden müssen, und helfen dabei, Fehler, Nacharbeitungen und Support-Anfragen zu reduzieren. Dies ist besonders hilfreich für seltene Workflows wie jährliche Anmeldung zu Leistungen oder Leistungsbewertungen, da Benutzer den Workflow jedes Mal neu lernen müssen, wenn sie ihn verwenden.

Verbessern Sie Ihre Smart Walk-Thrus mit automatischen Schritten um Routinearbeitsschritte zu eliminieren, elementorientierte Aufgaben im Namen Ihrer Benutzer automatisch auszuführen oder sogar einen sich wiederholenden End-to-End-Prozess vollständig zu automatisieren. Bei alltäglichen Aufgaben wie Zeiterfassung und Chancenmanagement summiert sich beispielsweise die Zeitersparnis, die durch die weitgehende Automatisierung des Prozesses erzielt wird.

Weisen Sie schließlich jedem Smart Walk-Thru Ziele zu, um die Auswirkungen Ihrer Anleitung zu validieren.

Wichtige Dokumente rechtzeitig und auf Abruf verfügbar machen

Verbessern Sie die Produktivität der Mitarbeiter, indem Sie Resources mit Launchers kombinieren um wichtige Inhalte genau zum richtigen Zeitpunkt bereitzustellen. Mit Ressourcen können Sie wichtige Dokumente wie Richtlinien-Leitfäden, Vorlagen oder FAQs einfügen und sie innerhalb des Workflows über einen Launcher sofort zugänglich machen. Launchers sind anklickbare Schaltflächen, die Sie dort platzieren können, wo Benutzer am ehesten auf zusätzliche Informationen zugreifen müssen. Wenn Mitarbeiter beispielsweise während der Registrierung oft pausieren, um eine Zusammenfassung der Vorteile zu finden, oder während der Überprüfungen auf ein Vergütungsarbeitsblatt verweisen, kann ein gut platzierter Launcher die richtige Datei mit einem einzigen Klick anzeigen, wodurch der Kontextwechsel minimiert und der Abschluss der Aufgabe beschleunigt wird.

Verwenden Sie für On-Demand-Support das WalkMe-Menü als Hub für Ihre Ressourcen, Smart Walk-Thrus, Shuttles und Onboarding-Aufgaben. Mitarbeiter können bei Bedarf wichtige Hilfsressourcen an einem Ort überprüfen.

Nehmen Sie das Rätselraten aus den Formularfeldern mit SmartTips

Ergänzen Sie Ihre Smart Walk-Thrus mit SmartTips, Tooltipps, die entweder als Symbol neben einem Element oder direkt über dem Element selbst angezeigt werden. SmartTips sind ideal, um Kontext bereitzustellen, Geschäftsregeln durchzusetzen oder Eingaben in Echtzeit zu validieren. Wenn Benutzer beispielsweise ein Datumsfeld häufig falsch formatieren oder ein erforderliches Feld übersehen, können SmartTips das richtige Format anzeigen oder fehlende Eingaben vor dem Absenden markieren.

Oder, wenn Benutzer oft in einem schwierigen Feld stecken bleiben, wie z. B. einem Dropdown-Menü für die Auswahl eines Codes, kann ein SmartTip mit Definitionen den Benutzern helfen, die richtige Auswahl zu treffen.

Halten Sie Mitarbeiter mit ShoutOuts und Benachrichtigungen auf dem Laufenden

Wenn Sie Verbesserungen einführen, ist es genauso wichtig, die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten, wie die Verbesserungen selbst vorzunehmen.

ShoutOuts verwenden Wichtige Aktualisierungen direkt in der App zu kommunizieren, anstatt sich auf lange E-Mails oder wiederholte Aktivierungssitzungen zu verlassen. Diese anpassbaren Nachrichten können bevorstehende Systemänderungen ankündigen oder Tipps zur Navigation in jüngsten Prozessverbesserungen hervorheben. ShoutOuts tragen dazu bei, Verwirrung zu reduzieren, das Bewusstsein zu steigern und die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiterproduktivitätslösungen zu erhöhen.

Wenn Sie das WalkMe-Menü für Desktop verwenden, ziehen Sie in Erwägung, Benachrichtigungen zu planen, um Ihren Mitarbeitern Produktaktualisierungen anzukündigen, auch wenn sie die App, in der die Änderung stattfindet, nicht aktiv verwenden.

Schritt 3: Erschließen Sie die Mitarbeitereffizienz mit Automatisierung und KI

Automatisierungs- und KI-Tools eliminieren zeitaufwendige manuelle Arbeit und helfen den Mitarbeitern, Aufgaben schneller abzuschließen und effizienter auf Unternehmenswissen zuzugreifen.

WalkMe ActionBot verwenden um Automatisierungen zu erstellen, die Fehler reduzieren, Prozesse optimieren und Mitarbeitern helfen, ihre Arbeit schneller abzuschließen. Mit seiner intuitiven Chat-Oberfläche verwendet ActionBot vier Schlüsselelemente, um die Mitarbeiter Schritt für Schritt durch die Aufgaben zu führen, ohne dass Schulungen oder komplexe Navigation erforderlich sind:

1. Bots sind die „Container“ für Ihre Automatisierungen. Das Hauptziel eines Bots besteht darin, die Benutzerabsicht zu verstehen, indem er die gespeicherten Konversationen analysiert.
2. Konversationen sind ein geführter Fluss von Nachrichten, Fragen und Aktionen, um eine Aufgabe abzuschließen.
3. Launchers sind die Schaltflächen, die den ActionBot-Chat öffnen, wenn sie angeklickt werden.
4. Aktionen sind automatisierte Aufgaben, die der Bot ausführt, vom Auslösen von WalkMe-Elementen bis hin zur Verbindung mit anderen Systemen.

Nutzen Sie als Nächstes die generativen KI-Funktionen von WalkMe, um sowohl proaktiven als auch On-Demand-Support anzubieten. Die immer aktive KI-Unterstützung von WalkMe schlägt proaktiv Anleitungen und Hilfe vor, die auf dem basieren, was der Benutzer tut, und reduziert so den Bedarf an Helpdesk-Tickets.

Schließlich die On-Demand-KI-Unterstützung von WalkMe Dient als Konversationsschnittstelle, auf der Mitarbeiter Fragen wie „Wie aktualisiere ich meinen Lead in Salesforce?“ stellen und kontextbezogene Antworten aus den verbundenen Wissensdatenbanken Ihrer Organisation erhalten können. Diese KI-Ebene reduziert die Zeit, die Mitarbeitende mit der Suche nach Antworten verbringen, und hilft den Mitarbeitenden, sich zu konzentrieren.

Wahrscheinlich

Was sind die Ergebnisse, die Sie von Ihrer Lösung erwarten können?

Jetzt, da Sie wissen, was möglich ist und wie Sie es erreichen können, kann Ihr Unternehmen signifikante Verbesserungen sowohl der Leistung als auch der Erfahrung der Mitarbeiter erwarten:

• Schnellerer Prozessabschluss, da sich die Mitarbeiter selbstbewusst durch die Arbeitsabläufe bewegen
• Weniger Fehler und Nacharbeitungen aufgrund der Echtzeit-Validierung und klareren Anleitungen
• Höhere eNPS-Werte, die durch eine nahtlosere und weniger frustrierende digitale Erfahrung verursacht werden
• Erhöhte Mitarbeiterproduktivität, ohne zusätzliche Mitarbeiter zu benötigen

Nachweisbar

Wie messen Sie, ob Ihre Lösung die gewünschten Ergebnisse erzielt hat?

In dieser Phase messen Sie die Auswirkungen Ihrer WalkMe-Lösungen sowohl anhand von WalkMe-Daten als auch anhand breiterer Geschäfts-KPIs.

Zusätzliche Ressourcen